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Comment préparer sa participation à un premier salon professionnel ?

Pour chaque entreprise, la participation à un premier salon professionnel est toujours un cap à franchir. Signe de croissance grandissante ou de présence plus solide pour porter ses objectifs plus loin, voyons pourtant quelle organisation se cache derrière le stand que vous vous voyez déjà tenir. Faire des salons ne s’improvise pas, voici pourquoi.

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Objectif d’un salon professionnel

Un salon, une exposition, une foire ou un événement professionnel est un levier pour l’entreprise qu’il ne faut pas négliger. Véritable opportunité pour rencontrer de nombreux et nouveaux contacts, se faire connaître et améliorer sa stratégie de prospection pour attirer les nouveaux clients : vous l’aurez compris, le principal intérêt d’une présence à un salon professionnel est de se faire voir et de se faire connaître.

Dans une logique organisationnelle efficace, une équipe de projet peut être affectée à la gestion de cet événement. Cette équipe doit être alors constituée de représentants de différents départements : marketing, communication, vente, administration, etc. pour piloter le tout dans sa globalité. Le salon se prévoit d’une année à l’autre -voire une fois tous les deux ans-, le tout est donc de s’y prendre à l’avance pour des résultats positifs garantis.

Les rendez-vous en France pour un salon professionnel

Les rendez-vous en France ne manquent pas pour les salons professionnels. Presque chaque domaine est représenté avec des salons dédiés. Rien qu’au Palais des congrès de Paris et à Paris Nord Villepinte et à Paris porte de Versailles, ou encore au Parc des Expositions de Paris, plus de 400 salons professionnels se tiennent dans des domaines variés.

De la mode, de l’art, de la culture, de la beauté, de la tech, de l’automobile, de l’aéronautique, de l’informatique, des télécommunications, de l’industrie, du tourisme à la vie sociale et bien plus encore. Les thèmes abordés sont vastes, pour des programmations riches. Le choix est donc crucial.

Pour agenda complet des salons professionnels, le site officiel de l’Office du Tourisme et des Congrès met à disposition ses données.

Les salons parisiens ne vous intéressent pas ? Pour un salon international, il en va de même, avec un travail encore plus poussé sur le choix du pays, de la région, de la date et des membres chargés de participer beaucoup plus rigoureux.

En effet, participer aux salons internationaux représentent des changements d’échelle mais aussi de nouveaux coûts et risques. Pour un répertoire complet, pratique et fiable de des salons spécialisés, foires, conférences et éventements professionnels mondiaux, le site EventsEye y est entièrement consacré.

La préparation de l’éventement d’entreprise

Avant le salon professionnel

Dans la plupart des cas, l’organisme qui est chargé du salon guide chaque exposant dans le parcours. En ce qui concerne l’inscription, elle est prévue des mois à l’avance pour organiser le tout. Certaines manifestations ne tolèrent d’ailleurs aucun retard. Plus l’inscription est anticipée, meilleures sont les chances de de réserver une place stratégique pour votre entreprise.

Au même moment, les objectifs liés à cet événement sont à considérer. Le choix du salon et fait selon la cohérence avec le secteur d’activité, le lieu, la date, les ateliers et conférences, le nombre de visiteurs prévus, la fréquentation, les débats possibles et les acteurs du salon. Les moyens dédiés pour chaque action lors de cette organisation sont à encadrer avec de possibles nouveaux partenariats à cette occasion.

Faire un plan de communication autour du salon professionnel

Les trois dimensions des objectifs les plus courants dans la communication sont : faire connaître, faire aimer, faire agir. Suivant cette logique, le modèle AIDA est le plus courant. AIDA tient pour Attention, Intérêt, Désir, Action. Pour pousser à l’action du prospect, le plan de communication du salon professionnel est construit de la manière suivante :

  • Définition des objectifs de communication ;
  • Sélection de l’audience ;
  • Élaboration du positionnement ;
  • Définition de votre budget ;
  • Établissement des objectifs opérationnels ;
  • Choix des moyens de communication ;
  • Organisation du lancement des opérations.

Cette construction prend du temps, mais elle s’avère indispensable pour une bonne campagne de communication. Une campagne de communication réussie sur votre présence au salon peut mener à des rencontres de prospects ou des opportunités nouvelles auprès des médias partenaires. Mettre par écrit ce processus vous pousse à comparer, revenir sur certains points, modifier des parties ou revoir des objectifs.

En somme, réaliser un tel travail de réflexion est une valeur ajoutée pour tout le processus de communication de cet événement d’entreprise. Ceci est un métier à part entière, qu’il est possible de déléguer à des agences spécialisées, des prestataires associés ou des journalistes indépendants. En effet, la communication n’est pas à confondre avec une publicité.


Check-list des points clés pour ne rien oublier

Pour le lancement de l’opération, la préparation du stand sur place et les actions de communication en passant par la préparation du petit mobilier et du matériel : comment s’y retrouver tout en restant efficace ? Novasun met à disposition une check-list pour ne rien oublier lors d’un salon professionnel sous forme de PDF.


Rétroplanning salon professionnel

1 an – 5 mois avant le salon
  • Organiser une réunion d’enclenchement pour planifier avec l’équipe responsable les événements associés.
  • Valider l’emplacement à un endroit stratégique.
5 – 3 mois avant le salon
  • Préparer les documents nécessaires : documents techniques, renseignements RH, organisation du salon.
  • Vérifier le matériel disponible et prévoir les commandes de matériel manquant.
1 mois avant le salon
  • Commander des supports de communication (carte de visite, stylos, brochures, plaquettes, etc) avec vos logos et signes distinctifs bien visibles et soignés.
  • Commander des objets publicitaires, de préférence à longue durée de vie, en relation avec l’activité de l’entreprise pour un impact durable auprès des prospects.
1 semaine avant le salon
  • Briefer les équipes chargée d’animer le salon : quels discours tenir lors des échanges avec les prospects, quelles questions anticiper et informations à apporter, etc.
  • Vérifier les invitations, les réservations de transport et les badges exposants.
  • Réceptionner les supports de communication finaux.
1 jour avant le salon
  • Monter le stand d’exposant de l’entreprise. Les outils nécessaires sont fonctionnels (ordinateur connecté, goodies, flyers, etc.)
  • La présentation du stand est soignée pour attirer l’attention tout en respectant l’image et les valeurs de l’entreprise.
Le jour-même et le lendemain
  • Envoyer un devis et des propositions aux prospects ayant fait la demande le jour même. Cette rapidité sans faille peut être reportée au lendemain si nécessaire.
  • Communiquer sur les réseaux sociaux en direct.
3 jours à 1 semaine après le salon
  • Envoyer un mail de remerciement aux contacts récupérés lors du salon professionnel.
  • Communiquer sur les réseaux sociaux. Un article récapitulatif du salon, un message de remerciement à chaque organisateur en n’oubliant pas de les mentionner, etc.

Pour les habitués des salons professionnels d’entreprise, ce type d’organisation est bien connu. Il est pourtant aisé de passer à côté d’un point essentiel, même en étant expérimenté.

Pendant la manifestation professionnelle

Le jour du salon professionnel, la stratégie commerciale préalablement définie est à suivre. La présentation de tous les participants est à soigner, ainsi que celle du stand d’exposition. Le stand doit être animé et les produits/services présentés de manière professionnelle. C’est d’ailleurs une bonne occasion pour récolter des informations sur la concurrence, si le salon cible une thématique précise qui est au cœur de votre activité. Si vous le pouvez, faites des analyses en conséquence, et pourquoi pas participez aux temps forts du salon d’exposition.

Après l’opération de communication

Une fois que le salon est arrivé à son terme, il est temps de remballer le matériel et de penser aux objectifs de conversion. Assurez un suivi de l’ensemble des contacts prospectés générés durant le salon. Pensez à relancer ces derniers dans les jours qui suivent la rencontre.

Faites un point avec les membres de votre équipe. Une fois les analyses faites concernant la participation au salon professionnel, utilisez les nouvelles données récoltées pour affiner vos actions futures. Des axes d’amélioration peuvent se dégager de ces analyses pour permettre de meilleures performances ultérieures.


Une participation réussie à un salon d’exposition passe obligatoirement par une bonne organisation en amont et en aval. Officéo vous propose une solution clé en main et permet de déléguer les tâches administratives et de secrétariat pour vous permettre de vous organiser au mieux.

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