Comment fonctionne le conseil d’administration d’une association ?
À la différence d’une assemblée générale, le conseil d’administration d’une association est facultatif. Cependant, une partie des associations en créé un. Les statuts d’une association fixent généralement la mise en place et le fonctionnement d’un conseil d’administration. Quelles sont ses attributions ? Comment est-il mis en oeuvre ? Officéo répond à vos interrogations.
Les pouvoirs du conseil d’administration
Une instance non obligatoire mais essentielle
La loi de 1901 ne définit pas les organes administratifs d’une association, sauf disposition réglementaire ou législative. Par exemple, une association désirant posséder ou préserver une reconnaissance d’utilité publique, se dote d’un conseil d’administration.
Une association est finalement libre de déterminer ses entités de fonctionnement et son organe représentatif. Généralement, une association est composée d’une assemblée générale, d’un bureau et d’un conseil d’administration.
De ce fait, le conseil d’administration n’est pas obligatoire, mais n’en reste pas moins essentiel. Outre sa fonction de mise en place des décisions prises par l’assemblée générale, un conseil est primordial lorsque la taille de l’association évolue.
Des pouvoirs élargis
Si les statuts de l’association n’ont rien prévu, le conseil d’administration dispose de presque tous pouvoirs concernant la gestion courante et les fonctions administratives de l’association.
Dans ce cas, cet organe a le pouvoir de :
- approuver l’admission ou la radiation des adhérents de l’association ;
- autoriser la création ou la suppression des emplois salariés ;
- préparer la tenue des assemblées générales et définir l’ordre du jour ;
- mettre en place les délibérations de l’assemblée générale ;
- prédéfinir le budget et suivre son exécution ;
- déterminer l’ouverture et l’arrêt d’un compte bancaire ;
- d’engager une action en justice au nom de l’association.
Le conseil d’administration détient une grande capacité décisionnelle sur les actes de la vie de l’association.
Cependant l’assemblée générale peut toujours interdire au conseil d’administration la mise en œuvre d’une action qui entre dans le cadre de ses attributions. Elle a également la possibilité de donner au conseil des pouvoirs supplémentaires.
La composition d’un conseil d’administration
Comment élire un conseil administration d’une association ?
Les statuts imposent des critères relatifs à l’élection des membres du conseil d’administration (durée du mandat, mode de désignation etc). Néanmoins dans la majorité des associations, ce sont les membres les plus anciens, voire les fondateurs, qui composent cet organe. Seules les collectivités publiques ne prennent pas en compte l’ancienneté pour désigner les administrateurs.
Les membres de l’association, ainsi que les bienfaiteurs, élisent les autres administrateurs. Les associations loi de 1901 pouvant être constituées de personnes morales, n’importe quel membre peut devenir administrateur.
La rédaction des statuts ou du règlement intérieur prévoit le mandat des administrateurs. En qualité de membre du conseil, les administrateurs peuvent être révoqués à tout moment pour le motif suivant :
- privation de droits civiques et politiques ;
- représentation d’une personne morale en liquidation judiciaire ;
- limite d’âge atteinte.
Habituellement le mandat ne dépasse pas trois ans. Cette durée apporte un renouvellement régulier et évite tout abus.
Le nombre d’administrateurs
La loi n’imposant pas de nombre précis des administrateurs, il appartient généralement aux membres fondateurs de l’association de le déterminer. Dans le cas où l’association emploie des salariés, ces derniers peuvent faire partie du conseil.
Les administrateurs n’ont aucun pouvoir à titre individuel, sauf pour le président ou le trésorier. En revanche ils possèdent le droit :
- être rémunérés ;
- d’accéder à l’information de manière permanente.
En cas de vacance au cours du mandat, le conseil d’administration établit par cooptation le remplacement du membre concerné. Le membre désigné reste en place jusqu’à la fin du mandat.
La tenue du conseil d’administration
La convocation du conseil d’administration
La tenue du conseil d’administration ne fait pas l’objet de dispositions particulières. Les statuts de l’association prévoient celles-ci. Généralement les modalités sont les mêmes que celles de l’assemblée générale.
Le but de la tenue d’un conseil est que celle-ci soit rapidement opérationnelle. Les règles de convocations sont habituellement simplifiées. En principe, la convocation par mail suffit.
Qui peut assister au conseil d’administration d’une association ?
Les conseils d’administration ne sont pas publics, sauf si les statuts de l’association le précisent. La participation des salariés au conseil d’administration dans une association n’est pas autorisée. Le président peut inviter les salariés de l’association en tant qu’observateur ou intervenant. S’ils y sont conviés, les salariés quittent la salle au moment des votes.
L’importance des compte-rendus
La tenue d’un conseil d’administration étant un instant clé de la vie d’une association, le compte-rendu a toute son importance. Les décisions prises sont transposées par écrit dans un procès-verbal. Ce dernier est accompagné d’une feuille de présence signée par les administrateurs.
Le compte-rendu est capital car il est une preuve des délibérations et de l’assiduité du conseil d’administration. Les procès-verbaux sont archivés.
Le ou la secrétaire a pour rôle de rédiger ce compte-rendu qui doit comporter les informations suivantes :
- le nom de l’association ;
- la date, le lieu et les horaires ;
- les administrateurs présents ou représentés ;
- l’ordre du jour ;
- les décisions prises et le nombre de voix attribués.
La retranscription est obligatoire pour toutes les associations d’utilité publique. Le compte-rendu peut être, dans ce cas, public. Néanmoins le procès-verbal est un document interne et n’est généralement pas publié.
Le cas des associations sportives
Le conseil d’administration d’une association sportive est obligatoire. L’assemblée générale effectue par scrutin secret et pour une durée limitée la désignation des membres. Les statuts d’une association sportives contiennent toutes les informations relatives au conseil d’administration :
- le nombre minimum des administrateurs est fixé ;
- les conditions de convocation du conseil d’administration sont définies (nombre minimum par an etc).
Le conseil d’administration doit refléter la composition de l’assemblée générale concernant l’égal accès des femmes et des hommes.
La transparence est plus rigoureuse pour une association sportive. Le conseil d’administration doit validé tout contrat ou convention passé entre, d’une part l’association et, de l’autre part, un administrateur ou l’un de ses proches.
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