[FACTURATION CLIENT] Obligations et mentions ? Guide complet

Définition de la facturation client ?

La facturation client est la preuve de la créance du client vis-à-vis de son fournisseur. Pour le client, le document atteste de l’achat d’un bien ou d’un service. Pour le fournisseur, le document atteste de la vente.

Le fournisseur doit faire une facture et s’en servir donc pour réclamer le paiement de cette dernière. La facture sert pour le client d’outil de vérification de la livraison ou des heures de travail. La facturation client comprend plusieurs étapes à suivre et à respecter. 

Par définition, les factures clients sont établies par écrit. Elles peuvent donc être imprimées ou envoyées numériquement par email. Si elle est établie à l’oral, la facture n’est plus légalement valable.

L’obligation légale face à la facturation client

La facture est obligatoire dès la réalisation d’une opération commerciale et doit être rédigée en deux exemplaires. Il convient au client de réclamer sa copie de la facture. Toutefois, cette règle ne s’applique qu’aux échanges commerciaux entre entreprises. Sauf exception du Code Générale des Impôts de du pays, l’émission de la facture n’est pas obligatoire lorsque le client est un particulier.

En outre, l’obligation relative à la facturation s’applique précisément pour les opérations commerciales supérieures ou égales à 25 € TTC. Tout contrevenant à cette règle sera passible d’une amende pénale de 75 000 €.

Depuis le 1er janvier 2018, la facturation client doit être effectuée par un logiciel de facturation certifié et sécurisé. Cette disposition permet notamment de lutter contre la fraude de la TVA.

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est un impôt indirect sur la consommation. Elle est collectée par les entreprises pour le compte de l’État. Le montant de la TVA est compris dans le prix de vente final des biens et services achetés par le consommateur final.

Les fonctions de la facturation client

La facturation client a deux fonctions primordiales : elle est une preuve de dette et représente un instrument de la fiscalité.

La comptabilisation de la facture client

Les factures sont considérées comme des documents comptables au vu de leur importance capitale. La facture client fait naître une créance client qui apparaît à l’actif du bilan. Dès lors que la facture est liquidée, le montant apparaît dans le compte résultat comme un produit. En cas de retard de paiement, la facture client peut également servir comme base de rappel.

La facturation client et la fiscalité

La facture client est également une fonction importante en fiscalité. Elle sert d’une part à déterminer le montant de la TVA à reverser au bureau des impôts. D’autre part, elle sert de base de calcul pour la récupération de la TVA payée au fournisseur.

La détermination de la TVA se fait par calcul en se basant sur le montant des ventes. Il est donc primordial de faire apparaître la TVA sur toutes les factures clients.

Les mentions obligatoires d’une facture client

Pour être reconnue dans le cadre juridique, la facture client doit faire mention de certains éléments comme :

• Le numéro et la date d’établissement de la facture ;
• Les informations sur le vendeur ;
• Le nom et l’adresse du client ;
• Le numéro individuel d’identification de TVA ;
• Les délais de livraison ou la durée de la prestation ;
• La description des produits ou des services ;
• La quantité de produits vendus ;
• Le prix unitaire des produits ;
• Le taux et le montant de la TVA ;
• Le prix toutes taxes comprises des produits ou des services ;
• Les délais de paiement et les taux de pénalité de retard ;
• Les réductions, les escomptes ou les rabais ;
• La mention « TVA non applicable » si votre entreprise est exonérée de TVA.

La facture client peut être émise en monnaie étrangère pour les clients extérieurs, mais la base d’imposition et le montant de la TVA doivent être inscrits en euro en utilisant le taux de change au jour d’exigibilité de la facture.

Les informations de l’entreprise émettrice sont importantes, car elles peuvent faire l’objet d’une vérification par le client après réception de la facture. Elles permettent de vérifier l’existence légale du fournisseur. 

Les informations propres à l’entreprise émettrice à faire apparaître sur la facture sont donc :

• Le nom de l’entreprise et son adresse ;
• La raison sociale de l’entreprise ;
• Le siège social de l’entreprise ;
• Le numéro de téléphone ;
• La forme juridique ;
• Le Capital social ;
• Le numéro de SIREN/SIRET ;
• Le code APE ;
• Le numéro RCS.

Parmi les règles de forme de la facture client, aucune ne précise le modèle que doit adopter cette dernière. Vous êtes donc libre de donner à votre facture l’apparence que vous désirez pour peu que les informations obligatoires y figurent. Ainsi, il serait judicieux de faire porter à ce document particulier les couleurs de votre entreprise et de veiller à ce qu’il reste lisible.

Note : la durée de conservation est fixée à 10 ans en raison des textes du Code du commerce. Retenez toutefois que pour l’administration fiscale cette durée est fixée à 6 ans et en droit économique à 3 ans.

Pourquoi externaliser sa facturation client ?

L’externalisation de la facturation client prend de plus en plus d’ampleur dans les petites, moyennes et grandes entreprises. Ces entreprises veulent décharger leurs équipes et les positionner sur des activités à plus forte valeur ajoutée pour atteindre leurs objectifs. 

Ainsi, elles confient les missions secondaires comme la facturation client à des prestataires externes et experts car ils y trouvent de nombreux avantages : 

• L’externalisation de la facturation client permet à l’entreprise d’éviter toutes les erreurs et de ne manquer aucune date limite sans pour autant perdre du temps sur cette tâche chronophage ;
• Se décharger de la facturation client offre à l’entreprise la possibilité de dégager du temps à consacrer aux activités à plus forte valeur ajoutée ;
• Le gain de temps va de pair avec le gain de productivité, en effet les entreprises se concentrent sur leur de métier et se débarrassent de toutes les tâches qui les éloignent de leurs objectifs ;
• Les entreprises bénéficient également des conseils et de l’expertise d’un prestataire professionnel avec une expertise dans le domaine de la facturation client.