Comment trouver une secrétaire juridique
pour un professionnel du droit ?

Les services juridiques orchestrent leur activité à travers des démarches administratives spécifiques à leur domaine, tout comme du secrétariat courant pour gérer les relations avec les clients. En fonction du corps de métier concerné, les attentes en gestion administrative diffèrent sensiblement.

J’ai besoin d’une assistance administrative

Ainsi, un avocat spécialisé dans le droit des sociétés demandera à une assistante juridique d’avoir des connaissances dans son domaine, tout comme des huissiers peuvent attendre des compétences autres pour une pluralité de professionnels dans leur office afin d’assurer aux clients la prise en charge intégrale de leur dossier. De cette manière, comment trouver une secrétaire juridique appropriée pour un professionnel du droit ?

Qualités requises d’une assistante juridique

Les qualités requises à trouver en un bon assistant juridique sont principalement celles d’un bon secrétaire administratif. L’assistant juridique doit être formel et sympathique pour accueillir et interagir avec les clients au quotidien. Dans cette optique, en tant que professionnel du droit vous êtes à-même de demander en double compétence la maîtrise de l’anglais ou d’une langue largement représentée par vos clients selon votre spécialité.

En plus des qualités rédactionnelles permettant l’exécution de secrétariat classique, des connaissances en droit permettront la rédaction de documents qui peuvent ensuite acquérir une valeur officielle. À vous de déterminer la spécialisation la plus cohérence par rapport à votre métier dans le domaine juridique : droit des affaires, droit social, droit du travail, droit immobilier, droit pénal, droit de la famille. Ces connaissances spécifiques permettent une gestion des procédures, des relations avec les différents acteurs du monde juridique ainsi que le vocabulaire approprié. Il doit être fiable et respecter la confidentialité des dossiers traités. La rigueur propre au droit est également de mise.

Comment passer un entretient à un(e) assistant(e) juridique ?

Outre les questions classiques comme :

• « Que connaissez-vous de notre entreprise ? »
• « Pourquoi choisir notre cabinet ? »
• « Parlez-vous anglais ? »

une mise en situation dans un deuxième temps est un bon exercice pour évaluer les compétences réelles de le ou la future collaboratrice en tant qu’assistante juridique. Puisqu’il est difficile de préparer ce genre de réponses, vous aurez alors une vision plus proche de son comportement au quotidien. Par exemple :

• Le téléphone sonne et on demande à parler à Maître [nom de l’avocat] car c’est important. Il est en déplacement pour une réunion tout aussi importante. Que faites-vous ?
• Il est 18.00. Vous finissez à 18.30, vous avez fini tout ce que vous deviez faire pour les dossiers du jour. Que faites-vous ?
• Il est 18.15. Vous finissez à 18.30 et l’huissier vient vous voir pour vous dire qu’il y a un dossier à faire de manière urgente pour le lendemain. Que faites-vous ?
• Maître [nom de l’avocat] est dans son bureau avec un associé. Le ton monte et la porte de son bureau est ouverte. Que faites-vous ?

En effet, ceci vous permet de jauger du savoir-être en plus du savoir-faire inscrit sur le CV préalablement consulté. Une erreur est vite survenue faute de compétences ou savoir-faire. Comme dans tous les circuits juridiques, une simple erreur peut mener à des années de bataille juridique. Vous avez donc tout intérêt à poser les bonnes questions pour trouver le bon profil.

Le langage corporel lors de l’entretien avec un assistant juridique

Lors d’un entretien pour trouver un assistant juridique, il faut à la fois vous mettre à la place des futurs clients qui seront au contact du candidat et de vos collaborateurs pour les dossiers à traiter chaque jour.

De cette manière, un manque de contact visuel, une absence de sourire ou une posture inappropriée donnent de premiers signes. Le ou la candidate faisant preuve de contrôle sur sa gestuelle a de fortes chances de rester calme face à des clients exigeants ou lors de périodes stressantes au sein du cabinet. Bien entendu, ces éléments sont donnés à titre indicatif et à adapter en fonction de vos attentes salariales dans votre office.

Description des missions

Lors de l’entretien, ou au cours de votre recherche de secrétaire juridique, certaines compétences de base sont requises pour collaborer comme il se doit. Parmi les compétences de base, le ou la future assistante juridique doit pouvoir réaliser les tâches suivantes :

• Réaliser une gestion administrative ;
• Effectuer une recherche documentaire ;
• Rédiger des actes et procédures juridiques ;
• Accomplir des démarches auprès des organismes publics ou privés pour le compte de clients et conseiller un client sur les questions d’ordre juridique ;
• Vérifier l’authenticité de documents, titres de propriétés ou exactitude d’un inventaire.

Associé aux savoir-faire des procédures juridiques et du droit en général, de manière plus spécifique, le ou la future assistante juridique, doit pouvoir :

• Déterminer les délais de procédure d’exécution ;
• Assister un magistrat lors d’une audience par la rédaction de compte rendus ou des retranscriptions ;
• Remettre des actes de jugements en lieu et place d’un huissier ;
• Réaliser une mise sous scellés et établir un procès verbal ;
• Réceptionner et enregistrer un dépôts de règlement (CARPA, jeux, loto sportif…) ;
• Classer des documents et pièces de référence grâce à une veille documentaire et les inventorier ;
• Coordonner l’activité d’une équipe au sein du cabinet.

Le descriptif des missions que vous aurez à confier à votre futur(e) assistant(e) juridique permet de cerner les attentes et constater les affinités pour le poste. Si le ou la candidate pose des questions sur le cabinet, n’hésitez pas à y répondre dans la limite du secret professionnel. Ces questions témoignent d’un intérêt souvent compris comme signe du candidat de renouveler son souhait de rejoindre votre cabinet ou office.