[VIDEO] Gestionnaire ADV : fiche métier

Qu’est-ce qu’un gestionnaire ADV ?

Au cœur de l’efficacité commerciale d’une entreprise, le gestionnaire de l’Administration des Ventes (ADV) est la pierre angulaire qui assure le bon déroulement des processus de vente, de la commande à la livraison. Ce professionnel agit comme un chef d’orchestre, coordonnant les interactions entre les équipes de vente, de logistique, et de finance pour garantir que chaque commande soit traitée avec précision et efficacité.

Le gestionnaire ADV ne se contente pas de suivre les commandes ; il optimise les flux, analyse les performances de vente, et veille à la satisfaction des clients en s’assurant que les délais de livraison et les conditions contractuelles sont respectés à la lettre.

En somme, le gestionnaire ADV est un véritable stratège au service de la performance commerciale, un rouage indispensable qui transforme les défis opérationnels en opportunités de croissance pour l’entreprise.

Quelles sont les missions d’un gestionnaire ADV ?

Le quotidien d’un gestionnaire ADV est polyvalent. Bien que les tâches puissent varier selon la taille et le secteur de l’entreprise, ses responsabilités principales s’articulent autour des axes suivants :

• Gestion et suivi des commandes : Il réceptionne, enregistre et valide les commandes des clients. Il vérifie la disponibilité des produits, les conditions tarifaires et les délais de livraison.
• Facturation et suivi des paiements : Il est responsable de l’émission des factures, de leur conformité et de leur envoi aux clients. Il assure également le suivi des règlements et gère les relances pour les impayés.
• Gestion de la relation client : Il est l’interlocuteur privilégié des clients pour toute question relative à leur commande. Il collabore étroitement avec les services internes (commerciaux, logistique, comptabilité) et externes (transporteurs, fournisseurs).
• Gestion des litiges : En cas de retard de livraison, d’erreur de commande ou de réclamation, c’est lui qui prend en charge le dossier pour trouver une solution rapide et satisfaisante pour le client.
• Reporting et analyse : Il élabore des tableaux de bord pour suivre les indicateurs de performance (KPIs) de l’activité commerciale (volume de commandes, chiffre d’affaires, délais de traitement, etc.) et fournit des rapports à la direction.

Quelles sont les compétences d’un gestionnaire ADV ?

Un gestionnaire ADV doit maîtriser une palette de compétences techniques et personnelles pour exceller dans son rôle.

Les savoir-faire (hard skills)

Ce sont les compétences techniques et opérationnelles nécessaires pour réaliser les tâches quotidiennes du poste.

• Maîtrise des outils bureautiques : une utilisation avancée d’Excel est quasi systématiquement requise (tableaux de suivi, tableaux croisés dynamiques, recherchev). la maîtrise de Word et d’Outlook est également indispensable.
• Connaissance d’un logiciel ERP / PGI : la capacité à utiliser un logiciel de gestion intégrée (ERP – Enterprise Resource Planning) est au cœur du métier. Les plus connus sont SAP, Sage, Oracle, ou Microsoft Dynamics. C’est via cet outil qu’il va saisir les commandes, générer les factures et consulter les stocks.
• Compétences en gestion administrative et commerciale : ceci inclut la maîtrise de tout le cycle de vente d’un point de vue administratif (établissement des devis ,saisie et suivi des bons de commande ,création des bons de livraison…)
• Connaissance de la chaîne logistique : comprendre les étapes de la chaîne logistique (préparation de commande, expédition, transport) est nécessaire pour informer précisément le client sur l’état d’avancement de sa livraison et interagir efficacement avec l’entrepôt ou les transporteurs.
• Maîtrise d’une langue étrangère : dans un contexte international, la maîtrise de l’anglais commercial (à l’écrit comme à l’oral) est souvent une compétence indispensable pour échanger avec des clients ou des filiales à l’étranger.

Les savoir-être (soft skills)

Le savoir-être est fondamental, car l’assistant ADV est en contact permanent avec les clients et de nombreux services internes. C’est la base d’une collaboration réussie et d’une bonne satisfaction client.

• Rigueur et organisation. C’est la compétence la plus importante. La gestion de multiples commandes, factures et délais ne tolère aucune erreur. Un assistant ADV doit être méthodique, précis et savoir organiser son travail de manière logique pour ne rien oublier.
• Excellent sens du relationnel et de la communication. Que ce soit par téléphone ou par email, il doit savoir communiquer de manière claire, professionnelle et positive. Il est la voix et l’image de l’entreprise auprès des clients pour tout ce qui concerne le suivi de leurs commandes.
• Gestion du stress. L’assistant ADV est souvent en première ligne pour gérer les imprévus : un retard de livraison, un produit manquant, un client mécontent… Savoir garder son calme, être patient et diplomate est crucial pour gérer ces situations délicates de manière constructive.
• Esprit d’équipe. Il ne travaille jamais seul. La collaboration avec les commerciaux, la logistique et la comptabilité est essentielle. Un bon esprit d’équipe garantit une circulation fluide de l’information et une meilleure efficacité collective.
• Proactivité et autonomie. Un excellent assistant ADV n’attend pas qu’on lui signale un problème. Il anticipe les éventuels blocages (ex: rupture de stock à venir), suit ses dossiers de manière autonome et propose des solutions.

Quels logiciels et outils sont utilisés par un gestionnaire ADV ?

Pour briller dans son rôle, le Gestionnaire ADV doit maîtriser une panoplie d’outils indispensables à son efficacité. L’ordinateur et le téléphone restent ses compagnons incontournables, mais une connaissance approfondie des logiciels bureautiques est également cruciale. Découvrons les principaux logiciels et outils qui jalonnent le quotidien d’un gestionnaire ADV :

• Microsoft Office Suite, l’indispensable : Word, Excel et PowerPoint sont essentiels pour la création de documents, la gestion de feuilles de calcul et la préparation de présentations. Ces outils sont omniprésents dans le quotidien des gestionnaires ADV. Selon le JDN, 80 % des entreprises du CAC40 utilisent les logiciels Microsoft Office.
• Outlook, le logiciel de courrier électronique le plus utilisé : Outlook est crucial pour la communication avec les clients, la planification des rendez-vous et la gestion des tâches.
• SAP, l’ERP leader sur le marché : SAP aide à gérer les processus d’entreprise spécifiques aux fonctions ADV, comme la gestion des commandes, la facturation et le suivi des expéditions. D’après une étude de Panorama Consulting Solutions, environ 24 % des entreprises mondiales utilisent SAP pour optimiser leur gestion interne.
• Salesforce, le CRM préféré des entreprises : Salesforce est indispensable pour la gestion de la relation client. Il permet de suivre les interactions avec les clients, gérer les ventes et automatiser le marketing.
• QuickBooks, le logiciel de comptabilité incontournable : Pour les gestionnaires ADV, QuickBooks facilite la gestion des finances, y compris la facturation et les rapports financiers. Selon Intuit, plus de 4,5 millions de clients utilisent QuickBooks dans le monde.
• Trello, l’outil de gestion de projet intuitif : Trello aide les gestionnaires ADV à organiser et suivre les projets, assurant ainsi une planification efficace des tâches.

Quel est le salaire moyen d’un gestionnaire ADV ?

La rémunération d’un gestionnaire ADV varie en fonction de son expérience, de la taille de l’entreprise, du secteur d’activité et de la localisation géographique.

En France, le salaire moyen se situe généralement :

• Profil débutant : entre 28 000 € et 34 000 € bruts par an.
• Profil confirmé : entre 34 000 € et 40 000 € bruts par an.
• Profil senior : peut dépasser les 45 000 €.

Quelles études pour devenir gestionnaire ADV ?

l n’y a pas de voie unique pour devenir gestionnaire ADV, mais un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 est généralement attendu par les recruteurs. Les formations les plus courantes sont :

• BTS Gestion de la PME
• BTS Support à l’Action Managériale
• BUT (Bachelor Universitaire de Technologie) en Techniques de Commercialisation (TC) ou Gestion Administrative et Commerciale des Organisations (GACO)
• Licence professionnelle dans les domaines du commerce, de la gestion ou de la logistique.

Une première expérience en tant qu’assistant commercial ou assistant ADV est souvent un excellent tremplin pour évoluer vers ce poste.

Les différentes formes d’emploi pour les gestionnaires ADV

Le salariat, la stabilité avant tout : Être gestionnaire ADV en CDI offre une sécurité de l’emploi et des avantages sociaux tels que les congés payés, la mutuelle d’entreprise et la retraite. Cette forme d’emploi permet de bénéficier d’une stabilité financière et d’un cadre de travail structuré. Selon l’INSEE, environ 85 % des gestionnaires ADV en France sont employés en CDI.

Le CDD, l’opportunité de missions variées : Le Contrat à Durée Déterminée (CDD) permet aux gestionnaires ADV de travailler sur des missions spécifiques et d’acquérir une expérience diversifiée. Ce type de contrat est idéal pour ceux qui aiment les défis et souhaitent enrichir rapidement leur CV.

L’intérim, la flexibilité incarnée : L’intérim offre une grande flexibilité et la possibilité de découvrir différents secteurs d’activité. Les gestionnaires ADV en intérim peuvent ainsi multiplier les expériences professionnelles et développer une grande polyvalence.

Le freelance, la liberté et l’autonomie : Travailler en tant que gestionnaire ADV freelance permet de choisir ses missions, ses clients et de gérer son emploi du temps. Cette forme d’emploi offre une grande autonomie et la possibilité de diversifier ses revenus. Selon une enquête de Malt, le nombre de freelances en France a augmenté de 110 % entre 2008 et 2018, une tendance qui se poursuit.

Cependant, le statut de freelance comporte aussi des inconvénients. L’absence de sécurité de l’emploi et de protection sociale peut rendre la situation précaire. La gestion administrative (facturation, comptabilité, déclaration des revenus) incombe entièrement au freelance, ajoutant une charge de travail supplémentaire. Enfin, trouver des clients réguliers peut s’avérer difficile et créer une instabilité financière.

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