[EXTERNALISATION RH] ▷ Définition, 6 Avantages, 5 Étapes 🚀

[VIDÉO] Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ? Explication en 3 min avec Officéo

Qu’est-ce que l’externalisation RH ?

L’externalisation RH consiste pour une entreprise à confier tout ou partie de la gestion de ses ressources humaines à un prestataire externe spécialisé. Cette solution permet de déléguer des missions variées, allant des tâches purement administratives (gestion de la paie, suivi des dossiers du personnel, déclarations sociales) aux actions plus opérationnelles (recrutement, formation, gestion des plannings), voire stratégiques (accompagnement au changement, politique RH, audit social). En s’appuyant sur une expertise extérieure, l’entreprise gagne en flexibilité, optimise ses ressources internes et peut se recentrer sur son cœur d’activité tout en bénéficiant de pratiques RH à jour et conformes aux obligations légales.

6 Avantages de l’externalisation RH

Vous hésitez toujours à externaliser vos services RH ? Voici 6 avantages qui pourraient vous faire changer d’avis :

• Réduction des coûts : Diminue les dépenses liées aux équipes RH internes, aux formations et aux outils, en ne payant que pour les services nécessaires.
• Accès à une expertise spécialisée : Profitez de l’expertise d’experts RH à jour sur le droit du travail, la paie et la gestion des talents.
• Gain de temps : Libérez du temps en déléguant les tâches administratives pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
• Flexibilité et évolutivité : Ajustez facilement les services RH en fonction de la croissance de l’entreprise, des besoins saisonniers ou des restructurations.
• Conformité réglementaire : Réduisez les risques juridiques en assurant le respect des obligations légales et des normes en vigueur.
• Optimisation des processus RH : Bénéficiez d’outils RH performants pour améliorer l’efficacité et la satisfaction des employés.

Quelles fonctions RH peut-on externaliser ?

Les fonctions RH que l’on peut externaliser sont très variées. Elles peuvent inclure :

• Gestion de la paie : Traitement des salaires, déclarations sociales et conformité avec les obligations légales.
• Recrutement : Recherche, sélection et intégration des talents en fonction des besoins de l’entreprise.
• Gestion administrative du personnel : Rédaction des contrats, suivi des dossiers salariés et gestion des obligations légales.
• Formation professionnelle : Identification des besoins, planification des formations et gestion des budgets associés.
• Gestion des absences et congés : Suivi des jours de congé, absences pour maladie et respect des réglementations en vigueur.
• Conformité légale et veille sociale : Surveillance des évolutions légales et mise en conformité des processus RH.
• Gestion des avantages sociaux : Administration des avantages tels que la mutuelle, la prévoyance et les titres-restaurants.
• Gestion des performances et carrières : Évaluation des collaborateurs et mise en place de plans de développement de carrière.

Quelles sont les différentes formes d’externalisation ?

L’externalisation peut prendre différentes formes, et il est important de choisir la solution la plus adaptée aux besoins et aux objectifs de l’entreprise. On peut choisir d’externaliser une partie de ses fonction rh (externalisation partielle) ou la totalité de ses fonctions rh. Quand la première permet de conserver un certain contrôle, l’autre permet de déléguer complètement la gestion d’une activité.

• Externalisation partielle : seules certaines tâches précises sont déléguées à des assistants indépendants ou prestataires spécialisés, tandis que l’entreprise garde le pilotage stratégique.
• Externalisation totale : toute une fonction (ex. RH ou recrutement) est confiée à un prestataire externe qui en assure la gestion complète, comme un cabinet ou un responsable externalisé.

Le choix entre une externalisation partielle ou totale dépend de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’entreprise (les petites structures optent plus facilement pour une externalisation totale, tandis que les grandes privilégient souvent une approche partielle), la nature de l’activité concernée, les objectifs visés (réduction des coûts, amélioration de la qualité, accès à une expertise) et les ressources internes disponibles pour assurer le pilotage et le suivi des missions externalisées.

Questions à se poser pour définir son besoin d’externalisation

Il serait regrettable pour votre entreprise de faire appel à un service d’externalisation surqualifié et onéreux, pour ne finalement opérer que des tâches à faible valeur ajoutée délégables à un assistant administratif.
Voici quelques questions à vous poser avant d’externaliser pour optimiser votre gestion RH :

• Quelles sont les personnes polluées par les tâches RH dans votre entreprise ? Le service RH, vos autres BU ou bien la direction générale ?
• Quelle est la nature des tâches parasites ? Décisives ou bien administratives ?
• Est-ce qu’une personne interne à votre entreprise pourrait s’en occuper ? En a-t-elle le temps et les capacités ?

Comment mettre en place l’externalisation RH ? Les 5 étapes

Ainsi, il est crucial pour l’entreprise de définir son besoin avant de passer à l’étape suivante de l’externalisation. Voici les étapes à suivre pour assurer une externalisation RH optimisée :

1. Définir les besoins de l’entreprise : Il est important de déterminer les fonctions RH à externaliser et les objectifs à atteindre.
2. Choisir le prestataire externe : Il est important de choisir un prestataire externe qui possède l’expertise et l’expérience nécessaires.
3. Établir un contrat clair : Le contrat doit définir les services fournis, les obligations de chaque partie et les modalités de paiement.
4. Mettre en place une communication efficace : Il est important de mettre en place une communication régulière avec le prestataire externe.
5. Suivre et évaluer les résultats : Il est important de suivre et d’évaluer régulièrement les résultats de l’externalisation pour s’assurer qu’elle répond aux besoins de l’entreprise.

Risques liés à l’externalisation RH

Faire appel à une assistance administrative est une excellente solution pour gagner en efficacité et en flexibilité, mais il est essentiel de choisir le bon prestataire pour éviter certains risques, notamment :

• Perte de contrôle : Déléguer des fonctions clés peut limiter la maîtrise interne sur les processus et les décisions stratégiques.
• Moins de personnalisation : Les solutions externalisées peuvent ne pas toujours être parfaitement adaptées à la culture et aux besoins spécifiques de l’entreprise.
• Problèmes de confidentialité : Le partage de données sensibles avec un prestataire externe peut accroître les risques de fuite ou d’utilisation inappropriée.
• Dépendance au prestataire : Une forte dépendance à un prestataire RH peut rendre l’entreprise vulnérable en cas de rupture de contrat ou de baisse de qualité des services.
• Coûts cachés : Certaines prestations non incluses dans le contrat initial peuvent entraîner des frais supplémentaires imprévus.
• Complexité de la communication : Coordonner les actions entre l’entreprise et le prestataire peut générer des délais et des malentendus, impactant la réactivité RH.

Il est donc crucial d’opter pour un service qui offre transparence, expertise adaptée à votre secteur et un accompagnement sur-mesure afin de garantir une gestion administrative fluide et sécurisée. Mais que faire alors ?

La solution Officéo

Pas de panique ! Officéo est LA solution qu’il vous faut ! Voici comment Officéo remédie à chacun des risques listés plus haut pour une externalisation RH de qualité !

• Perte de contrôle → Officéo garantit un suivi rigoureux grâce à ses Account Managers, qui jouent un rôle de tiers de confiance pour assurer la transparence et la qualité du service en recueillant régulièrement vos feedbacks.
• Moins de personnalisation → Nos assistants RH indépendants sont sélectionnés en fonction de votre secteur d’activité et de votre organisation, avec des compétences vérifiées en amont via des tests exigeants, garantissant ainsi une adaptation optimale à vos besoins spécifiques.
• Problèmes de confidentialité → Toutes les informations et documents relatifs à la mission sont accessibles dans un espace sécurisé, garantissant la protection des données sensibles et le respect des normes en vigueur.
• Dépendance au prestataire → En cas d’absence ou d’imprévu, Officéo assure la continuité de service en remplaçant immédiatement l’assistant sans frais supplémentaires, garantissant ainsi une prestation sans interruption.
• Coûts cachés → Officéo offre une transparence totale avec une tarification sans frais masqués (formation, recrutement,…), permettant une gestion budgétaire maîtrisée.
• Complexité de la communication → Nos solutions sont flexibles et modulables, permettant d’adapter facilement le volume de travail selon vos besoins, tout en offrant plusieurs canaux de communication (email, call, applicatif) pour une collaboration fluide et réactive.

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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.