Qu’est-ce que la sous-traitance comptable ?

La sous-traitance comptable consiste à déléguer tout ou partie de la gestion de sa comptabilité à un prestataire externe spécialisé. Ce prestataire peut être un cabinet d’expertise comptable, une entreprise de services comptables ou un comptable indépendant.

Cette démarche permet aux entreprises de confier des tâches telles que la saisie des écritures, l’établissement des déclarations fiscales et sociales, la préparation des bilans et comptes de résultat, ou encore la gestion de la paie, à des professionnels aguerris.

Pourquoi sous-traiter sa comptabilité ? Les avantages clés

Opter pour la sous-traitance de sa fonction comptable offre une multitude d’avantages significatifs :

• l’accès à l’expertise : bénéficier des compétences pointues de professionnels de la comptabilité, souvent des experts-comptables, sans avoir à supporter les coûts d’un recrutement interne ;
• la concentration sur le cœur de métier : libérer du temps et des ressources internes pour se focaliser sur les activités stratégiques génératrices de revenus ;
• la flexibilité : adapter rapidement le volume des services comptables externalisés aux besoins fluctuants de l’entreprise ;
• la réduction des coûts : optimiser les dépenses liées à la fonction comptable (salaires, logiciels, formations, etc.) ;
• la conformité assurée : garantir le respect des normes comptables et fiscales en vigueur, en constante évolution ;
• la continuité du service (pas d’absence pour maladie ou congés) ;
• une meilleure vision stratégique grâce aux conseils du prestataire.

La sous-traitance comptable : pour qui ?

Elle s’adresse à un large éventail d’entreprises :

• TPE/PME : Elles n’ont souvent pas les ressources nécessaires pour un service comptable interne structuré.
• Start-ups : Elles bénéficient de la flexibilité et de l’expertise sans avoir à investir lourdement dès le départ.
• Grandes entreprises : Elles peuvent externaliser certaines tâches spécifiques pour optimiser leurs processus ou pour des besoins ponctuels. Elles ont un commissaire au compte.
• Professions libérales et indépendants : Pour se décharger d’une tâche administrative complexe et se concentrer sur leur expertise.

Quelles tâches comptables peuvent être sous-traitées ?

La palette des services sous-traitables est large :

• Tenue comptable (saisie des pièces comptables) ;
• Établissement des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes) ;
• Déclarations fiscales (TVA, IS, CVAE, etc.) ;
• Gestion de la paie et des déclarations sociales afférentes ;
• Mise en place de tableaux de bord et reportings financiers ;
• Conseil en gestion financière et fiscale ;
• Assistance en cas de contrôle fiscal.

Quel tarif pour une prestation comptable sous-traitée ?

Le tarif d’une prestation comptable sous-traitée varie largement. Voici les points essentiels à retenir :

• Modèles de tarification principaux :
  • Horaire : De 40-100 €/h pour un comptable à 80-300 €/h pour un expert-comptable.
  • Forfait : Très courant, surtout pour TPE/PME. Moins cher en ligne (dès 30-80 €/mois) qu’en cabinet traditionnel (souvent dès 150 €/mois).
  • À la tâche : Saisie des factures à partir de 1,50 €/facture, 15-30 €/bulletin de paie..
• Facteurs clés influençant le prix :
  • Taille de l’entreprise et volume de travail : Plus l’entreprise est grande et a de transactions, plus c’est cher.
  • Complexité des tâches : Des opérations spécifiques (international, fiscalité complexe) augmentent le coût.
  • Étendue des services : De la simple saisie comptable et à l’édition de bilan complet jusqu’au conseil stratégique (bilan seul : 600 € à 3000 €).
  • Type de prestataires : Expert-comptable en ligne (généralement moins cher) vs. cabinet traditionnel.
  • Expérience et localisation du prestataire.

Quels sont les risques de la sous-traitance comptable et comment les maitriser ?

• Perte de contrôle direct : À maîtriser par une communication régulière et des reportings clairs définis dans la lettre de mission.
• Manque de confidentialité et de sécurité des données : S’assurer des mesures de sécurité du prestataire et signer des accords de confidentialité robustes. Le choix d’un expert-comptable offre des garanties déontologiques.
• Dépendance vis-à-vis du prestataire : Anticiper les conditions de réversibilité et de changement de prestataire dans le contrat.
• Coûts cachés : Demander un devis détaillé et une lettre de mission précise pour éviter les mauvaises surprises.
• Qualité de service inégale : Vérifier les références, l’expérience et les qualifications du prestataire.

Comment choisir son partenaire en sous-traitance comptable ?

Choisir son partenaire en sous-traitance comptable est une décision stratégique qui peut avoir un impact significatif sur la gestion et la performance de votre entreprise. Voici les étapes et critères clés à considérer pour faire le bon choix :

1. Définir précisément vos besoins et attentes :
   • Quelles tâches souhaitez-vous externaliser ? (Saisie comptable, déclarations de TVA, préparation du bilan, gestion de la paie, conseil fiscal, tableaux de bord, etc.)
   • Quel est votre volume d’activité ? (Nombre de factures, de salariés, etc.)
   • Quels sont vos objectifs ? (Gain de temps, réduction des coûts, accès à une expertise spécifique, flexibilité, etc.)
   • Quel est votre budget ?
2. Rechercher et pré-sélectionner les prestataires :
   • Bouche-à-oreille et recommandations : Sollicitez votre réseau professionnel.
   • Recherches en ligne : Annuaires professionnels (comme celui de l’Ordre des Experts-Comptables si vous cherchez un cabinet d’expertise comptable), plateformes spécialisées.
   • Vérifiez la nature du prestataire : S’agit-il d’un cabinet d’expertise comptable inscrit à l’Ordre (obligatoire pour certaines missions comme l’attestation des comptes) ou d’une société de services spécialisée en saisie ou gestion administrative ? Vos besoins détermineront le type de partenaire adéquat.
3. Évaluer les compétences et l’expertise :
   • Qualifications et certifications : Le prestataire est-il membre de l’Ordre des Experts-Comptables (si nécessaire) ? Quelles sont les qualifications de ses collaborateurs ?
   • Expérience sectorielle : Connaît-il les spécificités de votre secteur d’activité ? A-t-il des clients similaires ?
   • Maîtrise des outils et technologies : Quels logiciels comptables utilise-t-il ? Propose-t-il des solutions dématérialisées, des portails clients, une compatibilité avec vos propres outils ?
   • Veille réglementaire : Comment se tient-il informé des évolutions fiscales, sociales et comptables ?
4. Analyser la qualité de service et la relation client :
   • Communication : Les échanges sont-ils clairs, réactifs et transparents ? Aurez-vous un interlocuteur dédié ?
   • Disponibilité et réactivité : Quels sont les délais de réponse ? Comment sont gérées les urgences ?
   • Conseil et proactivité : Le prestataire se contente-t-il d’exécuter, ou est-il force de proposition pour optimiser votre gestion, votre fiscalité ?
   • Pédagogie : Est-il capable d’expliquer clairement les aspects techniques de la comptabilité ?
5. Considérer les aspects contractuels et tarification :
   • Transparence des tarifs : La structure de prix est-elle claire (forfait, taux horaire) ? Y a-t-il des coûts cachés ?
   • Lettre de mission (pour les experts-comptables) ou contrat de prestation : Lisez attentivement le document. Il doit détailler précisément l’étendue des missions, les obligations de chaque partie, la durée de l’engagement, les conditions de résiliation et les tarifs.
   • Flexibilité et évolutivité : Le contrat permet-il d’ajuster les services en fonction de l’évolution de vos besoins ?
6. Vérifier la sécurité et la confidentialité :
   • Protection des données : Quelles mesures sont en place pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos informations financières (RGPD, sauvegardes, etc.) ?
   • Assurance responsabilité civile professionnelle : Le prestataire est-il couvert ?
7. Demander des références et consulter les avis :
   • N’hésitez pas à demander des contacts de clients actuels (avec leur accord) pour recueillir leurs témoignages ;
   • Recherchez des avis en ligne (en gardant un esprit critique).

Les outils comptables : piliers de l’efficacité en sous-traitance comptable

À l’ère du numérique, les outils comptables sont devenus indispensables pour une gestion financière performante, et leur rôle est encore plus crucial lorsqu’il s’agit de sous-traitance. Ces solutions logicielles et plateformes collaboratives sont les véritables piliers qui soutiennent l’efficacité, la précision, la collaboration et la sécurité des données échangées entre une entreprise et son prestataire externe.

1. Logiciels de comptabilité en ligne (Cloud Accounting Software) :
   • Exemples notables : Des solutions comme QuickBooks, Xero, Pennylane, Cegid, Sage Online offrent une gamme étendue de fonctionnalités.
   • Avantages : Ces plateformes permettent un accès en temps réel aux données financières pour l’entreprise et son prestataire. Elles facilitent la collaboration, automatisent souvent les flux bancaires, la création de factures, et la génération de rapports financiers. La mise à jour est continue et les données sont sauvegardées de manière sécurisée dans le cloud.
2. Outils de gestion électronique des documents (GED) et de dématérialisation :
   • Exemples d’application : Des plateformes comme Dext (anciennement Receipt Bank), Yooz, ou même des solutions de stockage et partage sécurisé (comme Microsoft SharePoint, Google Workspace avec des protocoles de sécurité adéquats).
   • Avantages : Essentiels pour la collecte, le stockage centralisé et le partage sécurisé des pièces comptables (factures d’achat, de vente, notes de frais). Beaucoup intègrent l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour extraire automatiquement les données des factures, réduisant la saisie manuelle et les erreurs.
3. Outils de Business Intelligence (BI) et de Reporting Avancé : Permettent de créer des tableaux de bord personnalisés, d’analyser en profondeur les données financières et d’obtenir des informations précieuses pour la prise de décision stratégique.

Comment ces outils facilitent la sous-traitance ?

• Collaboration transparente : L’entreprise et le prestataire peuvent travailler sur les mêmes informations à jour, évitant les duplications et les erreurs.
• Gain de temps et productivité : L’automatisation des tâches répétitives (saisie, rapprochement bancaire) libère du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
• Sécurité et conformité : Les solutions cloud modernes offrent généralement des niveaux de sécurité élevés (chiffrement, sauvegardes) et aident à maintenir la conformité (piste d’audit fiable, archivage).
• Accessibilité : Les données et les outils sont accessibles depuis n’importe où, à condition de disposer d’une connexion internet, ce qui est idéal pour le travail à distance et la flexibilité.

Au-delà de la sous-traitance traditionnelle : l’externalisation flexible avec Officéo

Si la sous-traitance comptable, notamment auprès d’un expert-comptable, répond à des besoins cruciaux de conformité et d’expertise pour la tenue des comptes, de nombreuses entreprises recherchent une agilité et un support plus étroit pour l’ensemble de leurs tâches administratives et préparatoires à la comptabilité. Dans le cadre d’une externalisation avec des prestataires comme Officéo, les assistant(e)s sont formé(e)s et peuvent s’adapter rapidement aux outils que vous utilisez déjà, ou vous conseiller sur les solutions qui pourraient optimiser vos processus de préparation comptable et de gestion administrative. Ils peuvent ainsi prendre en charge la saisie dans votre logiciel, utiliser votre GED (logiciel de gestion électronique des documents) pour classer les documents, ou préparer des exports pour votre expert-comptable, s’intégrant de manière fluide à votre écosystème technologique existant.

Pourquoi choisir une solution d’externalisation comme Officéo ?

Officéo se positionne comme votre partenaire privilégié pour une externalisation administrative et une assistance pré-comptable efficace et sans engagement de durée. Nous comprenons que chaque entreprise a des besoins uniques et fluctuants. C’est pourquoi nous proposons une approche qui se distingue par :

• Une flexibilité ultime : Nos solutions sont conçues pour s’adapter à vos besoins réels, que ce soit pour des missions ponctuelles, des projets spécifiques, ou un support régulier. Vous ne payez que pour les services dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
• Une réactivité et simplicité : Bénéficiez d’une mise en place rapide d’un(e) assistant(e) qualifié(e) et opérationnel(le) en 48h, sans les lourdeurs administratives de l’embauche.
• Une expertise polyvalente : Nos assistant(e)s sont compétent(e)s sur un large éventail de tâches pour alléger votre quotidien et celui de vos équipes :
  • Assistance administrative générale : gestion d’agenda, préparation de réunions, rédaction de courriers, classement et archivage numérique.
  • Préparation comptable : collecte et numérisation des pièces comptables, pointage de factures, préparation des remises en banque, suivi des notes de frais, liaison avec votre expert-comptable.
  • Suivi de la facturation et des encaissements : création de devis et factures, suivi des paiements, relances clients amiables.
  • Gestion commerciale : administration des ventes, suivi des commandes, gestion de bases de données clients.
• Une continuité de service : Officéo assure la continuité des prestations, même en cas d’absence de votre assistant(e) habituel(le).

En choisissant l’externalisation avec Officéo, vous optez pour une solution moderne et agile qui s’intègre parfaitement à votre organisation. Vous gagnez en efficacité, réduisez vos charges fixes et permettez à votre entreprise de se concentrer sur son cœur de métier, tout en assurant une gestion administrative et pré-comptable rigoureuse et professionnelle, en parfaite complémentarité avec votre expert-comptable.

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Les avantages Officéo

Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

–> Lire la success story <–

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Ils nous ont fait confiance

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Questions fréquentes