Qu’est-ce que le métier d’opérateur de saisie ?

L’opérateur de saisie (ou agent de saisie) est un professionnel essentiel dans la chaîne de traitement de l’information de toute organisation. Son rôle principal est de transférer des données d’un support à un autre, généralement d’un format papier ou analogique vers un système informatique (base de données, tableur, logiciel de gestion).

Bien que le terme puisse sembler basique, la fonction est cruciale. Une saisie de données précise et rapide garantit la fiabilité des informations qui serviront ensuite aux analyses, aux prises de décision ou aux opérations quotidiennes de l’entreprise.

En fonction de la taille de l’entreprise, l’opérateur de saisie peut se charger d’autres tâches. Citons par exemple la distribution du courrier, la gestion des commandes et des stocks de fournitures de bureau. Ce métier est exercé dans un bureau, ou dans une centrale de saisie. Des consignes précises sont données selon les impératifs à respecter. Les horaires sont généralement réguliers. Les opérateurs de saisie se trouvent la plupart du temps à exercer dans les PME, en télétravail et/ou à domicile.

Quel est le rôle d’un opérateur de saisie à domicile ou en entreprise ?

Un opérateur de saisie à domicile ou sur site est spécialiste dans la saisie par clavier des documents ou données. Les éléments peuvent être manuscrits ou des informations enregistrées dans des bases de données. Il peut intervenir dans de nombreuses structures : cabinets d’avocats, médecins, cabinets comptables, banques. Il fait parti d’une équipe administrative au sein de l’entreprise.

Quelles sont les missions d’une opératrice de saisie ?

Les missions générales d’une opératrice de saisie en entreprise sont les suivantes.

• Réception et vérification des documents à traiter: suivi des consignes à suivre pour traiter les documents concernés ;
• Prise de notes, consignation des propos tenus en réunions, conférences, séances officielles de l’entreprise ;
• Contrôle de la validité des informations saisies et corrections des erreurs ;
• Enregistrement des données par numérisation, saisie en masse ou scannérisation ;
• Indexation, classement et archivage des documents.

Un opérateur de saisie peut avoir des missions différentes selon la structure dans laquelle il travaille. Ainsi, dans une banque, un cabinet d’avocats, un cabinet de médecin ou un cabinet de comptable, les missions peuvent être plus spécifiques.

Comment devenir opérateur de saisie ?

Le brevet spécialisé dans le secrétariat ne suffit plus. Les postes d’employés de bureau restent ouvert pour un opérateur de saisie qui a étudié il y a longtemps. Toutefois, la polyvalence est de mise. Les diplômes courants pour être maintenant opérateur de saisie sont les suivants :

• Bac professionnel Gestion-Administration (anciennement « Bac Pro Secrétariat ») ;
• Bac Technologique STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion ») ;
• Filière de bac technologique ST2S ( Sciences et Technologies de la Santé et du Social ») ;
• BTS secrétariat.

Quelles sont les compétences nécessaires pour être opérateur saisie ?

Un opérateur de saisie de données ou de saisie informatique à domicile est chargé de retranscrire sous format informatique des données écrites ou verbales. Il est donc nécessaire qu’il maîtrise certains outils et soit doté de compétences spécifiques. Ainsi, il doit savoir utiliser des logiciels de transcription, sténotypie et bureautique (tableur et traitement de texte). Sa prise de note est rapide et claire. Son autonomie et son organisation sont réels. En effet, il est souvent amené à se déplacer en réunion, conférence ou événement d’entreprise.

S’il opère en télétravail, il maîtrise également les outils de gestion à distance. Des connaissances en outils digitaux pour améliorer sa productivité et son efficacité sont un plus.

Quel est le salaire d’un opérateur de saisie ?

Le salaire de départ se situe généralement autour de 1 750 € brut par mois. Avec l’expérience, la spécialisation (par exemple, dans le juridique ou la comptabilité) et l’autonomie, un opérateur expérimenté peut atteindre jusqu’à 2 100 € brut par mois (hors primes).

Les évolutions de carrière

Avec l’expérience et des formations complémentaires, un opérateur de saisie peut évoluer vers des postes à plus grandes responsabilités :

• Assistant(e) administratif(ve) ou de gestion ;
• Secrétaire de direction ;
• Technicien(ne) en gestion de base de données ;
• ou encore clerc de notaire ou assistant juridique (avec spécialisation).

Comment trouver des clients quand on est opérateur de saisie indépendant ?

Le métier d’opératrice de saisie est tout à fait compatible avec une activité en freelance. Beaucoup de postes peuvent d’ailleurs être effectués en télétravail. Toutefois, avant de se lancer, il est préférable d’avoir une solide expérience professionnelle. Le parcours de chacun est unique, et la concurrence est parfois rude. Face à des réseaux d’assistants indépendants, les choix de s’associer ou faire cavalier seuls sont possibles. Pour bien cibler ses futurs clients, la débrouillardise, l’expérience, et parfois le flair peuvent faire toute la différence !

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Questions fréquentes

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