[GESTION DES ACHATS] Guide complet pour une gestion efficace

 

La gestion des achats est une activité qui permet à l’entreprise de se procurer les biens, les produits ou les services nécessaires pour son bon fonctionnement le bon déroulé de son activité. Cette activité recouvre un large éventail de missions

Comment organiser la gestion des achats ? Quels sont les objectifs, les missions, et les moyens à disposition ? Comment travailler efficacement pour maintenir la performance et la croissance ?

Officéo réponds, et vous donne les clés pour réussir.

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Définition de la gestion des achats

La gestion des achats c’est ce qui permet à l’entreprise de se procurer les biens, les produits ou les services nécessaires au bon déroulement de son activité et elle couvre généralement un large périmètre de missions. Une bonne gestion des achats c’est d’abord une définition précise et correcte du produit pour l’entreprise et ensuite une recherche minutieuse et approfondie de fournissuers par le responsable de la gestion des achats.

Les missions du service Achats

• Contribuer à augmenter les résultats financiers de l’entreprise ;
• Piloter l’amélioration continue à travers la relation avec les fournisseurs ;
• Protéger l’entreprise des gestions des ruptures d’approvisionnement, litiges, incidents.

Voilà pour les principales missions du service de gestion des achats. Fondamentalement, c’est un service qui permet de connaître le marché de l’offre dans le domaine d’activité de l’entreprise. Ce service recueille les besoins et demandes internes. Ensuite, il se lance dans des consultations, un sourcing et un choix et fournisseurs pour répondre à ces besoins. Les tarifs et conditions d’achats sont négociés, puis le train des commandes s’en va. La réception de ces services (ou marchandises) est ensuite assurée par le service approvisionnement.

Le personnel d’un service de gestion des achats

Un service achats se constitue de plusieurs postes. Le plus généralement, en voici l’organisation :

• Le directeur et les responsables achats ;
• Les acheteurs, répartis en acheteur famille, acheteur projet, et acheteur leader ;
• Le responsable qualité ;
• Le développeur fournisseur ;
• Les contrôleurs de gestion pour la fonction Achats ;
• Les responsables méthodes pour la fonction Achats.

Les différentes missions peuvent aussi être attribuées à des prestataires externes ou des consultants, selon les circonstances. Le service Achats a parfois l’aide d’un support juridique externe ou interne. Notamment dans les affaires de litiges.

Les objectifs du service Achats

Voici 5 clés essentielles pour contrôler les coûts liés à la chaîne d’approvisionnement. Il s’agit d’une feuille de route courante pour le service achats.

1. Maîtriser le portefeuille d’achat : avec des données précises, tangibles et mesurables, pour une bonne stratégie d’approvisionnement.
2. Regrouper les achats : avec un système MRP, ERP ou des requêtes d’achats, pour une visibilité globale.
3. Contrôler les stocks :  avec un suivi des coûts de frais d’entreposage, pour réduire le dépenses de manière intelligente.
4. Impliquer la fonction approvisionnement dans le développement de produits : avec des actions communes aux achats, à ingénierie et au fournisseur, pour responsabiliser le fournisseur sur la qualité et le contrôle des coûts.
5. Gérer les risques et mettre en place des indicateurs de performance : avec un plan de contingence pour éliminer ou minimiser les risques de production, pour aussi corriger rapidement la non-conformité des fournisseurs.

Les outils du service Achats

Les agendas pour planifier les actions

Souvent nommé « Procurement Planning » il permet d’anticiper au mieux l’activité du service achats. La Direction peut alors prévoir l’année en cours et les suivantes pour orienter la stratégie d’achats. Le tout, en conformité avec les KPI et OKR de la direction. Les tâches sont suivis, les objectifs maintenus selon les dépenses par entité et famille d’achats. En général, les économies visées sont également mieux appréhendées avec une bonne organisation des agendas.

Les meilleurs outils de gestion d’agendas

• Google Agenda ;
• Outlook Agenda ;
• Cal ;
• Jorte.

Les systèmes de « Digital Procurement » pour l’approvisionnement en ligne

Il faut pouvoir s’appuyer au quotidien sur les bons outils pour gérer les différentes actions. Le service achats doit pour suivre les performances et partager avec d’autre collaborateurs si l’activité le demande.

C’est pour cela que les plateformes de « E-procurement » rassemblent de nombreuses fonctionnalités en un solution. Les éditeurs proposent aujourd’hui des fonctions de procure-to-pay (dématérialisation de facture) alors que les outils étaient avant centrés uniquement sur la commande ou réception des achats. Bien souvent, chaque Direction Achat utilise les applications pour créer son propre système, selon les besoins et spécificités de l’activité.

Les meilleurs outils d’e-procurement

• Odoo ;
• Idylis ;
• CostTracker ;
• Procurify.

Les bibliothèques de connaissances

Pour trouver les bonnes informations, et maintenir l’innovation et la performance de l’entreprise à un niveau d’excellence, tout doit être accessible. Les partenaires en intelligence économique permettent d’enrichir les connaissances du portefeuille fournisseur. Ainsi, le département Achats doit utiliser également une solution qui intègre les données pour constituer une base de connaissances. Certains poussent ces actions à la délivrance de la situation financière des partenaires commerciaux. Citons par exemple EcoVadis. Cet outil est utilisé pour évaluer la conformité des fournisseurs dans une démarche RSE.

Les données connectées permettent une sécurité supplémentaire. Surtout face au risque fournisseur, et sa place au regard de contraintes légales en évolution permanente.

Les outils de mesure

Et oui, il faut bien être capable de mesurer résultats du travail et des performances globales du service Achat. Dans certains cas, par rapport à toute l’entreprise même! Les outils de reporting décisionnel collectent et traitent les données disponibles. Que la data doit issue de données internes, du SI ou d’une BD partenaire, un outil de « Purchasing Intelligence » permet à la Direction Achat d’obtenir une mesure fiable et prendre les bonnes décisions.

Le type de périmètre couvert est généralement :

• Les dépenses ;
• Les performances Achats ;
• Les performances fournisseurs ;
• Le risque fournisseurs.

Ce genre d’outil décisionnel permet d’équilibrer ou rééquilibrer une stratégie au mieux. Selon les chiffres, cela peut mener à de nouveaux plans d’action à implémenter… Dans le « Procurement Planning » !

Je veux mieux gérer mes achats

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La politique globale d’achat

Quand l’entreprise se développe, les achats se complexifient. Les process doivent être alors le plus réfléchis possibles concernant les réalités du marché et ses transformations. Le cadre légal et les perspective d’évolution sont à suivre. Tous les processus d’achats à disposition sont alors maîtrisés et exploités à leur juste mesure. Pour tout cela, une feuille de route s’impose, n’est-ce pas ?

1. Définition d’un planning d’actions pour mener les objectifs achats dans le temps et la performance ;
2. Répartition des responsabilités pour un système opérationnel efficace ;
3. Information des fournisseurs sur les changements dans la gestion achats ;
4. Évaluation régulière du plan pour une démarche d’amélioration constante.

Pour le plan d’action, il suit l’ordre logique de cette feuille de route. La nouvelle politique d’achats est dans un premier temps à intégrer dans les conditions générales des contrats. Le service juridique interne ou externe associé au service achats peut intervenir à cette étape.

Ensuite, les fournisseurs sont à informer de cette démarche, pour véhiculer une image dynamique et responsable de votre entreprise. Ceci permet également de revoir les partenariats ou fournisseurs, ainsi que leur conformité face à ces changements.

La dernière étape est de déployer de manière concrète les nouvelles dispositions dans le tableau de bord de votre service et entreprise. Certains y ajoutent au passage une démarche RSE. Des enjeux éthiques et liés au développement durable sont intégrés à ce moment-là.

Intégrer une politique d’achats responsable en entreprise

Dans cette perspective d’amélioration via la démarche RSE, effectuer des achats responsables qui respectent des normes sociales et à penser en accord avec des valeurs et codes précis. Cela concerne le processus de fabrication, aux matériaux utilisés, à l’énergie consommée pendant l’utilisation. Les conditions de recyclage doivent être également le plus favorables possibles à la préservation de la planète.

Le service achats doit considérer la totalité de cycle de vie du produit pour une politique réellement plus responsable. Des normes permettent de guider cette application. Les plus courantes sont les normes ISO 20400 et normes ISO 26000. La première indique les modalités de mise en oeuvre. La seconde permet de définir la responsabilité sociale de l’entreprise entière.

Mettre en place un processus de gestion des achats efficace

Avant la mise en place d’un processus de gestion des achats efficace, il est nécessaire de le définir en amont et de le tester pour le rendre le plus simplifié possible pour les salariés.

Tout le monde doit connaître la politique d’achat afin de faciliter l’identification des besoins en interne. Pour faciliter davantage la gestion des achats, il est recommandé d’utiliser un cahier des charges.

Mettre en place un processus d’achats ne signifie pas partir de 0, vous allez gagner du temps et productiviser votre démarche en partant simplement de ce qui a déjà été mis en place et des données disponibles. Cette démarche vous permettra d’étudier les différentes solutions à disposition et d’établir un comparatif de ces dernières.

L’étape qui suit l’identification des différentes solutions consiste à à lancer un appel d’offre qui comporte :

• Un cahier des charges à compléter ;
• Les termes et conditions de l’acheteur ;
• Les conditions qui encadrent l’appel d’offre ;
• Un questionnaire pour avoir davantage d’informations sur l’entreprise.

Dès que vous avez une réponse des prestataires par rapport à l’appel d’offre, vous choisissez le meilleur selon ces critères : la qualité, le coût, les délais de fabrication et de livraison et enfin la sécurité financière de votre entreprise.

Votre choix est effectué ? Maintenant vous allez négocier les clauses administratives et techniques de cette affaire. La relation commerciale est établie dès la signature du contrat jusqu’à la rupture de ce dernier.

Mettre en place une stratégie d’achat efficace

De nombreuses stratégies existent. Chaque stratégie possible est à adapter selon les besoins et la typologie de l’entreprise. Prenons ici par exemple la méthode préconisée par le cabinet Buy Made Easy :

1. Collecte de données brutes sur le marché ;
2. Ciblage des interlocuteurs, parmi un échantillon des meilleurs fournisseurs ;
3. Cartographie et comparaison des options retenues ;
4. Segmentation des comptes fournisseurs.

Chacune des dépenses peut être alors classée et analysée au mieux. L’estimation et la répartition du budget s’en trouve optimisée. Des outils d’analyses plus spécifiques peuvent venir soutenir la démarche. Rappelons les plus courant parmi les experts de la gestion Achats :

• Le diagramme de Pareto.
• La matrice de Kraljic.

Utiliser les logiciels de gestion des achats

Les logiciels de gestion des achats permettent de réduire considérablement le temps consacré à certaines tâches répétitives. Les tâches concernées, sont entre autres : l’identification des bons fournisseurs, la création d’appels d’offres, les démarches administratives et commerciales, le suivi les commandes.

Avec l’utilisation d’outils achats de ce genre, les employés peuvent se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée. Par exemple, des implémentations, missions ou améliorations de la politique d’achats. L’augmentation des marges sans affecter les prix devient possible. Ceci entraine une augmentation directe des profits.

Pour autant, choisir le bon logiciel de gestion des achats est loin d’être aisé. Quelle que soit la solution déployée, la conduite du changement est une étape incontournable. Une erreur courant est de souhaiter implémenter une suite logicielle complète, sans se préoccuper de la maturité achats de l’entreprise. Ni même des connaissances et de l’état d’esprit des acheteurs.

Exemples de logiciels achat connus

• Excel
• Evoliz
• Odoo
• IPaidThat

Nos prestations pour vous aider dans votre gestion des achats

Votre assistant administratif Officéo est expert, il possède d’excellentes capacités rédactionnelles et de très bonnes compétences techniques, il saura s’adapter à votre secteur d’activité et prendre en charge toutes tâches qui lui sont confiées afin de trouver des solutions efficaces à toutes les problématiques que rencontrent votre entreprise dans sa stratégie d’achat.

Votre assistant assistant administratif peut prendre en charge de nombreuses missions comme :

• Recherche de produits, de services ou de prestataires ;
• Analyse et négociation des marges avec les prestataires ;
• Gestion des fournisseurs ;
• Gestion des prestataires pour l’entretien des locaux ;
• Suivi et règlement des factures ;
• Gestion des achats via l’utilisation de logiciels ou pas ;
• Etude de votre processus d’achats et son optimisation ;
• Passage et suivi de commandes fournisseurs ;
• Gestion de la flotte automobile ;
• Gestion et suivi des stocks ;
• Gestion des assurances et de la sécurité, etc.

Pourquoi externaliser la gestion des achats ?

En tant qu’entreprise vous avez une gestion asministrative à gérer au quotidien. Pour que votre entreprise performe et continue à se développer, vous devez avoir une stratégie d’achat impeccable et des process bien définis et respectés.  Gérer le volet administratif de votre gestion des achats n’est pas du tout votre coeur de métier.

Ainsi, recourir à une assistance des achats externalisée semble être un choix judicieux pour assurer une gestion des achats efficace et performante et des processus d’achats maîtrisés.

La solution d’externalisation que vous propose Officéo vous permet d’avoir un profil expert et immédiatement opérationnel sans avoir besoin de subir un processus de recrutement chronophage ni à assumer une gestion RH.  Vous allez ainsi bénéficier d’une assistance achats externalisée efficace, ultra-flexible et taillée sur mesure pour répondre à tous vos besoins et convenir à votre budget.

Par ailleurs, l’externalisation du volet administratif de votre gestion des achats vous fera profiter de plusieurs avantages.  En effet, vous allez réaliser des économies en réduisant les coûts liés à ce service. Vous allez gagner en efficacité et dégager du temps qualifié et des ressources à consacrer à des missions qui s’inscrivent au coeur de votre métier.

En prime, vous aurez une organisation optimisée grâce à votre future assistante administrative qui est formée à votre métier pour vous fournir un travail de qualité qui répond à toutes vos exigences.
Vous n’aurez aucune formalité administrative à gérer de votre côté, Officéo met à votre disposition un service qui gère le processus de A à Z avec un suivi régulier de votre satisfaction.

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De nombreuses solutions d’assistance administrative et comptable, proposent une aide à la gestion des achats en entreprise. Profitez d’un suivi efficace, d’une réconciliation entre les impératifs commerciaux et votre l’efficacité en toutes circonstances. Reprenez le contrôle de vos dépenses, sans ralentir vos équipes. Officéo vous propose une assistance modulable à tout moment, disponible en 48 h pour vous apporter le coup de pouce ponctuel ou régulier dont vous avez besoin.

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La gestion des achats en 3 questions