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Comment utiliser Trello à plusieurs ?

La gestion d’un projet ou de différentes tâches prend en compte de nos jours l’utilisation des nouveaux outils du numérique. Fini les difficultés liées à la distance et à la lenteur dans la collecte des idées. 

À l’aide d’une solution collaborative (Redmine, Wrike, Yammer, Workflow, Wimi, etc.), il est possible de travailler sur plusieurs idées à la fois, quelle que soit sa position géographique. Dans cette liste d’outils intuitifs, de logiciels de gestion, Trello se positionne comme une solution aux entreprises surtout pour gérer des projets. Voici un dossier complet sur comment utiliser Trello à plusieurs. 

 

Que savoir sur Trello ?

Outil de gestion de projets, Trello apporte une solution aux nombreuses difficultés rencontrées dans le cycle de vie d’un projet. Inspiré de la méthode Kanban de Toyota, du diagramme de Gantt, de la méthode agile et scrum, il propose une organisation des projets en plusieurs tâches. Sa méthode de travail en équipe permet d’attribuer une liste de tâches à des utilisateurs intervenants (collaborateur ou collègue) dans la réalisation des travaux. Elles peuvent être personnalisées et mobiles selon le rythme d’avancement du projet. Ainsi, le gestionnaire de tâches attribue une échéance (Calendrier) pour le bon suivi de projet.  

Il faut souligner que cet instrument d’aide à la gestion existe en version gratuite. Toutefois, ses concepteurs proposent aussi un modèle payant avec plus de fonctionnalités. Pour faciliter son utilisation à tous, Trello est disponible en diverses langues à travers le monde. Il est également utilisable sur les smartphones et les tablettes avec le système Ios ou Android

Gérer une équipe avec Trello 

Tout d’abord, il faut souligner que le principe de fonctionnement de Trello est basé sur la création d’un tableau dans lequel il faut créer des colonnes. Les configurations par défaut du logiciel offre les options « to do », « doing et “done”. Le Project monitor peut personnaliser les tableaux selon ses besoins. Il permet de créer des cartes qui représentent des tâches qui peuvent être déplacées d’une colonne à une autre selon l’étape d’évolution du projet. Cet aspect de l’utilisation du logiciel de management de projet Trello montre déjà comment il intervient dans la coordination des équipes

Comment réussir à utiliser Trello à plusieurs ?

Pour faire de Trello un outil de travail collaboratif, le chef d’équipe et ses collaborateurs doivent suivre certaines démarches. 

Créer son compte Trello 

L’inscription sur Trello est la toute première étape d’une collaboration à plusieurs sur cet outil de travail. Une fois connecté au site, il faut choisir l’option “s’inscrire” et renseigner les différentes informations demandées. Il s’agit en général du nom, de l’adresse mail de l’utilisateur puis du mot de passe choisi. Une fois, toutes les informations fournies sont correctes, il faut valider son inscription dans sa boite mail. Trello est ainsi disponible pour piloter un projet à plusieurs.

Créer une équipe avec Trello

utilisation de TrelloSelon la version utilisée, les différentes possibilités ne sont pas identiques. L’objectif de l’équipe, le nombre d’utilisateurs peut varier d’une version à une autre. Cet outil d’intégration peut servir pour une discussion en famille, entre amis ou pour des projets avec ses collègues. Pour créer une équipe, il faut : 

  • Cliquez sur l’icône (+) à gauche de l’avatar de l’utilisateur en haut à gauche ;
  • Choisir une équipe personnelle ou une équipe business class ;
  • Donner un nom à l’équipe et cliquer sur “Créer”.

Inviter les membres de l’équipe

Cette étape est importante pour finaliser la constitution d’une équipe avec Trello. Une fois le groupe créé, il faut inviter les différents membres qui doivent l’intégrer. Ici, le chef de projet utilise les différentes adresses mails des personnes concernées pour les rajouter au groupe. Il est possible d’ajouter les membres en bloc ou un à un. Dans ce processus, il est aussi possible d’envoyer une invitation spéciale à chaque personne pour lui demander de rejoindre le groupe créé en ligne. 

Partager le contenu avec les membres de votre équipe

En dehors de l’adhésion au groupe, le monitor peut mettre des restrictions à l’accès aux informations. Ainsi, chaque acteur du projet peut consulter à tout moment l’information partagée. Il faut notifier que ce privilège est laissé au chef d’équipe. Selon le but du groupe, il est libre de restreindre les droits d’accès des autres utilisateurs. 

Il faut souligner que pour une meilleure utilisation ou une bonne communication, la mise en place d’un outil collaboratif entre plusieurs personnes ne suffit pas. Il est toujours recommandé de mettre à disposition des ressources pour faciliter sa prise en main à tous ses collaborateurs.

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