[VIDÉO] Secrétaire d’association : ce qu’il faut savoir

Quel est le rôle d’un secrétaire d’association ?

Généralement élu par l’assemblée générale, le secrétaire n’est autre qu’un secrétaire administratif chargé de l’organisation et du bon fonctionnement de l’association. Son rôle est donc d’assurer au quotidien la bonne marche de l’association.

Quelles sont les responsabilités d’un secrétaire ?

Comme tout membre du bureau de l’association, le secrétaire est tenu à des responsabilités bien définies.

Responsabilité civile engagée en cas de : 

• Faute de gestion (par exemple une mauvaise gestion financière) ;
• Dommage causé à un tiers ou envers les membres de l’association (un accident avec un véhicule de l’association, exemple).

Responsabilité pénale engagée en cas de :

• Détournement de fonds ;
• Faux et usage de faux (falsification des documents) ;
• Non-respect de la législation du travail.

Quelles sont les missions d’un secrétaire d’association ?

Dans une association, un secrétaire est chargé d’effectuer des tâches administratives, mais aussi juridiques.

Gérer les tâches administratives : 

• Suivi et mise à jour du fichier des adhérents ;
• Gestion des correspondances de l’association (courriers, courriels…) ;
• Gestion des évènements et réunions de l’assemblée générale ;
• Tenue des registres de l’association.

Gérer les tâches juridiques : rédaction et envoi des actes juridiques (procès verbaux, convocations, comptes rendus…)

Selon la taille de l’association, les missions peuvent varier et donc peuvent être plus importantes en volume et/ou en responsabilités. Il arrive d’ailleurs, suite à toute cette charge de travail, que la secrétaire demande une démission à travers une lettre de démission.

 

Quelles compétences pour assurer le poste ?

Être une bonne secrétaire pour une association demande un savoir-être et un savoir-faire particuliers.

Savoir-être : 

• De l’organisation et de la rigueur ;
• Un bon sens relationnel : avoir une bonne écoute ;
• De la discrétion : au regard des documents confidentiels traités ;
• De la polyvalence : savoir jongler entre différentes tâches ;
• De l’autonomie : être capable de prendre des initiatives.

Savoir-faire :

• Savoir manier des logiciels de gestion tels que : AssoConnect (pour la gestion et l’organisation de tout évènement), HelloAsso (pour la gestion de toutes les adhésions) ou encore Yapla (pour la gestion des membres et la collecte des dons) ;
• Maitriser les outils bureautiques classiques : Word (pour la rédaction et la mise en page des documents), Excel (pour la création des tableurs et automatisation des calculs) ou encore Powerpoint (pour la présentation des documents) ;
• Avoir une connaissance en droit pour veiller au respect de la loi et ainsi que du statut de l’association. Tout particulièrement la connaissance du droit du travail, du droit fiscal, mais aussi de la loi fondamentale régissant les associations en France (loi de 1901).

Le secrétaire est-il toujours élu ?

Bien que la loi de 1901 ne l’impose pas, le secrétaire d’une association est généralement élu par l’assemblée générale. Aucun diplôme particulier n’est demandé pour devenir secrétaire d’une association, juste les compétences listées plus haut. Cependant une formation peut être bénéfique pour acquérir plus de compétences. Par exemple, une formation à la gestion associative afin d’obtenir un certificat de formation à la gestion associative (CFGA).

Comme nous l’avons vu, la loi de 1901 n’impose pas à l’association l’élection d’un secrétaire. Cette dernière peut donc décider d’embaucher un salarié pour ce poste. Tout comme elle peut décider de faire appel à un secrétaire indépendant pour alléger la charge du secrétaire général. Cette démarche lui apporte :

• Un gain de temps (le secrétaire indépendant intervient rapidement pour des besoins urgents et permet aux membres de l’association de se concentrer sur leurs missions principales) ;
• Une optimisation des coûts (l’indépendant est facturé à l’heure et par conséquent est payé pour les services réellement rendus) ;
• Une expertise (les indépendants possèdent des compétences qui ne sont pas toujours présentes au sein de l’association. Ils se forment très régulièrement pour rester à jour sur les outils et/ou nouvelles méthodes de travail par exemple).

Qui peut occuper le poste de secrétaire d’association ?

En France, la loi de 1901 relative au contrat d’association offre une grande flexibilité quant à la désignation des dirigeants. Le poste de secrétaire, bien que non obligatoire légalement, est une fonction clé dans la plupart des associations pour assurer leur bon fonctionnement administratif. Voici les personnes qui peuvent occuper ce poste :

• Toute personne physique peut en principe être désignée comme secrétaire d’une association. Il n’y a pas de condition de nationalité, de diplôme ou d’expérience spécifique exigée par la loi. Les statuts de l’association peuvent cependant prévoir des conditions particulières, comme le fait d’être membre de l’association depuis une certaine durée.
• Une personne morale, c’est-à-dire une autre association, une société ou une collectivité, peut également être nommée secrétaire. Dans ce cas, elle devra désigner une personne physique pour la représenter et exercer les fonctions de secrétaire au sein de l’association.

Cas particuliers :

• Les mineurs : depuis la loi Égalité et Citoyenneté de 2017, un mineur de plus de 16 ans peut créer et administrer seul une association (les parents ont un droit d’opposition, mais l’autorisation écrite préalable n’est plus obligatoire). De plus, les moins de 16 ans peuvent aussi être dirigeants avec accord parental.
• Les étrangers : une personne de nationalité étrangère peut être secrétaire d’une association. La loi ne pose aucune restriction de nationalité pour la direction d’une association loi 1901.
• Les personnes en situation d’incapacité juridique : les majeurs sous tutelle ou curatelle peuvent rencontrer des restrictions pour occuper des postes à responsabilité au sein d’une association. L’avis et l’accord du tuteur ou du curateur seront généralement nécessaires.
• Les fonctionnaires : un fonctionnaire peut être secrétaire d’une association à but non lucratif, à condition que cette activité ne porte pas atteinte à l’exercice de ses fonctions et que l’association ne soit pas en relation d’affaires avec le service public dont il dépend.
• Les salariés de l’association : un salarié peut être membre du bureau, et donc secrétaire, à condition que le cumul de son contrat de travail et de son mandat social soit réel et non dissimulé, et qu’il n’y ait pas de conflit d’intérêts.

En résumé, une grande variété de profils peut prétendre au poste de secrétaire d’association. Les modalités précises de nomination, les pouvoirs et les responsabilités du secrétaire sont généralement définis dans les statuts de l’association, qui constituent le document de référence en la matière. Il est donc essentiel de se référer aux statuts pour connaître les règles spécifiques à chaque association.

Comment nommer ou changer un secrétaire d’association ?

Les modalités de nomination, de démission ou de révocation doivent être prévues par les statuts (ou le règlement intérieur). Généralement, le secrétaire est élu par l’Assemblée Générale ou par le Conseil d’Administration.

La procédure et le vote en AG

Lors d’un changement (démission, fin de mandat, révocation), un vote doit être organisé selon le quorum défini par les statuts. Le résultat du vote doit impérativement être consigné dans le procès-verbal de l’Assemblée Générale.

Le formulaire Cerfa 13971*03 (déclaration en préfecture)

Tout changement de dirigeant (y compris le secrétaire) doit être déclaré au greffe des associations de la préfecture dans un délai de >3 mois.

Pour cela, il faut utiliser le formulaire Cerfa 13971*03 (déclaration de la liste des personnes chargées de l’administration d’une association). Cette démarche peut s’effectuer en ligne sur le site Service-Public.fr ou par courrier, accompagnée d’une copie du PV d’assemblée.

Une secrétaire d’association peut-elle être rémunérée ?

Oui, une secrétaire d’association peut tout à fait être rémunérée. Cependant, les modalités financières et juridiques dépendent du statut de la personne au sein de l’organisme (Loi 1901) :

• La secrétaire administrative (salariée) : si elle n’est pas membre du bureau, elle est considérée comme une salariée classique. Sa rémunération est libre et basée sur le marché du travail. Ainsi, un profil débutant va toucher en moyenne 1 900€ bruts/mois, pour augmenter vers une moyenne avoisinant les 2 300€ bruts/mois pour atteindre plus de 3 000€ pour les plus grosses associations. Il varie, en plus de l’expérience, selon la taille de la structure, les compétences spécifiques et la localisation géographique.

• Le secrétaire élu (dirigeant) : s’il fait partie du bureau, il est par principe bénévole. Il peut toutefois être rémunéré pour son mandat dans la limite de 75 % du SMIC brut, sans que l’association ne perde son caractère « non lucratif » auprès des autorités financières.

• La secrétaire indépendante (prestataire) : l’association peut aussi faire appel à un prestataire externe (comme Officéo). Dans ce cas, elle règle une facture de prestation de services, ce qui évite les lourdeurs d’un contrat de travail.

---

Pourquoi déléguer à un secrétaire indépendant Officéo ?

La charge mentale d’un secrétaire bénévole peut vite devenir écrasante, surtout face à la complexité administrative croissante. Un retard dans les déclarations ou une mauvaise tenue des registres peut paralyser l’association.

La solution Officéo : déléguer vos tâches administratives à un(e) assistant(e) indépendant(e) expert(e).

• Flexibilité : vous ne payez que le temps réellement effectué, sans engagement de volume.
• Expertise : nos assistants maîtrisent le formalisme juridique et les outils bureautiques.
• Continuité : en cas d’absence, Officéo garantit un remplacement sous 48h.

Libérez votre bureau associatif des contraintes administratives pour vous recentrer sur votre véritable mission : le projet associatif.

Le secrétaire d’association Officéo

Vous êtes une association, vous souhaitez faire appel à un secrétaire indépendant pour gérer toute votre administration ou encore pour alléger votre secrétaire général déjà en place ? Grâce à son réseau d’intervenants experts, Officéo vous propose le secrétaire dont vous avez besoin. De plus, il apporte de nombreux bénéfices.

 

J’AI BESOIN D’UN SECRÉTAIRE

---