Qu’est-ce que le métier de secrétaire bilingue ?

Un secrétaire bilingue est un professionnel administratif maîtrisant deux langues, chargé de tâches telles que la gestion de la correspondance, l’organisation de réunions, la prise de notes et la traduction de documents. Ce rôle exige d’excellentes compétences en communication et en organisation, ainsi qu’une grande attention aux détails. La secrétaire bilingue travaille en permanence avec différents interlocuteurs, à la fois français comme étrangers.

Quelles sont les missions et les tâches d’une secrétaire bilingue ?

Les tâches associées au métier de secrétaire bilingue englobe les missions courantes de secrétariat ainsi que des fonctions qui lui sont propres :

• La réception du courrier et d’e-mails ;
• L’accueil de clients, fournisseurs ;
• L’archivage de documents ;
• La rédaction de comptes-rendus et mise en forme de documents ;
• La gestion d’agenda et la planification des rendez-vous ;
• L’organisation des déplacements professionnels ;
• La vérification du matériel bureautique ;
• La prise en charge du standard téléphonique, en particulier des appels provenant de l’international ;
• La participation à certaines réunions ;
• La traduction et le traitements de documents de clients étrangers ;
• La participation à des réunions avec des interlocuteurs étrangers.

La secrétaire bilingue a un rôle charnière dans une structure traitant avec des clients venant de l’étranger. Elle participe à la fois au bon fonctionnement quotidien d’une entreprise mais également à l’entretien d’une bonne relation client.

En fonction de la taille de l’entreprise, l’assistante bilingue peut prendre en charge la gestion administrative et comptable. Il ou elle peut aussi s’occuper du suivi des formations et des recrutements.

Quelles formations pour devenir secrétaire bilingue ?

Généralement un poste de secrétaire bilingue nécessite un diplôme Bac+2 ou +3 et d’une formation de langue.

Formations de base en secrétariat :

• Bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA) : Ce baccalauréat professionnel forme aux compétences de base en secrétariat et en gestion administrative. Il peut être complété par une spécialisation en langues.
• BTS Gestion de la PME (GPME) : Ce Brevet de Technicien Supérieur forme à la gestion administrative et comptable des petites et moyennes entreprises. Il peut également être complété par une formation en langues.

Formations spécialisées en secrétariat bilingue :

• BTS Support à l’Action Managériale (SAM) : il forme des assistants capables de gérer l’assistanat d’un manager ou d’une équipe. La maîtrise de deux langues est un atout important pour ce type de poste.
• Licences professionnelles : certaines licences professionnelles sont spécialisées dans les métiers du secrétariat et de l’assistanat bilingue. Elles permettent d’acquérir des compétences plus approfondies en langues et en gestion administrative.

Formations en langues :

• Licences de langues : une licence en langues étrangères appliquées (LEA) ou en langues, littératures et civilisations étrangères et régionales (LLCER) peut être un excellent complément à une formation en secrétariat. Elle permet d’acquérir une solide maîtrise linguistique et culturelle.
• Certifications en langues : les certifications telles que le TOEFL, TOEIC ou encore IELTS pour l’anglais ; DELE et Cervantes pour l’espagnol, peuvent attester de votre niveau de langue et valoriser votre profil auprès des employeurs.

Dans le cadre d’une reconversion des formations à distance existent. Le Centre National Privé de Formation à Distance (CNPFI) dispense ces types de formations ainsi que l’Afpa.

Quelles sont les compétences d’une secrétaire bilingue ?

Pour mener à bien ses missions de secrétariat bilingue, l’assistante doit remplir les compétences techniques suivantes :  

• Une excellente maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral ;
• Une éloquence parfaite dans une langue étrangère (l’anglais est le plus sollicité) ;
• Expertise des outils bureautiques (pack Office, outils collaboratifs, outils de gestion de projet, IA)
• Une connaissances des normes rédactionnelles ;
• Esprit de synthèse

Quelles qualités interpersonnelles sont requises pour un profil de secrétaire bilingue ?

Une secrétaire bilingue doit avoir certaines qualités interpersonnelles :

• Autonomie ;
• Méthode, réactivité dans l’exécution des tâches ;
• Maîtrise d’au moins une langue étrangère ;
• Maîtrise des logiciels bureautiques.
• Bonne communication ;
• Bonne élocution en français et langue étrangère ;
• A l’écoute.

Quel est le salaire d’une secrétaire bilingue en bureau ?

Le salaire moyen d’un(e) secrétaire bilingue se situe entre 1800€ et 2200€ nets par mois. La rémunération dépend, bien évidemment, de l’expérience professionnelle de l’assistant(e). Une expérience à l’étranger, dans le cadre scolaire ou professionnelle, est un véritable atout.

Quels sont les évolutions professionnelles possibles ?

Une secrétaire bilingue peut également se spécialiser. Les hôpitaux de grandes métropoles, comme Paris et Bordeaux, engagent des secrétaires médicales bilingues. Les missions sont les identiques. Le ou la secrétaire doit simplement traiter le dossier de patients et non plus de clients et est soumis au secret professionnel. En effet, il ou elle traite des données personnelles et confidentielles. La secrétaire peut également évoluer dans un cadre juridique ou commercial. Une assistante bilingue peut également évoluer en tant qu’assistante de direction bilingue.

Pourquoi devenir secrétaire bilingue indépendant ? Les avantages

Tout emploi de secrétaire, que ce soit la secrétaire juridique, la secrétaire de direction ou bien une secrétaire médicale, peut devenir indépendant. Si la secrétaire maîtrise, en plus de sa langue maternelle, une ou plusieurs langues, c’est un avantage considérable.

Le freelance bénéficie de beaucoup d’avantages ! C’est lui qui gère son planning : il est plus flexible, profite d’une grande autonomie et de plus de responsabilités.

C’est aussi un moyen de développer son réseau professionnel en répondant à plusieurs offres d’emploi. Le salaire d’un assistant bilingue indépendant est aussi très souvent plus intéressant que celui d’un CDI.

Mais devenir freelance n’est pas de tout repos ! Ce statut nécessite une grande organisation, notamment administrative et une certaine confiance en soit !

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