[EXTERNALISATION RH] ▷ 5 Étapes, 6 Avantages, 1 Solution 🚀
L’externalisation RH consiste à confier certaines fonctions des ressources humaines à un prestataire externe. Cette pratique permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en optimisant leurs processus RH, en réduisant les coûts opérationnels et en accédant à une expertise spécialisée. Découvrez les enjeux, les avantages et les fonctionnalités de l’externalisation RH dans cet article.
Sommaire
- Qu'est ce que l’externalisation RH ?
- Avantages de l'externalisation RH
- Quelles fonctions RH peut-on externaliser ?
- Quelles sont les différentes formes d'externalisation ?
- Comment mettre en place l'externalisation RH ?
- 3 questions à se poser pour optimiser la gestion RH
- Risques liés à l'externalisation RH
- La solution Officéo
- FAQ
[VIDÉO] Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ? Explication en 3 min avec Officéo
Qu’est-ce que l’externalisation RH ?
L’externalisation RH consiste pour une entreprise à confier tout ou partie de sa gestion des ressources humaines à un prestataire externe spécialisé. Cela peut concerner des tâches opérationnelles, administratives ou même stratégiques.
Vous êtes dans une période d’activité intense ? Votre service RH ou votre direction sont débordés ? Vous pensez à externaliser vos fonctions RH ? N’hésitez pas à faire appel à nos assistants experts en la matière !
Je veux déléguer des missions RH
Avantages de l’externalisation RH
Vous hésitez toujours à externaliser vos services RH ? Voici 6 avantages qui pourraient vous faire changer d’avis :
- Réduction des coûts : Diminue les dépenses liées aux équipes RH internes, aux formations et aux outils, en ne payant que pour les services nécessaires.
- Accès à une expertise spécialisée : Profitez de l’expertise d’experts RH à jour sur le droit du travail, la paie et la gestion des talents.
- Gain de temps : Libérez du temps en déléguant les tâches administratives pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
- Flexibilité et évolutivité : Ajustez facilement les services RH en fonction de la croissance de l’entreprise, des besoins saisonniers ou des restructurations.
- Conformité réglementaire : Réduisez les risques juridiques en assurant le respect des obligations légales et des normes en vigueur.
- Optimisation des processus RH : Bénéficiez d’outils RH performants pour améliorer l’efficacité et la satisfaction des employés.
Quelles fonctions RH peut-on externaliser ?
Les fonctions RH que l’on peut externaliser sont très variées. Elles peuvent inclure :
Quelles sont les différentes formes d’externalisation ?
L’externalisation peut prendre différentes formes, et il est important de choisir la solution la plus adaptée aux besoins et aux objectifs de l’entreprise. On peut choisir d’externaliser une partie de ses fonction rh (externalisation partielle) ou la totalité de ses fonctions rh. Quand la première permet de conserver un certain contrôle, l’autre permet de déléguer complètement la gestion d’une activité.
Externalisation partielle :
- Seules certaines tâches ou fonctions spécifiques sont externalisées ;
- L’entreprise conserve le contrôle sur les aspects stratégiques et les activités clés ;
- Ces missions peuvent être opérées par des assistants administratifs indépendants ou des prestataires spécialisés.
Externalisation totale :
- L’ensemble d’une fonction ou d’un département est externalisé ;
- L’entreprise confie la gestion complète de l’activité à un prestataire externe ;
- Ces missions peuvent être confiées à des responsables RH, des cabinets de recrutement…
Le choix entre une externalisation partielle ou totale dépend de plusieurs facteurs :
- La taille de l’entreprise : les petites entreprises peuvent opter pour une externalisation totale de certaines fonctions, tandis que les grandes entreprises préfèrent souvent une externalisation partielle.
- La nature de l’activité : certaines activités se prêtent mieux à une externalisation totale que d’autres.
- Les objectifs de l’entreprise : L’externalisation peut viser à réduire les coûts, à améliorer la qualité des services ou à accéder à une expertise spécialisée.
- Les ressources internes : l’entreprise doit disposer des ressources nécessaires pour gérer l’externalisation, notamment en termes de communication et de suivi.
Ainsi, avant de faire appel à une solution d’externalisation coûteuse comme un cabinet de recrutement, l’entreprise doit définir son besoin.
- Définir les besoins de l’entreprise : Il est important de déterminer les fonctions RH à externaliser et les objectifs à atteindre.
- Choisir le prestataire externe : Il est important de choisir un prestataire externe qui possède l’expertise et l’expérience nécessaires.
- Établir un contrat clair : Le contrat doit définir les services fournis, les obligations de chaque partie et les modalités de paiement.
- Mettre en place une communication efficace : Il est important de mettre en place une communication régulière avec le prestataire externe.
- Suivre et évaluer les résultats : Il est important de suivre et d’évaluer régulièrement les résultats de l’externalisation pour s’assurer qu’elle répond aux besoins de l’entreprise.
3 questions à se poser pour optimiser l’externalisation de la gestion RH
Il serait regrettable pour votre entreprise de faire appel à un service d’externalisation surqualifié et onéreux, pour ne finalement opérer que des tâches à faible valeur ajoutée délégables à un assistant administratif.
Voici quelques questions à vous poser avant d’externaliser pour optimiser votre gestion RH :
- Quelles sont les personnes polluées par les tâches RH dans votre entreprise ? Le service RH, vos autres BU ou bien la direction générale ?
- Quelle est la nature des tâches parasites ? Décisives ou bien administratives ?
- Est-ce qu’une personne interne à votre entreprise pourrait s’en occuper ? En a-t-elle le temps et les capacités ?
💡
Cas concrets
- Ma direction est polluée par la gestion des dossiers du personnel. Personne n’a le temps de s’en occuper en interne. Pour autant la charge de travail ne nécessite pas de recruter un temps plein sur le sujet.
➡️L’entreprise externalise les missions administratives RH transverses (préparation de paie, gestion de planning, des dossiers du personnel, rédaction de contrats…) ✔️ - Mon service RH n’arrive plus à gérer les campagnes de recrutement, les entretiens leur prennent trop de temps, les erreurs de castings se multiplient et le turn-over a tendance à augmenter.
➡️ L’entreprise choisit de travailler ponctuellement avec un assistant administratif pour le sourcing (publication des annonces, screening de cv, qualification téléphonique des candidats, organisation des entretiens entre candidats et managers…) ✔️ - Je suis dans une période d’activité intense. Mon service RH est obnubilé par des recrutements à la chaîne et n’a plus le temps pour les tâches administratives annexes…
➡️ L’entreprise externalise à un prestataire administratif pour l’onboarding de nouveaux salariés, la préparation des démarches réglementaires liées au recrutement, la préparation de paie…✔️
Risques liés à l’externalisation RH
Faire appel à une assistance administrative est une excellente solution pour gagner en efficacité et en flexibilité, mais il est essentiel de choisir le bon prestataire pour éviter certains risques, notamment :
- Perte de contrôle : Déléguer des fonctions clés peut limiter la maîtrise interne sur les processus et les décisions stratégiques.
- Moins de personnalisation : Les solutions externalisées peuvent ne pas toujours être parfaitement adaptées à la culture et aux besoins spécifiques de l’entreprise.
- Problèmes de confidentialité : Le partage de données sensibles avec un prestataire externe peut accroître les risques de fuite ou d’utilisation inappropriée.
- Dépendance au prestataire : Une forte dépendance à un prestataire RH peut rendre l’entreprise vulnérable en cas de rupture de contrat ou de baisse de qualité des services.
- Coûts cachés : Certaines prestations non incluses dans le contrat initial peuvent entraîner des frais supplémentaires imprévus.
- Complexité de la communication : Coordonner les actions entre l’entreprise et le prestataire peut générer des délais et des malentendus, impactant la réactivité RH.
Il est donc crucial d’opter pour un service qui offre transparence, expertise adaptée à votre secteur et un accompagnement sur-mesure afin de garantir une gestion administrative fluide et sécurisée. Mais que faire alors ?
La solution Officéo
Pas de panique ! Officéo est LA solution qu’il vous faut ! Voici comment Officéo remédie à chacun des risques listés plus haut pour une externalisation RH de qualité !
- Perte de contrôle → Officéo garantit un suivi rigoureux grâce à ses Account Managers, qui jouent un rôle de tiers de confiance pour assurer la transparence et la qualité du service en recueillant régulièrement vos feedbacks.
- Moins de personnalisation → Nos assistants RH indépendants sont sélectionnés en fonction de votre secteur d’activité et de votre organisation, avec des compétences vérifiées en amont via des tests exigeants, garantissant ainsi une adaptation optimale à vos besoins spécifiques.
- Problèmes de confidentialité → Toutes les informations et documents relatifs à la mission sont accessibles dans un espace sécurisé, garantissant la protection des données sensibles et le respect des normes en vigueur.
- Dépendance au prestataire → En cas d’absence ou d’imprévu, Officéo assure la continuité de service en remplaçant immédiatement l’assistant sans frais supplémentaires, garantissant ainsi une prestation sans interruption.
- Coûts cachés → Officéo offre une transparence totale avec une tarification sans frais masqués, sans coûts RH cachés (recrutement, charges patronales), permettant une gestion budgétaire maîtrisée.
- Complexité de la communication → Nos solutions sont flexibles et modulables, permettant d’adapter facilement le volume de travail selon vos besoins, tout en offrant plusieurs canaux de communication (email, call, applicatif) pour une collaboration fluide et réactive.
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Pourquoi choisir Officéo pour mon externalisation RH ?
Flexibilité totale
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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.
Questions fréquentes
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🔎 Quels sont les domaines RH les plus externalisés ?
En général, ce sont les missions RH opérationnelles qui sont les plus externalisées, notamment à un responsable RH ou un cabinet de recrutement. Ces missions englobent le recrutement de candidats, la gestion de la paie, le conseil juridique…
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🖨️ À quoi correspondent les tâches administratives RH ?
Les tâches RH dites « administratives » ne sont pas vouées à créer, ou ne créent pas directement, de chiffre d’affaires. Parmi ces missions, vous pouvez compter la gestion administrative du personnel, la préparation de paie, le suivi de réglementation…
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🤔 À quels types d’entreprises s’adresse l’externalisation RH ?
L’externalisation RH s’adresse à tous types d’entreprises, quelque soit la taille ou le secteur d’activités : TPE, PME, start-up… Cependant, chaque entreprise doit évaluer ses besoins spécifiques ainsi que les avantages et inconvénients potentiels avant de choisir d’externaliser.
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