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Améliorer les résultats dans les fonctions non essentielles avec l’externalisation

En entreprise, les fonctions administratives non essentielles ou secondaires exigent du temps dans leur traitement. Elles ne sont pas seulement chronophages, elles nécessitent la mobilisation de plusieurs ressources humaines.

Je souhaite externaliser un process métier

Pour s’en sortir et conserver leur esprit de productivité et de réduction des coûts, les entreprises, petites, moyennes ou grandes, les externalisent auprès d’un prestataire spécialisé. L’outsourcing des fonctions secondaires est ainsi une bonne stratégie en raison des divers avantages qu’il offre.

Les fonctions non essentielles en entreprise : comment les déterminer ?

Les tâches administratives principales et les fonctions non essentielles contribuent à la bonne évolution de la société. Pour le chef d’entreprise, il n’est pas toujours simple de les distinguer. Pour y arriver, il faudra se fonder sur une période d’analyse et d’observation, selon le secteur dans lequel l’entreprise évolue. 

Les fonctions secondaires sont généralement celles qui ne font pas partie du cœur de métier de la société, malgré leur importance à sa bonne croissance. Elles exigent particulièrement des compétences précises et chères dans leur traitement. Dans la plupart des cas, les fonctions non essentielles n’ont pas un impact direct sur la performance du service ou du produit de la société. Pour une entreprise experte dans le domaine de la logistique par exemple, les tâches de comptabilisation sont secondaires. Elles peuvent ainsi être déléguées à un prestataire expert-comptable.

En quoi l’externalisation améliore les résultats des fonctions secondaires qui en font l’objet ?

Le traitement ou la gestion des fonctions non essentielles exige des compétences clés. Par exemple, dans une entreprise de menuiserie, la gestion de l’accueil et de la permanence téléphonique, bien que nécessaire, est une tâche secondaire. Elle contribue au développement de la société, mais elle ne fait pas partie du cœur de son métier. De plus, cette mission exige des qualités précises et un savoir-faire absolu. Il faudra recourir à des techniques qui permettront de cerner les réelles attentes du client pour lui proposer des solutions qui s’y adaptent. Le prestataire de services met à disposition ses technologies et ses équipements de dernière génération pour répondre aux exigences de l’entreprise cliente. 

Les prestataires extérieurs sont des spécialistes dans leurs domaines respectifs qui doivent respecter une obligation de résultat. Ils mettent à profit du donneur d’ordre leurs compétences acquises au fil de plusieurs années de pratique. L’entreprise commanditaire qui souhaite externaliser la paie par exemple n’a plus à investir dans le recrutement de personnel qualifié. Elle remplace les coûts fixes par des coûts variables et maîtrisables avec une stratégie d’externalisation

Les avantages de l’externalisation des fonctions non essentielles

Externaliser les fonctions non essentielles permet à l’entreprise de profiter de plusieurs avantages dont la meilleure qualité de ses services ou produits. Cependant, il faut veiller à ce que l’opération d’externalisation d’activités se déroule dans les meilleures conditions.

Réduire les coûts

L’outsourcing des processus rh non essentiels contribue à la diminution des dépenses professionnelles. Dans un premier temps, la société fait des économies d’impôt. Avec l’accompagnement des experts comptables externes, elle maitrise davantage ses impositions. En France par exemple, l’impôt sur le revenu est élevé. Pour l’entreprise, externaliser ses fonctions de conditionnement par exemple dans un pays dans lequel le taux d’imposition est faible. Elle réduit ainsi ses dépenses sans mettre en péril la qualité des produits ou services proposés. 

D’un autre côté, l’externalisation des fonctions secondaires comme le service informatique d’une entreprise de maçonnerie permet de réduire les coûts relatifs à la main d’œuvre. Les prestataires offshores fournissent le cadre dans lequel les missions seront exécutées, ce qui épargne l’entreprise donneuse d’ordre d’investir sur ce plan avec une bonne politique d’externalisation. De plus, les prestataires remplissent les missions suivant un budget bien défini. Ils respectent les exigences budgétaires contenues dans le cahier des charges. 

Se recentrer sur les fonctions principales

L’externalisation des processus non essentiels ne permet pas uniquement de faire des économies. Elle sert aussi à gagner du temps avec la délégation des fonctions qui ne sont pas directement liées aux activités principales de la société. Pendant que le prestataire se concentre sur les missions qui lui sont confiées, le donneur d’ordre recentre ses ressources matérielles et humaines sur les fonctions principales. Avec une bonne méthode, l’entreprise peut arriver à se distinguer sur le marché et à maximiser sa croissance grâce aux opérations d’externalisation. Elle peut jouir d’une meilleure productivité tout en s’affirmant auprès des concurrents du même domaine.

Accroitre la flexibilité

Le niveau de flexibilité est plus conséquent lorsque la société fait recours à un prestataire externe et lui confie certaines tâches. Le donneur d’ordre a du temps à concentrer au développement des activités principales. Il met en œuvre les meilleures techniques pour améliorer sa relation avec la clientèle. Lorsqu’il y a de nouveaux projets, l’entreprise peut les lancer plus rapidement. L’entreprise suit plus aisément les tendances du marché et s’y adapte grâce à l’externalisation de l’activité chronophage.

Profiter d’une meilleure technologie

Les dépenses sont généralement importantes au sein des entreprises qui désirent rester opérationnelles à tout moment. Investir dans l’acquisition des nouvelles technologies qui ne sont pas en rapport avec le cœur du métier n’est pas avantageux du point de vue économique. Les entreprises ont alors tendance à s’éviter ce type d’investissement. 

En contactant un prestataire extérieur disposant déjà de ces nouvelles technologies, le donneur d’ordre n’a plus à se préoccuper de cet aspect. Le sous-traitant utilise les outils de dernière génération à sa disposition pour fournir des prestations de qualité. 

Par ailleurs, la sous-traitance des fonctions non essentielles peut aider la société à proposer un service client dans différentes langues. C’est un aspect qui contribue à l’expansion mondiale de celle-ci.

L’externalisation des fonctions non essentielles : quels impacts sur les emplois ?

L’outsourcing des fonctions secondaire a des impacts aussi bien positifs que négatifs sur les emplois.

Les impacts positifs de l’externalisation sur les emplois

Les conventions appliquées au sein de l’entreprise du sous-traitant peuvent être différentes et plus avantageuses que celles de l’entreprise cliente. Avec le recours à l’externalisation, l’entreprise peut confier ses employés à son prestataire. Ceux-ci sont alors en mesure de profiter de nouvelles opportunités qui s’offrent à eux. 

Par ailleurs, en rejoignant une entreprise spécialisée dans un secteur donné, les employés ont la possibilité d’améliorer leurs compétences et leur capacité d’expertise. Cela contribuerait à l’évolution de leur carrière. 

Les impacts négatifs de l’externalisation sur les emplois

Dans plusieurs cas, la convention collective qu’applique le repreneur n’est pas très avantageuse pour les employés de certains métiers, dont la restauration, le nettoyage et le gardiennage. La convention collective peut être très peu intéressante sur les plans de la mutuelle, de la grille des salaires et des conditions de travail.

De plus, certaines externalisations peuvent contribuer à une véritable perte de rémunérations et des avantages sociaux pour les employés. L’entreprise qui transfère ses employés vers une société extérieure lui donne aussi le pourvoir quant à leurs embauche, discipline et congédiement. Le travailleur peut ainsi être remercié dans des conditions peu favorables.

Externaliser les fonctions non essentielles permet d’apporter une réelle amélioration dans leur traitement. Le fournisseur met à disposition ses compétences et ses technologies innovantes pour fournir des prestations sur mesure. Cependant, la solution d’outsourcing n’est avantageuse que lorsque le projet est bien réalisé.

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