[Numérisation de documents] Entreprises : libérez-vous
Du support papier à la version numérique
Vous souhaiteriez vous occuper de la numérisation de documents (factures, devis, contrats…), mais votre emploi du temps déjà très chargé, ne vous permet de réaliser cette tâche ? Ne vous en faites pas.
Officéo se charge de tout ! Optez pour une solution flexible, personnalisée et sans embauche.
J’ai besoin d’aide pour la numérisation de documents
Sommaire
- Du support papier à la version numérique
- Qu'est-ce que la numérisation de documents ?
- Optimisez la dématérialisation de vos documents
- Quelles sont les étapes de numérisation de documents ?
- Quelles sont les techniques de numérisation de documents ?
- Quelle est la durée légale de conservation des documents numérisés ?
- Quelles sont les exigences pour une copie numérique fiable ?
- Pourquoi faire appel à Officéo pour numériser vos documents ?
- Pourquoi confier la numérisation de documents à un tiers ?
- Questions fréquentes
Qu’est-ce que la numérisation de documents ?
La numérisation de documents concerne la création d’une copie numérique accessible en ligne à partir d’un document ou une photo au format papier.
La numérisation de documents est très avantageuse pour les entreprises, car elle permet d’optimiser la gestion documentaire. Elle facilite également le stockage de documents en libérant de l’espace et en évitant l’encombrement créé par les documents papiers.
La numérisation permet également de faciliter la recherche et l’accès aux documents numériques, de renforcer la sécurité de ces derniers ainsi que de simplifier les collaborations entre des personnes travaillant à distance.
La numérisation de documents est un processus qui comprend plusieurs étapes et des techniques différentes. Elle nécessite la mise en œuvre de plusieurs matériels, logiciels et interventions humaines.
Optimisez la dématérialisation de vos documents
Dématérialiser ses documents C’est un processus qui consiste à partir d’un format papier, de le convertir en format numérique exploitable par un ordinateur, une tablette, un smartphone. Cette approche fait partie de ce que l’on appelle la transformation digitale. En effet la dématérialisation des documents administratifs permet d’améliorer la gestion de ces dossiers, en simplifiant leur accès et leur recherche de manière sécurisée.
Quelles sont les étapes de numérisation de documents ?
Vous souhaitez numériser des documents pour après faciliter leur archivage, il est important de définir vos besoins, en amont, pour adopter la solution de gestion la mieux adaptée.
Depuis la mise en place du projet à l’archivage de vos documents, suivez ces 6 étapes clés pour la numérisation de vos documents :
- Définir vos besoins et les objectifs derrière le projet de numérisation ;
- Sélectionner les documents à numériser et définir une échéance au projet de numérisation ;
- Etudier les différentes ressources disponibles ;
- Numériser les documents ;
- Exporter les fichiers numérisés ;
- Les archiver !
Quelles sont les techniques de numérisation de documents ?
Les techniques de numérisation de documents dépendent de quelques critères comme : la taille, la fragilité, le volume, etc.
La numérisation de documents se fait sur diverses machines, on distingue 3 techniques différentes :
Numérisation des documents originaux
La numérisation des documents originaux se fait sur des matériels adaptés aux caractéristiques physiques du document.
Numérisation par balayage
La numérisation des documents par balayage se réalise grâce à un appareil spécial.
La numérisation se réalise grâce à des capteurs qui balaient le document pour reconstituer l’image. Cette technique est idéale pour la numérisation des documents de gros volume et grande taille.
Numérisation des microformes
La numérisation des microformes se réalise grâce à des machines spécifiques adaptées à chaque support comme : les microfilms, les diapositives et les microfiches.
Quelle est la durée légale de conservation des documents numérisés ?
L’entreprise est dans l’obligation de respecter les règles liées aux durées minimales de conservation des documents reçus ou émis dans le cadre de l’exercice de son activité.
Les délais de conservation dépendent de la typologie et la nature des documents mais aucune distinction n’est faite entre les documents numériques et les documents physiques.
Ainsi, qu’il s’agisse d’un document numérisé ou non, voici les durées légales de conservations des documents :
Les pièces comptables
Le délai de conservation est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable.
Les documents civils et commerciaux
Le délai de conservation pour une garantie au format papier ou numérique est de 2 ans. Pour un contrat d’acquisition ou de cession de biens par exemple, le délai peut aller jusqu’à 30 ans.
Les documents RH
La conservation des données dans des archives sécurisées est de 1 an pour la comptabilisation des horaires des salariés et de 5 ans pour les contrats et les bulletins de paie.
Les documents fiscaux
La durée de conservation des documents fiscaux est de 6 ans.
Les documents sociaux
Le délai de conservation minimal est de 5 ans pour un ordre de mouvement par exemple (à partir de la date de fin d’utilisation du document) et de 10 ans pour un compte annuel.
Quelles sont les exigences pour une copie numérique fiable ?
Afin de rendre une copie numérique fiable, il est nécessaire de répondre à certains critères :
- La définition du contexte de numérisation, la date de création de la copie et l’identité de la personne en charge de la numérisation ;
- La garantie de l’intégrité de la copie attestée par une empreinte électronique ;
- La conservation de la copie et de son empreinte dans des conditions propres pour éviter tout risque de détérioration de sa forme ou son contenu ;
- Le traçage de toutes les opérations de numérisation ;
- La documentation de tout le processus de numérisation et de conservation des traces ;
- La mise en place des mesures de sécurité appropriées.
Pourquoi faire appel à Officéo pour numériser vos documents ?
1. Une expertise professionnelle
Nos assistantes administratives Officéo sont sélectionnées à la suite d’un processus de recrutement rigoureux comprenant plusieurs entretiens et tests, évaluant leurs compétences. Ceci afin de répondre aux exigences de nos clients. Ainsi, elles sont aptes à gérer l’intégralité de votre projet de numérisation :
- Benchmark des meilleurs solutions Cloud du marché (si c’est votre souhait),
- Réalisation d’un plan de classement correspondant le mieux à votre activité,
- Numérisation et archivage de l’ensemble de vos documents.
2. Une solution flexible, personnalisée et sans embauche
Il n’est pas toujours possible de mobiliser un poste au sein d’une entreprise pour effectuer certaines tâches sans alourdir la masse salariale. C’est souvent le cas pour la numérisation, le classement et l’archivage des documents d’entreprise. Ainsi, si vous êtes à la recherche d’une solution plus experte qu’un stagiaire ou plus flexible que l’intérim, Officéo est là pour vous proposer une offre qui s’adapte à vos besoins.
Pourquoi confier la numérisation de documents à un tiers ?
S’il vous arrive trop souvent d’avoir besoin d’un document quand vous n’êtes pas à votre bureau. Si vous souhaitez archiver et mettre en sécurité vos documents importants ? Mais si la numérisation des documents administratifs vous semble être une tâche longue et fastidieuse…
Nos secrétaires administratives Officéo, spécialistes de l’organisation et du classement documentaire peuvent scanner vos documents et les déposer dans un coffre-fort numérique. Ils conserveront ainsi leur valeur juridique, seront stockés sur des sites entièrement sécurisés et resteront accessibles 24h/24, 7j/7 depuis un ordinateur ou un smartphone.
Une fois établi un plan de classement rigoureux de tous vos dossiers, votre assistante administrative peut transférer, grâce à la numérisation, tous vos documents les plus importants dans un coffre-fort numérique vous libérant ainsi des contraintes d’espace imposées par la durée de conservation légale des archives de votre société.
La solution Officéo vous libère ainsi des contraintes liées au problème de l’accumulation des papiers qui risque d’entraver la gestion de votre entreprise. Vous gagnez ainsi un temps précieux pour vous consacrer à votre cœur de métier.
Témoignage de Pierre Granges, responsable IT dans le département Support & Sourcing chez Allianz France – Client Officéo
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à nous ?
P.G. : Très rapidement, nos ressources internes se sont refocussées car nous avons optimisé nos process. Grâce à Officéo, nous avons pu développer de nouvelles expertises et dégager du temps qualifié et apporter une solution rapide et fiable aux clients.
Réalisez des économies de temps, d’espace et d’argent en déléguant le classement, l’archivage et la numérisation des documents administratifs à une assistante. Officéo mettra à votre disposition sous 48h et partout en France une assistante expérimentée qui se chargera pour vous de :
- Scanner et numériser tous vos documents ;
- Indexer vos documents au sein d’un fichier excel ;
- Archiver sur support informatique ou dans un coffre-fort numérique tous vos documents administratifs ;
- Saisir des données, sur Excel ou tout autre outil bureautique.
Questions fréquentes
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❓ C’est quoi la numérisation d’un document ?
La numérisation d’un document à transformer un document original au format papier en format numérique en créant une copie numérique qui sera accessible en ligne.
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💡 Comment faire pour numériser un document ?
Afin de numériser des documents et les mettre en PDF, vous devez suivre 2 étapes. La première étape consiste à cliquer sur le bouton « démarrer », taper sur « scanner » puis d’appuyer sur l’élément fax et scanner.
Pour la seconde étape, il suffit de cliquer sur le bouton « Nouvelle numérisation », de sélectionner (documents ou photos) dans le menu. -
🖨️ Quel outil permet la numérisation d’un document ?
Le matériel qui permet la numérisation d’un document papier est le scanner. En effet, ce dernier rend facile la numérisation de n’importe quel document papier que ce soit du texte ou de la photo. A noter qu’une fois le texte est numériser, vous ne pourrez plus le sélectionner ou le modifier sans l’utilisation d’un logiciel de reconnaissance d’écriture.
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🤔 Comment numériser des documents rapidement ?
Le moyen le plus efficace et le plus rapide de numériser des documents est l’utilisation de l’application Google Drive qui est une application de la suite de Google.
Pour aller plus loin dans le classement de vos documents d’entreprise
On se charge de votre administratif.
