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Comment bien effectuer le classement dossier du personnel ?

classement dossier du personnel

Effectuer un classement dossier du personnel n’est pas obligatoire. Cependant il est vivement conseillé d’en constituer un car il est la mémoire dans laquelle sont consignées toutes les informations et données relatives à la carrière et aux différents événements de la vie active d’un salarié dans l’entreprise.

Il doit également contenir les informations nécessaires à l’employeur pour remplir ses obligations (inscription sur les listes d’électeurs, envoi du bulletin de paie, convocation à entretien préalable…).

Il sera constitué de différents sous-dossiers permettant de classer et donc de retrouver rapidement les pièces.

Voyons plus en détails la constitution de ce classement dossier personnel salarié.

Embauche

  • Lettre de candidature du salarié
  • Curriculum Vitae
  • Lettre d’embauche
  • Diplômes mentionnés dans le curriculum vitae
  • Éventuellement un extrait de casier judiciaire pour certains emplois
  • Le récépissé de déclaration préalable à l’embauche effectuée auprès de l’URSSAF (ce document contient un volet détachable remis au salarié)
  • Avis d’aptitude à l’emploi délivré par la médecine du travail

Paye

  • Les bulletins de paye en ordre chronologique (seulement s’il s’agit d’une petite structure)
  • Les documents de travail indiquant les variables et informations retenues pour le calcul de la paye

Formation professionnelle

  • Tout document relatif aux différentes formations que le salarié suivra pendant sa présence dans la société

Absences et congés

  • Maladie et accident du travail (avis d’arrêt de travail et prolongations, déclaration d’accident du travail, de trajet, échanges de courriers avec le salarié et les différents organismes intervenant dans le processus, visite médicale de reprise)
  • Maternité (certificat médical ou document de la sécurité sociale faisant apparaître la date présumée de l’accouchement, arrêt pour congé pathologique, courrier précisant les aménagements éventuels ou changement de poste temporaire)
  • Congés (tout échange de courriers entre le salarié et l’employeur : demandes de congés, refus, reports, etc…)

Identité du salarié

  • Nom, nom d’usage, prénoms
  • Adresse précise et complète du domicile
  • Date et lieu de naissance
  • Nationalité
  • Copie de la carte nationale d’identité ou du passeport
  • Numéro de sécurité sociale et copie de l’attestation de la carte vitale (ou bien, dans un premier temps, la demande d’immatriculation du salarié à la sécurité sociale si celui-ci n’est pas encore immatriculé)
  • Copie du titre de séjour et de l’autorisation de travail en cours de validité pour un étranger
  • Copie du permis de conduire si besoin
  • Relevé d’identité bancaire si le paiement se fait par virement
  • Pour les salariés à temps partiel et multi-employeurs : attestation précisant le nombre d’heures de travail effectuées chez d’autres employeurs (pour ne pas dépasser la limite légale d’heures de travail)

Protection sociale

  • Informations nécessaires pour les régimes de prévoyance ou de mutualisation : Situation familiale – Nombre d’enfants à charge et dates de naissance – Liste des bénéficiaires du capital décès…
  • Bulletins d’adhésion individuels aux régimes de prévoyance et de mutuelle

Contrat de travail

  • Contrat de travail
  • Avenants au contrat
  • Courriers échangés avec le salarié à l’occasion de l’évolution du contrat
  • Certificats de travail
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    Il est important de bien faire le classement dossier du personnel. En tant que chef d’une petite entreprise, je me rends compte que cela demande beaucoup de temps et de travail et j’ai donc fait appel a une assistante administrative qui fait un super boulot et qui me décharge de beaucoup de tâches au quotidien.

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