Pourquoi travailler avec une secrétaire indépendante ?

Les solutions d’intérim, de CDD ou de stage sont monnaie courante en entreprise. Que ce soit pour des raisons de budget, de priorisation des missions ou d’organisation interne : chaque dirigeant ou responsable a ses solutions. La gestion du personnel est pourtant soumise à certains aléas comme la gestion de la masse salariale, les objectifs de rentabilité ou l’instauration de nouvelles stratégies internes.

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Si vous n’avez pas encore considéré la collaboration avec un prestataire externe pour vos fonctions supports, voyons un instant quels en seraient les intérêts. En effet, pourquoi travailler avec une secrétaire indépendante quand les CDD ont fait leurs preuves ? Pourquoi demander à un électron libre d’intervenir quand les intérimaires ont toujours bien fait leur travail ?

Les avantages de travailler avec une secrétaire libérale

Parmi les avantages d’avoir recours à une secrétaire indépendante, resituons les contextes possibles justifiant le choix d’une secrétaire indépendante.

Soulager les équipes en interne sans recruter

Chaque entreprise fait face à une charge de travail et des objectifs qui lui sont propres. L’entreprise client n’a pas forcément une charge de travail qui nécessite l’embauche d’une salariée, même à mi-temps. Pourtant un besoin de soutien ponctuel ou renfort des équipes internes survient.

Trouver une solution sans engagement

Sauf dans quelques rares situations, il n’y a pas d’engagement dans la durée avec un contrat auprès d’une secrétaire indépendante. Une convention permet d’attester d’un accord entre les tâches confiées et le prix des prestations. L’entreprise cliente comme la secrétaire indépendante sont libres de rapidement mettre fin à un contrat ou décider de la limite temporelle du partenariat.

À titre de comparaison, pour mettre fin à un contrat de travail ou partenariat, voici les différentes situations possibles :

• CDD et contrat professionnel : arrêt anticipé possible seulement en cas de faute grave ou de rupture conventionnelle suivi d’indemnités ;
• Intérim : contrat dû jusqu’au terme prévu, sauf en cas de proposition de mission équivalente ou suite à une faute grave ;
• Stagiaire : arrêt possible en cas de manquement grave du stagiaire à ses obligations (discipline, déroulement du stage, non-respect du règlement intérieur).

Choisir une réponse positive à la question du financement

Faire appel à une secrétaire indépendante apparaît comme un avantage financier. Pour comparer entre les différentes solutions, le coût des services en fonction d’un prestataire sont les suivants :

• CDD : Salaire, charges, congés payés, avantages (transports, tickets restaurant …), prime de précarité de 10% ;
• Intérim : Frais de recherche avec ou sans résultats, coûts de 2,2 à 2,7 fois le salaire brut. Frais imputables en frais de personnel ;
• Assistant freelance : prix parfois forfaitisé.

Avec une secrétaire indépendante, la facturation est faite à l’heure, uniquement sur le temps de travail effectif. Les tarifs sont imputables en charges prestataires et non sur la masse salariale.

Les inconvénients du secrétariat indépendant

La confidentialité et la confiance à maîtriser

Donner l’accès à des documents interne présente des risques. La confidentialité se brise au contact d’une secrétaire indépendante extérieure à l’entreprise. Ce frein à la collaboration avec une secrétaire freelance demande l’instauration d’une relation de confiance et de clauses de confidentialité spécifiques.

Garder le contrôle des heures pour une facturation juste

Avec une collaboration régulière, il devient difficile de contrôler avec la même rigueur les heures effectives. La confiance est encore un facteur clé pour faire face à cet obstacle.

Maintenir un équilibre avec le travail des salariés internes

Avec l’intervention d’une secrétaire indépendante, un autre risque est au niveau de la hiérarchie. Un responsable tenté de délester ses employés de certains dossiers peut encourager à une priorisation selon les urgences. Ceci est beaucoup plus difficile avec une intervention de l’extérieur. Une secrétaire indépendante décide elle-même de l’urgence en fonction de ses clients respectifs.

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