▷ La réduction des dépenses professionnelles grâce au BPO | Officéo
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La diminution des coûts possibles par le BPO

Recourir au Business Process Outsourcing (BPO), c’est déléguer à un prestataire extérieur l’ensemble d’un métier ou une tâche à faible valeur ajoutée. C’est une pratique qui se répand davantage dans le monde des entreprises françaises de tous les secteurs d’activité.

Il en est principalement ainsi en raison des nombreux avantages qu’offre le BPO. Au nombre de ceux-ci figure la réduction des dépenses professionnelles. C’est un aspect qui séduit autant les entreprises qui veulent réduire leurs coûts de fonctionnement que celles qui désirent baisser leurs coûts variables de gestion.

Je souhaite externaliser un process métier

Le BPO permet la réduction des frais de gestion

Grâce au BPO, l’entreprise qui désire externaliser ne paiera que les services réalisés par le freelance. Les frais de gestion administrative sont davantage optimisés.

L’entreprise réalise d’importantes économies, lesquelles pourront être réinvesties dans les activités qui font partie du cœur de métier de celle-ci. Le donneur d’ordre peut par exemple faire de meilleurs investissements publicitaires, améliorer son supply chain ou augmenter son capital et sa trésorerie.

Le BPO permet de réduire les frais de personnel

Une entreprise telecom, technologique ou logistique qui grandit a constamment besoin de nouvelles compétences pour améliorer sa valeur ajoutée. Suivre un processus de recrutement en interne est un véritable casse-tête et un important pôle de dépense, même pour les grands groupes.

L’entreprise doit penser au recrutement du personnel adéquat, à sa formation et à son recyclage régulier. Il y a aussi les charges sociales relatives à chaque employé qu’il faudra prendre en compte.

Lorsqu’un salarié chargé de la gestion des grands comptes est absent ou malade, le chef d’entreprise doit songer à son remplacement. Cela est nécessaire pour permettre la continuité du service que l’employé assure. Ce sont des aspects bien complexes qui ont un retour sur investissement faible.  

Avec le Business Process Outsourcing, toutes les dépenses relatives à la gestion du personnel sont réduites. D’abord, l’entreprise n’a plus à faire des recrutements dans la mesure où le prestataire met à sa disposition la main d’œuvre nécessaire au traitement efficace d’un service.

C’est le sous-traitant qui s’occupe de la formation du personnel et de tous les autres aspects qui s’y rapportent. Le prestataire spécialisé peut offrir une automatisation des fonctions qui lui sont confiées. Il les traite rapidement, ce qui améliore la vitesse du donneur d’ordre.

Le BPO permet de réduire les frais de location

Une réduction stratégique du nombre de consultants en interne entraine une diminution conséquente de l’espace de travail. L’entreprise réduit ses besoins en m2, ce qui permet de faire d’intéressantes économies.

Certains chefs d’entreprises spécialisées en e-commerce peuvent s’installer à leur domicile lorsqu’ils externalisent la gestion des commandes par exemple. Le process de recrutement des livreurs peut être confié à un prestataire externe

Le BPO permet de réduire les frais d’équipements

Une entreprise qui souhaite rester compétitive tout en fournissant des produits et des services de qualité doit investir dans l’acquisition de matériels. C’est un investissement indispensable qui doit aussi être fait dans les fonctions non essentielles si elles sont traitées en interne.

Lorsque la société opte pour la délocalisation, elle délègue les fonctions non essentielles à moyen et long terme. Le prestataire auquel elle fait recours met à disposition tous les équipements à la pointe de la technologie qui lui permettront de fournir des prestations de qualité. Le donneur d’ordre a tout simplement à payer les tarifs prévus en début de collaboration pour jouir de tout cet arsenal technologique. 

Avec l’externalisation des services, l’entreprise cliente n’a pas à gérer les frais de dépannage, de réparation ou de renouvellement des machines. Tout est à la charge du prestataire externe. L’entreprise commanditaire peut donc concentrer ses dépenses dans l’achat d’équipements destinés au traitement des fonctions principales.

Quelques astuces pour réussir son projet de Business Process Outsourcing

Externaliser les process métiers de transformation digitale par exemple n’est pas de tout repos. La tâche implique plusieurs aspects à prendre en compte.

La phase d’étude de faisabilité

L’étude de faisabilité vise à ressortir les tâches ou métiers les plus matures pouvant faire l’objet d’une externalisation offshore. L’entreprise en profite pour déterminer et évaluer les coûts de l’opération et les avantages qu’elle peut en tirer. Elle détermine aussi les risques de surcouts de l’infogérance.

Durant cette phase, le donneur d’ordre fait le point sur les problématiques sociales pouvant naitre de la mise en œuvre du projet. Il pose aussi les bases du contrat d’externalisation des services.

Ce dernier doit contenir certaines clauses dont l’une des plus importantes est la clause de confidentialité. Le sous-traitant doit respecter le secret professionnel afin que les données professionnelles de l’entreprise donneuse d’ordre soient protégées. 

Dès le départ, le donneur d’ordre doit mettre en place une solution de backsourcing ou de réversibilité. Lorsque les sous-traitants ne respectent pas les exigences prévues, l’entreprise pourra internaliser sans difficulté les services confiés. Elle s’assure ainsi de la continuité des services, quelle que soit la situation qui se présente dans l’exécution du projet d’externalisation.

La phase de modélisation et de planning

À ce niveau, c’est le plan de déploiement des processus à externaliser qu’il faut définir et peaufiner pour une optimisation des coûts. Le déploiement peut être fait par grappe, filiale ou processus par exemple. La production est ainsi mise à l’abri des risques de dysfonctionnement. Lorsque le plan de déploiement est fait, l’entreprise peut passer au choix de son prestataire. Cet aspect est capital à la parfaite mise en place du processus d’externalisation. Il doit se baser sur les compétences de celui-ci, visiter ses locaux et faire le tour des équipements qu’il a à sa disposition.

La phase de test

Cette phase consiste à mettre en place le projet d’externalisation de la gestion administrative sur un temps et un périmètre restreint. Elle permet d’éprouver la solution tout en mettant à l’épreuve les compétences réelles du fournisseur BPO sur les services externalisés. L’entreprise qui a recours à l’externalisation analyse les résultats du test afin d’ajuster le plan de déploiement global. Lorsque le prestataire ne répond pas aux attentes durant cette phase, le donneur d’ordre peut décider de rompre le contrat.

La phase de mise en production

C’est à cette étape que le donneur d’ordre réalise l’outsourcing effectif de toutes les missions ressorties dans la phase d’étude de faisabilité. Cependant, il faut penser à établir une cellule de pilotage et de suivi des missions en sous-traitance. Cette condition permet au donneur d’ordre de contrôler de près la qualité des prestations.

Les sociétés qui externalisent des processus métiers arrivent à réduire leurs coûts de fonctionnement. Le contrat d’externalisation du système d’information sert aussi à gagner du temps à consacrer à son cœur de métier. Toutefois, déléguer des services généraux doit se faire suivant des critères précis.


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