Comment calculer les frais de déplacement professionnel à l’étranger

-et ne laisser aucune note de frais de déplacement prendre la poussière-

Entre le déplacement pour rencontrer des clients en Allemagne, le train à prendre pour rejoindre le siège social à Londres ou un congrès possible au Canada : les salariés peuvent se retrouver en déplacement facilement, et souvent, en entreprise. Ainsi, les notes de frais de déplacement professionnel peuvent vite saler l’addition finale. Pour une gestion administrative et comptable optimale, Officéo vous donne un coup de pouce.

Comment bénéficier des indemnités de déplacement professionnel à l’étranger

Il est possible pour chaque employé d’une entreprise de se faire rembourser ses frais de déplacement professionnels à l’étranger. Certaines conditions doivent être remplies. Dans le cadre d’un grand déplacement par exemple, l’employé doit pouvoir être dans l’impossibilité de rentrer chez lui entre deux jours de travail. Cette situation est à justifier. Voici les conditions validant le remboursement :

1. Il y a plus de 50km entre le lieu de travail et le lieu de résidence ;
2. Un trajet en transport en moins d’1h30 est impossible.

Si ces deux conditions sont réunies, l’employé est remboursé dans son déplacement. L’indemnisation de « grand déplacement » prend en charge : les frais de bouche, les frais d’hébergement. Ces indemnités ne sont pas soumises aux charges. Certaines exceptions peuvent toutefois survenir.

En effet, deux situations annulent ce genre de remboursement :

1. Malgré l’éloignement du lieu de travail, l’employé regagne son domicile ;
2. Le salarié est logé à titre gratuit de la part de l’employeur.

Les frais engagés sont alors imposables. Il ne sont plus considérés comme des indemnisations de grand déplacement.

Les modes de remboursement d’un déplacement professionnel à l’étranger

Pour les déplacements à l’étranger, l’employeur peut combiner deux modes d’indemnisation. Il peut alors rembourser les frais d’hébergement et frais de repas. Dans le premier cas, le salarié apporte des justificatifs. Dans le second, des allocations forfaitaires encadrent les frais de bouche.

“Les remboursements de frais de restauration et de logement sont exclus de l’assiette des cotisations (ou base de calcul) sans limite de montant, à concurrence du montant des dépenses justifié par la production de factures” (URSSAF)

Les dépenses supplémentaires

Prenons l’exemple des repas. Les dépenses supplémentaires pour les repas sont considérées comme telles quand elles dépassent le seuil. Ainsi, le montant ne doit pas dépasser 40% de l’indemnité de mission définie pour la destination de l’employé.

Comme pour toutes les autres dépenses, il est impératif de calculer les indemnités de grand déplacement avec attention. Les conditions de remboursement sont complexes. Des erreurs peuvent déboucher sur des pénalités financières pour l’entreprise.

Les cas particuliers

Dans certaines situations, les dépenses dans un séjour entrent dans le cadre d’indemnités de grands déplacements, mais elles sont soumises à des déductions fiscales. Prenons les exceptions courantes.

1. Le salarié est logé de manière gratuite par l’employeur. Les frais d’hébergement sont engagés par l’employeur. L’indemnité est alors déduite à 65%.
2. Le salarié est nourri gratuitement. Sur une base d’un repas par jour, l’indemnité subit une déduction de 17,5%. Avec deux repas par jour, la déduction est de 35%.
3. Le déplacement est effectué dans un lieu en outre-mer, des barèmes spécifiques s’appliquent pour les frais de déplacement.

Pour les départements Outre-Mer, les indemnisations forfaitaires sont également différentes. Voici par exemple selon les départements :

• Martinique, Guadeloupe, Guyane, Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-Et-Miquelon : l’indemnisation forfaitaire journalière s’élève à 90 €.
• Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française : l’indemnisation allouée s’élève à 120€.

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Bon à savoir

Notez que l’indemnité journalière accordée à un salarié ne peut dépasser l’indemnité journalière de mission temporaire à l’étranger des personnels civils de l’État.

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Calcul de frais de déplacement rapide

Le calcul des frais kilométriques 2019 consiste à multiplier le nombre de km parcourus par un coefficient multiplicateur lié à la puissance fiscale (en CV). Vous pouvez vous rendre directement sur le portail officiel des Impôts : un simulateur de barème kilométrique vous aide à procéder au calcul selon ces paramètres.

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