Quels sont les avantages de l’externalisation de la gestion et la maintenance informatique ?
Dans les petites et moyennes entreprises, les services informatiques sont généralement gérés en interne, consacrant ainsi une partie du personnel à la gestion totale de cette fonction qui comprend un grand nombre de processus et nécessite des compétences spécifiques et diversifiées. Internaliser la gestion et la maintenance informatique génère des dépenses très élevées et parfois, les résultats obtenus ne correspondent pas toujours à ceux escomptés.
L’externalisation est une excellente méthode pour réduire les coûts et maintenir une haute qualité de service. En ce qui concerne le secteur informatique, en effet, le principal problème pour les entreprises est celui de la gestion de tous les processus informatiques, en évitant donc que les coûts ne pèsent trop sur le chiffre d’affaires de l’entreprise. *
Grâce au service d’externalisation, les fonctions informatiques de l’entreprise sont confiées à un prestataire externe, afin que l’entreprise soit plus libre de se concentrer sur la croissance de son entreprise, sans avoir à se soucier de la gestion des services informatiques en interne.
Mais quels sont précisément les nombreux avantages de l’externalisation de la gestion et la maintenance informatique pour l’entreprise? C’est ce que nous allons voir ici. Mais revenons d’abord sur ce que signifie l’externalisation.
Officéo accueille aujourd’hui Techniclic pour parler les avantages de l’externalisation de la gestion et la maintenance informatique.
En quoi consiste l’externalisation informatique ?
Le terme d’externalisation, outsourcing en anglais, fait référence à l’attribution d’activités commerciales spécifiques d’activités ou de services de l’entreprise à des fournisseurs tiers. Les raisons de ce choix pour les entreprises peuvent être variées. Un service peut être confié à des tiers en raison du manque de ressources internes adaptées à la réalisation de cette activité spécifique, ou parce que l’externalisation d’un service est très avantageuse au niveau économique et / ou pour l’optimisation des processus métiers.
L’externalisation peut concerner les domaines d’activités les plus variés: logistique, distribution de marchandises, administration, finance, gestion des ressources humaines, systèmes informatiques, développement de produits et vente tec…
Généralement l’externalisation des services informatiques est la solution la plus avantageuse au niveau de l’entreprise. Ainsi, la gestion est confiée à un personnel externe hautement spécialisé, réduisant à la fois les coûts dédiés au personnel interne et les coûts liés à la gestion et à la maintenance des ressources informatiques nécessaires (matériel, logiciels etc.).
Réduire les couts de gestion et de maintenance informatique
En externalisant les fonctions informatiques, il est possible de réduire et d’optimiser les coûts d’exploitation et de réaliser des économies importantes pour l’entreprise. D’une part, les dépenses consacrées à l’embauche et au maintien de personnel interne spécialisé sont supprimées.
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D’autre part, des économies sont réalisées sur les coûts des ressources d’infrastructure comme le matériel, les logiciels et les licences, qui sont plus avantageux. De plus, les coûts sont maîtrisés via le versement de frais mensuels fixes ou une facturation à des tarifs convenus avec le fournisseur en fonction des besoins du client.
La possibilité d’accéder à des technologies de pointe
La technologie matérielle et logicielle devient rapidement obsolète dans le secteur informatique, et il est très difficile pour une entreprise où le personnel informatique est composé d’une seule personne, ou dans le cas des TPE, de se tenir au courant de toutes les nouvelles technologies et mettre ces innovations au profit de son activité. En ce sens, l’externalisation se présente comme une excellente solution pour profiter des meilleures technologies à des prix avantageux.
Un gain en termes de spécialisation et d’expertise du personnel
Étant leur principale compétence, les prestataires en gestion et maintenance informatique embauchent du personnel spécialisé et certifié de haut niveau, qui peut fournir un service de qualité dans le domaine technologique spécifique des besoins des clients.
De cette façon, l’entreprise a facilement accès à des compétences techniques diversifiées et à l’expérience de tout un personnel informatique, dont elle ne pourrait bénéficier si elle maintenait une gestion interne de ses services informatiques.
Une plus grande flexibilité pour l’entreprise
Les fournisseurs disposent de multiples ressources, tant sur le plan technologique qu’humain et, grâce à cela, ils sont en mesure de proposer des solutions flexibles, capables de s’adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise. À l’inverse, le personnel interne a souvent des ressources et des compétences limitées et peut ne pas être en mesure de constamment répondre aux besoins de l’entreprise.
La possibilité de se concentrer sur son cœur de métier
Il n’est ni pratique ni possible pour une seule personne de s’occuper de tout. L’externalisation permet à l’entreprise de se concentrer sur ses objectifs commerciaux et de les améliorer et aux prestataires de se concentrer sur les leurs, en fournissant un service spécialisé de haut niveau.
En externalisant les services qui ne font pas partie de l’activité principale de l’entreprise, le capital financier peut être consacré ou alloué à des activités directement liées au produit ou au client, en investissant dans la croissance et la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise.
Une meilleure gestion des ressources internes de l’entreprise
L’externalisation permet à l’entreprise de réorganiser le personnel en fonction du poste pour lequel il a été embauché, en évitant le gaspillage de ressources humaines et de son temps sur des activités dans lesquelles il n’a pas de compétences spécifiques et qu’il gère difficilement, en les confiant à des tiers plutôt spécialisés en fournissant ce service particulier.
Une meilleure gestion et contrôle des processus informatiques complexes
C’est le scénario typique dans lequel l’externalisation peut faire une grande différence. Le contrôle et la gestion des fonctions et des processus informatiques sont confiés à des fournisseurs externes prêts à intervenir pour résoudre le moindre problème.
Il reste cependant nécessaire pour l’entreprise de maintenir un niveau minimum de contrôle sur les fonctions informatiques externalisées. Généralement, le prestataire garantit à l’entreprise la fourniture d’un reporting régulier en fonction de critères de performances spécifiques à l’activité et à l’infrastructure de l’entreprise.
Un service d’assistance technique constamment disponible
Généralement les fournisseurs garantissent aux entreprises partenaires un service d’assistance informatique spécifique à leurs besoins. Normalement, la couverture d’assistance informatique aux entreprises est limitée aux heures de travail en semaine uniquement.
Avec l’externalisation des services informatiques, il est possible de personnaliser le service et de bénéficier du support technique 24 heures sur 24, 365 jours par an. Ceci bien sur est impossible à mettre en place lorsque les services informatiques sont gérés en interne.
Profiter de conseils d’experts et réduire les risques
Il est difficile et très coûteux de suivre les technologies et les innovations du marché nécessaires au développement de l’entreprise. Confier l’informatique à des prestataires spécialisés vous permet d’avoir accès à l’expérience du secteur et aux meilleures pratiques.
Les prestataires de services informatiques externalisés suivent plusieurs clients et ont de ce fait, une connaissance approfondie du sujet et peuvent vous guider dans le choix de la meilleure solution pour votre entreprise. Cela évite ainsi de prendre des décisions qui pourraient s’avérer incorrectes et peu commodes pour l’entreprise.
