Externalisation RH : notre guide stratégique + solutions 🚀

[VIDÉO] Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ? Explication en 2 min avec Officéo

Vous êtes dans une période d’activité intense ? Votre service RH ou votre direction sont débordés ? Vous pensez à externaliser une partie de vos fonctions mais les tarifs des responsables RH indépendants et des cabinets de recrutement vous ont fait déchanter. Prenez un temps de réflexion. Avez-vous envisagé l’externalisation administrative de vos fonctions RH ? Peut-être qu’il n’est pas nécessaire d’externaliser la totalité de vos processus opérationnels mais uniquement de faire appel à un soutien administratif solide. Comment le savoir ? C’est que l’on vous explique dans notre article !

Je veux déléguer des missions RH

Comment définir l’externalisation RH ?

L’externalisation des ressources humaines consiste pour une entreprise à déléguer une partie ou la totalité de ses fonctions RH à un prestataire externe.

Le but de l’externalisation des ressources humaines est de faire traiter par un tiers des aspects chronophages et non stratégiques pour les dirigeants et aider à la croissance de l’entreprise. Elle vise à dégager du temps et de l’énergie pour l’entreprise afin qu’elle se concentre sur son cœur de métier.
Dans l’externalisation RH, il est possible de déléguer la totalité de vos fonctions RH ou bien uniquement la partie administrative : 

• L’intégralité des missions avec prise de décision comportent les missions à forte valeur ajoutée telles que le passage d’entretiens, le choix de candidats, la gestion de paie, le suivi de performances des employés, la prise de décisions stratégique RH… Ces missions peuvent être confiées à des responsables RH, des cabinets de recrutement… ;
• Le volet administratif des fonctions RH se rapporte à des missions de soutien administratif. Par exemple pour le recrutement : la publication des annonces, le screening des CV, la qualification téléphonique des candidats, la mise en relation entre candidats et managers. Ces missions peuvent être opérées par des assistants administratifs indépendants ou des prestataires spécialisés.

Ainsi, avant de faire appel à une solution d’externalisation coûteuse comme un cabinet de recrutement, l’entreprise doit définir son besoin. Vous vous demandez comment évaluer ce dernier ? La réponse juste en dessous !

3 questions à se poser pour optimiser l’externalisation de la gestion RH

Il serait regrettable pour votre entreprise de faire appel à un service d’externalisation surqualifié et onéreux, pour ne finalement opérer que des tâches à faible valeur ajoutée délégables à un assistant administratif.
Voici quelques questions à vous poser avant d’externaliser :

• Quelles sont les personnes polluées par les tâches RH dans votre entreprise ? Le service RH, vos autres BU ou bien la direction générale ?
• Quelle est la nature des tâches parasites ? Décisive ou bien administrative ?
• Est-ce qu’une personne interne à votre entreprise pourrait s’en occuper ? En a-t-elle le temps et les capacités ?

Faire appel à une assistance administrative : les avantages

L’assistance administrative est une solution pour la gestion RH qui apporte trois avantages principaux :

• Agilité : l’assistant administratif RH peut ajuster son volume horaire en fonction de l’activité de votre entreprise. En s’occupant, par exemple, 6h par semaine des tâches administratives de votre service RH, ces 6h sont réinvesties qualitativement par votre équipe RH dans des tâches plus qualifiées. Vous pouvez aussi entendre « agilité » en termes de coûts : en effet, l’assistant RH est payé pour son travail effectif, à l’heure et non au forfait (ou à la demi-journée) comme peuvent facturer les responsables RH ;
• Expertise : de la même façon que pour l’agilité, l’expertise se présente comme un double avantage. D’un côté, faire appel à un assistant administratif RH qui est expert permet d’éviter les erreurs administratives. De l’autre côté, il permet à vos équipes de se reconcentrer pleinement sur leur cœur de métier et de l’exercer dans les meilleures conditions ;
• Fiabilité : tout dépend du prestataire auquel vous ferez appel. Pour les meilleurs, ils pourront assurer une continuité de service, essentielle lorsque l’on a à traiter avec de l’humain, et même vous proposer de remplacer votre assistant en cas d’absence imprévue. C’est un avantage qui peut difficilement être délivré par un freelance en direct, mieux vaut choisir une entreprise prestataire de services.

Faire appel à des outils, qu’en est-il ?

Il existe aujourd’hui de nombreux outils dédiés aux ressources humaines, pour tous types de tâches. En voici quelques-uns qui pourraient vous intéresser :

• PayFit : solution de gestion de paie et d’administration du personnel. Elle automatise le calcul des salaires, la génération des fiches de paie, et gère les déclarations sociales, ce qui simplifie le processus pour les entreprises ;
• BambooHR : système de gestion des ressources humaines qui centralise les informations des employés, suit les performances, et facilite les processus de recrutement, d’onboarding, et de gestion des absences ;
• Workday : solution de gestion RH et financière conçue pour les grandes entreprises. Elle offre des fonctionnalités complètes pour la gestion des talents, la paie, les performances, et la planification de la main-d’œuvre ;
• …

Le champ d’action des outils RH s’est largement développé, notamment depuis l’avènement des IA génératives. Or, il est quand même nécessaire de nourrir ces outils par des inputs, de les paramétrer et de les opérer. Ainsi, l’association outil RH + externalisation administrative est un comb gagnant.

Quelles tâches d’assistance RH externaliser ?

L’externalisation administrative de la gestion des ressources humaines englobe de nombreuses tâches qui, couplées avec des outils adéquats, peuvent suffire à votre entreprise.

Voici quelques missions que vous pouvez confier à un assistant RH indépendant :

• L’assistance au sourcing : publication d’annonces, screening des CV, qualification téléphonique des candidats… ;
• La rédaction des contrats de travail ;
• La gestion de l’onborading ;
• L’organisation et mise en place de formations ;
• La gestion administrative des dossiers du personnel ;
• Le traitement des absences et congés des employés ;
• La préparation et le suivi de la paie ;
• …

Le service Officéo

Notre entreprise vous fournit un service qui s’appuie sur un ou des assistants RH indépendants. Nos assistants sont des professionnels aguerris à votre secteur d’activité et typologie d’organisation, dont les compétences ont été vérifiées en amont à travers des tests exigeants.

Au cours de la mission, nos Account Managers, tiers de confiance entre vous et l’assistant, s’assurent de la qualité du service fourni en récoltant vos feedbacks par le canal que vous souhaitez (email, call, applicatif…). Après chaque mission, un compte rendu auquel vous avez accès dans un espace sécurisé est édité par l’assistant.

En cas de vacances ou d’absence imprévue, nous remplaçons immédiatement l’assistant en assurant la continuité de service sans aucuns frais additionnels pour vous. Besoin d’un volume de travail plus important pour une semaine en particulier ? Nos contrats de prestation sont modulables à tous moments.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Officéo c’est 0 coûts fixes et 100% de coûts variables !

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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

Pourquoi choisir Officéo pour mon externalisation RH ?

Et comment ça marche concrètement ?

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Questions fréquentes sur l’externalisation RH