[Externalisation ADV] Fiabilité & variabilité des coûts assurées 🔒

[VIDEO] Tout savoir l’externalisation adv en 3 minutes !

Vous êtes une PME, une grande structure ou même une startup ? Vous souhaitez augmenter les performances commerciales de votre entreprise sans surcharger plus vos commerciaux, ni avoir à embaucher ? Ou bien vous désirez simplement fluidifier vos processus de vente et améliorer votre service client ? Ne cherchez plus. Officéo est la solution d’externalisation des ventes, agile, fiable et experte, qui ne requiert pas de gestion RH.

Qu’est-ce que l’administration des ventes ?

L’administration des ventes (adv) est une fonction de l’entreprise qui permet de soutenir administrativement son activité commerciale.

Elle est opérée généralement par l’administrateur des ventes ou bien par le commercial lui-même dans les petites structures. Plus qu’un soutien administratif, l’administrateur des ventes fait le relais entre les clients, le commercial et les fournisseurs. Il est en charge de plusieurs missions :

• Des missions liées directement à la vente : préparation des contrats commerciaux, supervision des procédures administratives à mettre en place pour la vente et de leur application, assurance du traitement, de l’envoi et du suivi logistique des commandes, coordination des différents acteurs de la vente…
• Des missions liées à l’après-vente (service client) : facturation client, gestion des réclamations client, aide administrative au recouvrement des créances…

Quand elle est bien réalisée, l’administration des ventes permet d’optimiser les activités du commercial et booster sa productivité (et par la même occasion, le chiffre d’affaires de votre entreprise !).

Pourquoi externaliser son adv avec une entreprise prestataire de services ?

Recourir à l’externalisation pour l’Administration des Ventes n’est pas qu’une question de gain de temps, c’est une décision qui a un impact direct sur la performance globale de l’entreprise.

1. Maîtrise et variabilité des coûts

C’est l’argument financier le plus puissant. L’externalisation permet de passer de coûts fixes à des coûts variables.

• Réduction des charges RH : Vous éliminez les frais liés au salariat (charges sociales, recrutement, formation, congés, turn-over).
• Flexibilité budgétaire : Vous ne payez que pour le service rendu ou les heures effectivement travaillées, ajustant la prestation aux pics et aux creux d’activité.

2. Accès immédiat à une expertise spécialisée

Un prestataire ADV externe est, par définition, déjà formé et opérationnel.

• Compétences pointues : Il maîtrise les outils de gestion avancés (CRM, ERP, outils de facturation) et les meilleures pratiques sectorielles.
• Fiabilité et rigueur : L’externalisation apporte une méthodologie et une rigueur qui garantissent la conformité des documents et la rapidité des traitements.

3. Gain de temps pour les fonctions clés

La gestion administrative peut absorber un temps précieux des équipes commerciales.

• Concentration commerciale : En déléguant l’ADV, vos commerciaux se concentrent sur la prospection et la négociation, leurs missions à forte valeur ajoutée
• Allègement de la direction : Les dirigeants de PME, souvent impliqués dans l’administratif, peuvent se recentrer sur la stratégie et le développement.

4. Flexibilité et évolutivité du service

L’externalisation s’adapte parfaitement à l’évolution de votre entreprise.

• Adaptation rapide : Besoin d’un support intensif pendant le lancement d’un produit ? La charge de travail est facilement augmentée. La demande ralentit ? Elle est réduite sans procédure de licenciement.
• Continuité de service : Les congés, maladies ou départs du prestataire n’impactent pas vos opérations commerciales, le service étant géré par l’entité externe.

6 prestations adv à externaliser avec Officéo

Nous offrons une solution d’externalisation administrative aux entreprises. Ainsi, nos assistants sont en capacité de prendre en charge votre administratif lié à l’administration des ventes. Voici quelques missions, entre autres, que vous pourriez leur déléguer :

• La gestion d’un processus de facturation client ;
• Le traitement, l’expédition et le suivi des commandes clients ;
• La préparation de contrats commerciaux ;
• L’envoi de lettres de relance aux clients ;
• L’aide au recouvrement de créances ;
• L’enregistrement de vos factures de ventes en base de données.

A noter que le service Officéo ne se limite pas à l’assistance adv. S’il vous est nécessaire de travailler avec un profil polyvalent, avec des notions de comptabilité, ou encore juridique, c’est possible.

Pourquoi faire appel à nous ?

Une administration des ventes qui fonctionne bien, avec un suivi de facturation efficace, permet de prévenir les contentieux, limiter les politiques de recouvrement et donc garder une trésorerie pleine et fonctionnelle. C’est un processus totalement administratif qui peut être facilement déléguer ponctuellement à un prestataire, c’est là qu’Officéo intervient.

Officéo n’est pas une agence d’intérim ou encore de placement.

Nous travaillons avec des secrétaires indépendants aguerris à l’administration des ventes dont les compétences ont été vérifiées par l’intermédiaire de tests exigeants.

En fonction de votre besoin, nous sommes en capacité de vous proposer un assistant, ou bien un pool d’assistants, que nous déployons sous 48h.
Au cours de la mission rendue, nos Accounts Manager tiers de confiance entre vous et l’intervenant, s’assurent de la qualité du service fourni en récoltant vos feedbacks par le canal que vous souhaitez (applicatif, email, call…). A la fin de chaque mission, un compte-rendu est rédigé par l’assistant. Vous y avez accès dans un espace confidentiel et sécurisé.

En cas de vacances ou d’absence imprévue de l’assistant, nous le remplaçons immédiatement tout en assurant la continuité de service, sans aucun frais additionnels pour vous. Nos contrats de prestation, à l’inverse d’un contrat de travail, sont modulables : vous ressentez un pic d’activité et avez besoin d’augmenter le volume horaire de votre assistant ? Aucun souci, c’est ajustable. Nos assistants peuvent intervenir 70h par mois aussi bien que 70h par semaine.

Officéo, c’est aussi un service sans frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Officéo c’est 0 coûts fixes et 100% de coûts variables !

Officéo, le meilleur compromis ?

Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant aux alternatives du marché.
Quels avantages vous offre Officéo ?
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Ils nous font confiance

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Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.

Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.

Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

Je souhaite être rappelé(e)

J’appelle directement : 01 49 70 98 63

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Questions fréquentes