Qu’est-ce que la gestion administrative d’une association ?

La gestion administrative d’une association englobe l’ensemble des tâches et des processus qui permettent d’assurer son bon fonctionnement au quotidien. Cela inclut :

• La gestion des membres : adhésions, cotisations, convocations aux assemblées générales…
• La gestion financière : comptabilité, budget, trésorerie, recherche de financements…
• La gestion juridique : respect des obligations légales, déclarations, assurances…
• La gestion des ressources humaines : bénévoles, salariés (si applicable)…
• La gestion des documents : archivage, tenue des registres obligatoires…

Quels sont les enjeux et les obligations légales de la gestion d’une association ?

La gestion d’une association n’est pas exempte d’enjeux et d’obligations légales. Une bonne gestion permet de :

• Garantir la transparence auprès des membres, partenaires et financeurs.
• Assurer la pérennité de l’association grâce à une gestion financière maîtrisée et conforme aux règles.
• Limiter les risques juridiques en respectant les obligations légales.
• Faciliter l’accès aux financements en démontrant une gestion rigoureuse et fiable.

Parmi les principales obligations légales, on retrouve :

• La tenue d’une comptabilité : dont la complexité dépend de la taille et des activités de l’association.
• La déclaration des modifications : auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture (changement de bureau, modification des statuts, etc.). La déclaration des modifications (bureau, statuts, siège) s’effectue désormais prioritairement via Le Compte Asso, le portail officiel de l’État.
• L’organisation d’assemblées générales : pour informer les membres et prendre les décisions importantes.
• Le respect des obligations sociales et fiscales : si l’association emploie des salariés.

À quelles obligations comptables est soumise une association ?

Obligations comptables

Une association est soumise à des obligations comptables à partir du moment où les dons qui lui sont faits ou bien les subventions qu’elle touche dépassent 153 000 euros. Au-delà de ce montant elle doit :

• Déclarer les fonds récoltés et rédiger un « compte d’emploi des fonds ;
• Etablir annuellement ses comptes et en faire le bilan ;
• Faire un compte de résultats avec annexe ;
• Faire certifier les comptes par un commissaire aux comptes ;
• Déposer les comptes sur le journal officiel.

Si le seuil des 153 000 € de subventions ou de dons reste le pivot pour l’obligation de nommer un commissaire aux comptes, la vigilance est désormais de mise dès le premier euro perçu.

Depuis 2024, toute structure bénéficiant d’argent public doit impérativement respecter le Contrat d’Engagement Républicain (CER). Cette obligation implique une transparence accrue dans la gestion de vos fonds et une reddition de comptes plus stricte auprès des autorités de contrôle (via Le Compte Asso). Ne pas intégrer ces nouvelles normes de gouvernance peut mettre en péril vos futurs financements.

Obligations fiscales

Si l’activité de votre association a un but lucratif secondaire, par exemple une association sportive, il se peut qu’elle soit soumise à l’impôt sur les sociétés.

C’est un travail administratif nécessaire qui demande une forte rigueur et peut, si vous n’avez de poste qui y est attitré, être très compliqué à fournir pour vos bénévoles.

Les étapes clés pour mettre en place une bonne gestion administrative d’une association

Mettre en place une bonne gestion administrative demande de suivre quelques étapes clés :

1. Définir les rôles et les responsabilités : qui fait quoi au sein de l’association ?
2. Mettre en place des procédures claires : pour chaque tâche administrative (gestion des cotisations, tenue de la comptabilité, etc.).
3. Choisir les outils adaptés : en fonction des besoins et des ressources de l’association.
4. Former les personnes en charge de la gestion : pour qu’elles maîtrisent les outils et les procédures.
5. Mettre en place un suivi régulier : pour s’assurer que la gestion administrative est efficace et identifier les points à améliorer.

L’association doit tenir à jour différents documents administratifs, tels que :

• Les statuts de l’association : le document fondateur qui définit les règles de fonctionnement.
• Le registre des membres : qui recense les adhérents de l’association.
• Les procès-verbaux des assemblées générales : qui retracent les décisions prises lors des réunions.
• Les documents comptables : livres de comptes, factures, relevés bancaires.
• Les contrats et conventions : avec les partenaires, les prestataires, etc.

Quels outils numériques peuvent faciliter la gestion d’une association ?

Le numérique offre une multitude de solutions pour gagner en efficacité :

• Les logiciels de gestion tout-en-un : des plateformes comme AssoConnect ou HelloAsso permettent de gérer les adhésions, la comptabilité, la communication et les collectes de fonds depuis un seul endroit.
• Les outils collaboratifs : Google Workspace (Docs, Sheets, Drive) ou Microsoft 365 facilitent le travail en équipe et le partage de documents.
• Les outils de communication : une newsletter comme Mailchimp et Brevo (anciennement Sendinblue) et une présence active sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn) sont essentielles pour la visibilité.
• Les outils de visioconférence : Zoom, Google Meet ou Teams sont parfaits pour organiser des réunions à distance.

Si ces outils aident à l’automatisation de votre gestion, rien ne remplace l’expertise d’un gestionnaire administratif.

Le gestionnaire administratif Officéo

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Questions fréquentes