4 tips pour réussir votre organigramme d’entreprise
Organigramme d’entreprise : qu’est-ce que c’est et quelle est son utilité ?
Par définition, l’organigramme est une représentation graphique de la structure organisationnelle d’une entreprise. L’outil fournit de nombreuses informations telles que :
- Les responsables de chaque service ou département ;
- les relations entre les différents services ;
- les processus organisationnels établis.
L’importance de l’organigramme d’entreprise
L’organigramme ne se contente pas d’informer ; c’est aussi un outil de communication et de gestion. En effet, il permet à chacun de comprendre sa place dans la structure et d’identifier ses interlocuteurs. La communication interne devient ainsi plus simple et les échanges beaucoup plus fluides. L’organigramme d’entreprise trouve également son utilité dans la communication externe. Diffusé sur un site web, il donne une vue d’ensemble sur les pôles d’activité de l’établissement.
Tip 1 : Choisir le format approprié
Le choix du format idéal est très subjectif, car il dépend de la taille de l’entreprise, de sa structure organisationnelle, sa culture et ses objectifs.
L’organigramme hiérarchique est le modèle d’organigramme d’entreprise le plus courant. Il présente la structure de l’entreprise de haut en bas, en partant des postes les plus élevés aux moins importants. Ce format a l’avantage d’être clair et facile à comprendre, bien qu’il soit souvent perçu comme rigide et formel. L’organigramme plat ou horizontal présente peu de niveaux hiérarchiques. On y retrouve uniquement deux lignes qui représentent respectivement la direction et les employés. L’organigramme matriciel montre les relations entre les employés et leurs responsables hiérarchiques pour chaque projet. En raison de sa flexibilité, ce format est plus adapté aux entreprises en constante évolution.
Tip 2 : Bien s’organiser
Pour en garantir l’efficacité, un organigramme d’entreprise ne doit pas être conçu à la hâte. Avant de se lancer, il convient de se questionner sur ses objectifs et de collecter toutes les informations nécessaires à son élaboration. La mise en page peut se faire via des logiciels comme Microsoft Visio, Lucidchart ou encore Bitrix24. Des outils de création graphique comme Canva, Microsoft Word et PowerPoint peuvent aussi être envisagés. Il faut savoir qu’un organigramme peut être présenté de différentes manières en fonction des objectifs de l’entreprise et de son public cible. Le mode d’affichage peut se faire sur papier, sur un intranet, un site web, à l’occasion d’une présentation ou d’un événement particulier.
Tip 3 : Travailler la présentation de l’organigramme
Négliger la présentation de l’organigramme est une erreur potentiellement préjudiciable pour toute entreprise. Le document doit à la fois attirer l’attention, et répondre aux besoins d’information de sa cible.
Des symboles clairs et cohérents
Les symboles standardisés comme les formes géométriques sont généralement privilégiés dans les organigrammes. En plus de la simplicité, les symboles doivent être cohérents tout au long du document pour en faciliter la compréhension.
Des couleurs et des formes attrayantes
Les couleurs et les formes facilitent la lecture du document. Différentes couleurs permettent, par exemple, de distinguer les niveaux hiérarchiques de l’entreprise. En outre, elles contribuent à la qualité visuelle de l’organigramme et reflètent la personnalité d’une marque. Il convient ainsi de choisir des couleurs qui représentent au mieux les valeurs de l’entreprise concernée.
Tip 4 : Actualiser régulièrement votre organigramme
Un organigramme est aussi un document dynamique qui décrit l’évolution de l’entreprise. La mise à jour constitue alors une étape importante pour préserver son utilité. La fréquence des modifications doit être établie en amont et communiquée explicitement aux parties concernées.
À quel moment faut-il mettre son organigramme d’entreprise à jour ?
La mise à jour est nécessaire dès lors qu’un changement se produit dans la structure de l’entreprise. Cela implique la création de nouveaux postes, une promotion, un départ ou encore une restructuration.
Comment mettre à jour son organigramme ?
La mise à jour peut être réalisée manuellement. Cependant, il est possible d’utiliser un logiciel de création d’organigramme doté de fonctionnalités de mise à jour automatique. Cette fonction est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent gagner du temps et de l’efficacité.
Conclusion
Un organigramme d’entreprise bien conçu est un outil précieux pour toute organisation. Grâce à ces conseils, vous pouvez concevoir un organigramme clair, précis et informatif qui améliorera la communication et la prise de décision dans votre entreprise.
