Sept compétences à mettre en avant dans son CV de secrétaire

Le secrétariat est bien plus qu’un simple travail de bureau. Il s’agit d’un rôle essentiel au sein de toute entreprise, petite ou grande, demandant un éventail de compétences spécifiques pour exceller. 

Pour montrer votre capacité à être un véritable couteau suisse, vous devez prouver par le biais de votre CV votre expertise, vos compétences et votre valeur en tant que professionnel de l’administration. Voici sept compétences à absolument mettre en avant dans votre CV de secrétaire pour démontrer votre valeur ajoutée.

 

1. Démontrez votre sens de la communication

La communication efficace est un pilier fondamental de votre réussite en tant que secrétaire. Qu’il s’agisse de collègues, de clients, ou de la direction, vous serez amené à constamment interagir avec eux, autant à l’oral qu’à l’écrit. 

Cependant, la communication n’est pas un tout indivisible. Démontrez dans votre CV de secrétaire que vous possédez ces trois formes de communication, toutes essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise : 

• La communication verbale : La clarté, la précision, et un ton professionnel dans vos interactions orales sont cruciaux car vous représentez l’entreprise.
• La communication écrite : Rédiger des textes professionnels tels que les emails et les rapports sans fautes d’orthographe ou de grammaire, de manière concise et structurée, est essentiel pour transmettre des informations claires et sans ambiguïté.
• L’écoute active :  L’écoute attentive est le petit plus qui peut vous aider à vous démarquer. Le fait de comprendre les besoins et d’anticiper les préoccupations de vos interlocuteurs, ainsi que de montrer de l’empathie dénote une certaine intelligence émotionnelle, de plus en plus prisée par les employeurs.

De plus, si vous êtes intéressé par le travail dans un environnement international, vous pouvez vous démarquer en montrant que la communication interculturelle n’a pas de secrets pour vous. En effet, il ne s’agit pas uniquement de parler une langue étrangère mais de comprendre les différences culturelles et d’adapter sa méthode de communication pour entretenir d’excellentes relations.

 

2. Insistez sur vos compétences organisationnelles

L’organisation est primordiale dans un rôle de secrétaire, cela va de soi. Vous devez veiller à ce que tout fonctionne sans incident et sans retard. Parmi les compétences organisationnelles à mettre en avant, pensez notamment à inclure vos compétences dans les responsabilités suivantes : 

• La gestion de l’agenda
• La planification des réunion
• La coordination des rendez-vous
• La priorisation des tâches

Ne vous contentez pas de simplement mentionner ces mots-clés dans votre CV de secrétaire. 

Pour convaincre un employeur, vous devez montrer comment vous avez appliqué ces compétences dans le passé avec des exemples concrets, et cela est valable pour toutes vos compétences en lien avec le poste. Pour apprendre à bien illustrer vos propos, pensez à puiser votre inspiration en consultant des exemples de CV bien rédigés en lien avec votre domaine.

Prenez soin aussi de suggérer que vous faites grandement attention aux détails et que vous savez gérer le stress sans souci. Apprendre à rester calme sous pression et à maintenir une attitude positive est essentiel pour maintenir votre efficacité.

3. Rassurez l’employeur sur votre maîtrise de l’informatique 

En tant que professionnel de l’administration, votre capacité à travailler efficacement avec des logiciels, des outils en ligne et des systèmes informatiques est fondamentale. 

Après avoir parcouru avec attention l’offre d’emploi, identifiez lesquelles de ces compétences informatiques sont les plus critiques pour le bon fonctionnement du rôle auquel vous postulez, tels que : 

• La maîtrise des logiciels de bureautique (par exemple Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Quickbooks)
• La gestion de la messagerie électronique (dont Outlook ou Gmail et autres différentes applications de messagerie instantanée)
• L’utilisation de logiciels de gestion de calendrier (tels que Microsoft Outlook, Google Agenda, Calendly)
• L’analyse des bases de données (dont la gestion des contacts, des dossiers ou des projets ainsi que le suivi des informations importantes)
• La connaissance des outils collaboratifs (tels que Google Drive, Dropbox, ou OneDrive)

Enfin, mentionnez votre aptitude à apprendre comment utiliser de nouveaux logiciels rapidement. En effet, la technologie évolue de plus en plus vite et cette compétence demeure précieuse. Par exemple, mettez en avant votre adaptabilité en expliquant comment vous avez réussi à vous familiariser rapidement avec de nouveaux outils informatiques pour répondre aux besoins de votre entreprise.

En mettant en avant vos compétences informatiques, vous renforcez votre candidature dans le domaine de la gestion administrative.

 

4. Prouvez vos compétences administratives

Les compétences administratives constituent la colonne vertébrale du rôle de secrétaire. Pour montrer à un employeur que vous êtes capable de maintenir l’efficacité et la fluidité des opérations de bureau, voici quelques compétences administratives que vous devez mettre en avant dans votre CV de secrétaire, dont :

• La gestion de la documentation

• La préparation de rapports

• La tenue de dossiers à jour

• La gestion des correspondances

• La planification logistique

• Le respect de la confidentialité

En plus d’appuyer ces compétences précises par des exemples pour renforcer votre CV, pensez à quantifier les informations que vous partagez afin de donner du poids à vos réalisations et montrer comment votre travail a impacté positivement vos anciens employeurs.

 

5. Montrez que vous maîtrisez la gestion du temps

En tant que professionnel chargé de maintenir l’ordre et l’efficacité au sein de l’entreprise, vous êtes souvent confronté à un flux constant de tâches, de projets et de demandes diverses. 

La gestion du temps est donc une compétence essentielle à mettre en avant pour rassurer un employeur que vous savez mener à bien toutes les missions qui vous seront confiées. 

Voici quelques compétences en gestion du temps à mettre en avant dans votre CV de secrétaire :

• La priorisation des tâches 
• L’efficacité (notamment dans la planification des plannings, votre organisation de votre journée, le respect des délais)
• L’optimisation des processus de travail pour gagner du temps

Éventuellement, vous pouvez aussi mettre en avant votre utilisation d’outils de gestion du temps et de planning, le cas échéant. Pensez notamment à montrer non seulement comment votre gestion de temps vous avantage professionnellement, mais aussi comment cette compétence a un impact positif pour l’entreprise.

 

6. Prouvez votre sens du relationnel et du service client

Peu importe la taille de votre entreprise et les personnes avec lesquelles vous serez amené à être le plus en contact, vous êtes souvent la première personne que les visiteurs ou les clients rencontrent lorsqu’ils entrent en contact avec votre entreprise. 

Pour convaincre un employeur que vous saurez les représenter et établir des relations professionnelles solides, votre sens du relationnel et du service client est une compétence incontournable à valoriser dans votre CV de secrétaire. Pour faire bonne impression, voici six exemples que vous pouvez citer dans votre CV :

• La courtoisie et l’accueil
• Votre capacité à répondre aux besoins spécifiques
• Votre capacité à gérer les plaintes et les conflits avec tact et diplomatie
• La gestion des demandes de renseignements
• Le suivi (client ou autre)
• La discrétion et la confidentialité 

En effet, vous serez souvent en possession d’informations sensibles dans votre rôle. Vous devez montrer votre fiabilité et votre intégrité pour gagner la confiance d’un futur employeur.

 

7. Soulignez votre adaptabilité et flexibilité 

Face à une multitude d’imprévus, votre adaptabilité et flexibilité sont des atouts incontournables à mettre en avant dans votre CV de secrétaire. Soulignez comment vous avez navigué avec succès un environnement de travail sujet à des changements perpétuels, sans oublier les résultats positifs que vous avez apportés.  

Qu’il s’agisse de votre maîtrise de la gestion de plusieurs projets en simultané ou votre aptitude à changer de rythme de travail rapidement pour vous adapter à une fluctuation dans la charge de travail, votre capacité de vous adapter à des priorités changeantes, des cultures d’entreprise différentes, et des demandes inattendues restent un atout grandement apprécié. Cela est d’autant plus vrai si vous êtes secrétaire indépendant.

Dans un deuxième temps, l’adaptabilité et la flexibilité renvoient à votre capacité de trouver et d’adopter des solutions créatives à des problèmes inattendus.

Enfin, comme toutes compétences professionnelles, autant les hard skills que les soft skills, elles se travaillent tout au long de votre carrière professionnelle. Insistez sur votre curiosité et votre désir de rester à jour sur les meilleures pratiques dans votre domaine. 

Que vous suiviez une formation continue ou que vous soyez engagé autrement dans votre développement professionnel, vous devez démontrer à votre futur employeur que vous pensez à votre valeur professionnelle à long terme.