L’entreprise de gestion administrative expliquée en vidéo

Vous recherchez à externaliser une partie de vos services administratifs ? Connaissez-vous le principe de l’entreprise de gestion administrative ? Plus fiable que le freelancing en direct, plus agile que le salariat et plus économique que l’intérim, c’est une solution qui vous permet de déléguer vos missions administratives chronophages à un assistant indépendant.
Dans cet article, nous vous expliquons point par point ce que propose une entreprise de gestion administrative : mode de fonctionnement, services, tarifs… Nous vous présentons aussi la solution Officéo, leader du marché français de l’assistance administrative aux entreprises.

Qu’est-ce qu’une entreprise de gestion administrative ?

L’entreprise de gestion administrative est une organisation qui épaule d’autres entreprises clientes en externalisant une partie de leurs services administratifs.
La gestion administrative en entreprise est essentielle. Souvent invisibilisée, elle permet d’assurer le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise tout en fluidifiant les processus de décision et de production.

Elle concerne toutes les tâches qui ne participent pas directement au chiffre d’affaires mais qui permettent aux entreprises d’être conformes à la loi : la pré-comptabilité, l’assistance aux ressources humaines, le secrétariat, la gestion des achats…Celles-ci sont aussi appelées « fonctions support ». Une grande partie des services en entreprise en ont besoin pour fonctionner au mieux.

Quel est le principe d’une entreprise de gestion administrative ?

Une entreprise de gestion administrative propose des prestations de services administratifs. Ces prestations permettent aux clients d’externaliser leurs tâches à faible valeur ajoutée pour se consacrer sur leurs activités à forte valeur ajoutée.

Il existe trois moyens pour externaliser la gestion administrative en entreprise :

• Par le biais de l’intérim, dont l’objet est de prêter un salarié à une entreprise cliente ;
• Par le biais d’un freelance/auto-entrepreneur en direct ;
• Par le biais d’une entreprise prestataire de services administratifs qui s’appuie sur le travail de secrétaires indépendants.

Les entreprises prestataires de services administratifs, comme Officéo, sont plus fiables que le travail avec un freelance en direct. En effet, elles permettent d’assurer une continuité de service et le suivi des missions, tout en travaillant avec des assistants expérimentés dont les compétences ont été testées.

Quels sont les différents services d’externalisation proposés par une entreprise de gestion administrative ?

Les entreprises de gestion administrative proposent différentes prestations administratives en fonction de leurs spécialités :

• La gestion de la pré-comptabilité : saisie de données comptables, lettrage comptable, rapprochement bancaire… ;
• Assistance aux ressources humaines : aide au recrutement, organisation de formations, gestion du personnel …;
• L’administration des ventes : facturation client, réclamation client …;
• Le secrétariat : accueil téléphonique, commande de fourniture, rédaction de certains de documents, supervision du lien client…  ;
• La gestion des achats : gestion des commandes et du lien fournisseur, négociation de contrat, contrôle des livraisons… ;
• La gestion de projet : organisation d’évènement et séminaires, gestion des plannings des intervenants… .

Certaines entreprises sont polyvalentes et vous offrent un large panel de services tandis que d’autres sont spécialisées (par exemple un cabinet comptable).

4 avantages de travailler avec une entreprise de gestion administrative

Confier une partie de vos services administratifs à une entreprise d’externalisation administrative offre de nombreux avantages.

• Expertise : les sociétés de gestion administrative s’appuient sur le travail d’assistants administratifs expérimentés ;
• Fiabilité : elles sont tiers de confiance entre l’assistant et le client, assurent le suivi des missions mais aussi la continuité de service pour les meilleurs ;
• Flexibilité : les entreprises de gestion administrative fonctionnent sur le principe d’un contrat de prestation. Celui-ci a pour avantage d’être modifié ou interrompu à tout moment. Les horaires de travail sont modulables quasiment en temps réel, en fonction du besoin du client. Ainsi, le client gagne un temps de travail considérable en se délestant de ses tâches administratives chronophages.
• Variabilisation des coûts : l’externalisation permet de réaliser des économies en optimisant les coûts de production et en ne payant que pour le temps de travail effectif. L’entreprise n’a pas à dépenser en coûts RH (formation, recrutement, intégration…) ni à payer de charges patronales car l’assistant ne fait pas partie de sa masse salariale. De fait, il ne bénéficie pas non plus des avantages sociaux dédiés aux salariés (transports, congés payés…)  ;

Le but des entreprises de gestion administrative est d’offrir une solution fiable et flexible, qui permet un gain de temps de travail conséquent au client tout en maitrisant les dépenses.

Tous ces avantages contribuent à améliorer la performance et la compétitivité des entreprises clientes en leur permettant d’atteindre leurs objectifs.

Combien coûte une prestation d’entreprise de gestion administrative ?

Les tarifs horaires pour une prestation de services sont compris entre 30€ et 50€. Ils peuvent dorénavant monter jusqu’à 70€ de l’heure en raison de l’inflation post COVID, mais aussi du climat politique instable en France depuis l’été 2024. Mais notez que ces tarifs sont variables en fonction de quatre facteurs principaux :

• La complexité de la mission : toutes les tâches administratives ne sont pas qualifiées au même niveau. Par exemple, les tâches simples comme la saisie de données sont généralement facturées moins chères que les tâches complexes comme la comptabilité ou la gestion des ressources humaines ;
• L’expérience et la qualification du prestataire : un assistant ou une assistante indépendante avec une grande expérience ou des qualifications spécifiques peut demander un salaire plus élevé ;
• Le lieu d’exercice : une prestation peut être exercée à distance ou bien sur le site de l’entreprise. Une entreprise à domicile est en général facturée plus cher car l’assistant doit se déplacer ;
• La durée de la mission : le délai laissé pour terminer une mission peut faire augmenter les tarifs, notamment lorsqu’il est très court.

Pourquoi confier sa gestion administrative à Officéo ?

Les factures s’amoncellent, vos déclarations fiscales prennent du retard ? Vous n’avez pas le temps de vous occuper de votre gestion administrative ? Vos équipes sont afférées à des missions à faible valeur ajoutée ?

Officéo est un service clé en main agile, fiable et expert pour toutes les tailles de structures.

Notre entreprise vous fournit un service qui s’appuie sur un ou des assistants indépendants (comptables, juridiques, rh…). Nos assistants sont des professionnels aguerris à votre secteur d’activité et typologie d’organisation, dont les compétences ont été vérifiées en amont à travers des tests exigeants.

Au cours de la mission, nos Account Managers, tiers de confiance entre vous et l’assistant, s’assurent de la qualité du service fourni en récoltant vos feedbacks par le canal que vous souhaitez (email, call, applicatif…). Après chaque mission, un compte rendu auquel vous avez accès dans un espace sécurisé est édité par l’assistant.

En cas de vacances ou d’absence imprévue, nous remplaçons immédiatement l’assistant en assurant la continuité de service sans aucuns frais additionnels pour vous. Besoin d’un volume de travail plus important pour une semaine en particulier ? Nos contrats de prestations sont modulables à tous moments.

Officéo, c’est aussi un service sans coûts masqués : pas de coûts rh (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Officéo c’est 0 coûts fixes et 100% de coûts variables !

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Comment ça marche ?

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

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Les entreprises de gestion administrative en bref

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