Externalisation ADV ▶️ fiabilité & variabilité des coûts assurées
L’externalisation de l’administration des ventes procure de nombreux avantages pour votre entreprise : réduction des coûts, allègement de la charge de travail, amélioration du service client… Pourquoi ne pas sauter le pas ?
[VIDEO] Tout savoir l’externalisation adv en 3 minutes !
Vous êtes une PME, une grande structure ou même une startup ? Vous souhaitez augmenter les performances commerciales de votre entreprise sans surcharger plus vos commerciaux, ni avoir à embaucher ? Ou bien vous désirez simplement fluidifier vos processus de vente et améliorer votre service client ? Ne cherchez plus. Officéo est la solution d’externalisation des ventes, agile, fiable et experte, qui ne requiert pas de gestion RH.
Qu’est-ce que l’administration des ventes ? Définition, rôle et métier
L’administration des ventes (adv) est une fonction de l’entreprise qui permet de soutenir administrativement son activité commerciale.
Elle est opérée généralement par l’administrateur des ventes ou bien par le commercial lui-même dans les petites structures. Plus qu’un soutien administratif, l’administrateur des ventes fait le relais entre les clients, le commercial et les fournisseurs. Il est en charge de plusieurs missions :
- Des missions liées directement à la vente : préparation des contrats commerciaux, supervision des procédures administratives à mettre en place pour la vente et de leur application, assurance du traitement, de l’envoi et du suivi logistique des commandes, coordination des différents acteurs de la vente…
- Des missions liées à l’après-vente (service client) : facturation client, gestion des réclamations client, aide administrative au recouvrement des créances…
Quand elle est bien réalisée, l’administration des ventes permet d’optimiser les activités du commercial et booster sa productivité (et par la même occasion, le chiffre d’affaires de votre entreprise !).
Pourquoi externaliser son adv avec une entreprise prestataire de services ?
L’administration des ventes est une fonction qui reste encore souvent internalisée dans les entreprises, parfois réalisée par les commerciaux eux même. Pourtant, elles ont tout à gagner à externaliser ! Voici quelques avantages qui vous donneront envie, vous aussi, d’opter pour cette solution :
- Agilité : contrairement à un contrat de travail CDD/CDI, le prestataire opère sur un contrat de prestation, ce qui lui permet de moduler les horaires en fonction de votre besoin effectif de travail. Du côté de votre entreprise, en cas de pic de travail, il suffit d’une simple discussion avec le Customer Success Manager pour ajuster le volume horaire de la mission ;
- Expertise : les prestataires avec qui vous travaillez sont déjà expérimentés dans le domaine adv. Ainsi, fini les erreurs de précipitation, votre service adv est opéré en toute simplicité et orienté sur la relation client uniquement. De plus, vos commerciaux, dépollués de cette charge administrative, pourront exercer un meilleur service auprès de vos prospects ;
- Fiabilité : fini les périodes d’essais qui n’aboutissent pas, envolé le no-show trop fréquent de l’intérim. L’entreprise prestataire de services vous assure le suivi de votre mission et, pour les meilleurs, la continuité de service ;
- Variabilité des coûts : de manière générale, faire appel à une entreprise prestataire de services vous assure de variabiliser vos coûts : en effet, au contraire du salariat vous n’avez pas à faire face à des coûts RH (recrutement, formation, turn over…) ni à des coûts liés au contrat de travail (charges patronales).
6 prestations adv à externaliser avec Officéo
Nous offrons une solution d’externalisation administrative aux entreprises. Ainsi, nos assistants sont en capacité de prendre en charge votre administratif lié à l’administration des ventes. Voici quelques missions, entre autres, que vous pourriez leur déléguer :
- La gestion d’un processus de facturation client ;
- Le traitement, l’expédition et le suivi des commandes clients ;
- La préparation de contrats commerciaux ;
- L’envoi de lettres de relance aux clients ;
- L’aide au recouvrement de créances ;
- L’enregistrement de vos factures de ventes en base de données.
A noter que le service Officéo ne se limite pas à l’assistance adv. S’il vous est nécessaire de travailler avec un profil polyvalent, avec des notions de comptabilité, ou encore juridique, c’est possible.
Pourquoi faire appel à nous ?
Une administration des ventes qui fonctionne bien, avec un suivi de facturation efficace, permet de prévenir les contentieux, limiter les politiques de recouvrement et donc garder une trésorerie pleine et fonctionnelle. C’est un processus totalement administratif qui peut être facilement déléguer ponctuellement à un prestataire, c’est là qu’Officéo intervient.
Officéo n’est pas une agence d’intérim ou encore de placement.
Nous travaillons avec des secrétaires indépendants aguerris à l’administration des ventes dont les compétences ont été vérifiées par l’intermédiaire de tests exigeants.
En fonction de votre besoin, nous sommes en capacité de vous proposer un assistant, ou bien un pool d’assistants, que nous déployons sous 48h.
Au cours de la mission rendue, nos Accounts Manager tiers de confiance entre vous et l’intervenant, s’assurent de la qualité du service fourni en récoltant vos feedbacks par le canal que vous souhaitez (applicatif, email, call…). A la fin de chaque mission, un compte-rendu est rédigé par l’assistant. Vous y avez accès dans un espace confidentiel et sécurisé.
En cas de vacances ou d’absence imprévue de l’assistant, nous le remplaçons immédiatement tout en assurant la continuité de service, sans aucun frais additionnels pour vous. Nos contrats de prestation, à l’inverse d’un contrat de travail, sont modulables : vous ressentez un pic d’activité et avez besoin d’augmenter le volume horaire de votre assistant ? Aucun souci, c’est ajustable. Nos assistants peuvent intervenir 70h par mois aussi bien que 70h par semaine.
Officéo, c’est aussi un service sans frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Officéo c’est 0 coûts fixes et 100% de coûts variables !
Officéo, le meilleur compromis ?
Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant aux alternatives du marché.
Quels avantages vous offre Officéo ?
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Ils nous font confiance
Comment ça marche ?
Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin. 
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous. 
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant. 
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Questions fréquentes
🧐Pourquoi externaliser une activité ?
Externaliser une activité vous permet de maîtriser vos coûts mais aussi d’accéder à un service expert et fiable.
🕵️Quel est le rôle d’un assistant ADV ?
L’assistant d’administration des ventes se charge des tâches administratives liées aux opérations commerciales de l’entreprise, comme la préparation des contrats, les relances et réclamations clients…
🤨Que veut dire ADV ?
« Adv » signifie administration des ventes. C’est une fonction de l’entreprise qui coordonne les relations entre l’entreprise et les clients.
On se charge de votre administratif.
