Comment gérer le travail à distance ?
Si le travail à distance prend de l’ampleur, c’est bien parce que les nouvelles technologies et Internet se sont considérablement améliorés. De nombreuses entreprises font alors recours à des freelances dans l’exécution et la gestion des tâches des missions ponctuelles.
Déjà secrétaire, je lance mon activité de télésecrétaire
Mais dans le même temps, les chefs d‘entreprises et les managers se retrouvent face à un problème majeur lié à la gestion de leur personnel travaillant hors de la société sur la rédaction de documents par exemple. Contourner cet ennui causé par la transformation digitale n’est pas pour autant impossible, il demande tout simplement la mise en application de certaines règles. Ce sont des éléments permettant de travailler à distance que nous vous proposons de découvrir dans la suite de notre présent article.
Le travail à distance : qu’est-ce que c’est ?
Encore appelé le télétravail, le travail à distance est une organisation du travail grâce à laquelle le télétravailleur exerce régulièrement et volontairement une activité qui aurait pu être faite au sein des locaux de l’employeur en dehors de ces locaux. Pour cela, l’employé en télétravail utilise diverses technologies de l’information et de la communication dont les ordinateurs fixes ou portables, les tablettes, les smartphones et Internet.
Dans une entreprise, le travail à distance est établi par un accord collectif ou une charte prise dans la société. Si le service de télétravail secrétariat est occasionnel, l’employeur et le salarié peuvent se contenter d’un simple accord mutuel pour le mettre en place. Le travail à distance peut être fait au domicile de l’employé ; celui-ci peut aussi se rendre dans un espace de coworking ou un télécentre, ce sont des tiers-lieux.
Quels sont les avantages du travail à distance ?
Le travail d’équipe à distance est apprécié pour les divers avantages qu’il offre aussi bien à l’employé qu’à l’entreprise elle-même.
Les avantages du travail à distance pour l’entreprise
L’entreprise qui met en place le travail à distance avec le bon outil de travail collaboratif bénéficie en premier lieu de ses nombreux points forts.
Le travail à distance permet de réduire les coûts
Le télétravail permet d’abord à la société qui l’adopte de profiter d’une réduction conséquente de ses dépenses. Elle n’a d’abord plus besoin de grands locaux ; elle n’a plus besoin d’acheter des équipements de dernière génération en grande quantité. En matière de mobiliers, l’entreprise peut simplement décider d’investir dans le strict nécessaire confortable. La société peut toutefois augmenter ses effectifs sans avoir besoin de louer davantage d’espaces étant donné que ses employés évoluent dans leur propre cadre. La gestion des ressources humaines en est plus simplifiée.
Le travail à distance permet d’augmenter la productivité
Le secrétaire à domicile obtient un certain gain de temps en matière de trajet. Il est en réalité conscient qu’il doit prouver à son employeur qu’il est très bien en mesure de gérer efficacement ses missions depuis chez lui. C’est dans cette optique qu’il aménage ses plages horaires de travail et redouble d’efforts afin d’obtenir de meilleurs résultats. Les employés en travail à distance prennent plus de plaisir dans l’exécution des missions qui leur sont confiées selon une charge de travail bien définie, ils offrent alors une certaine hausse de performance.
Le travail à distance facilite le management
Les employés en télétravail créent moins de perturbations. Ils ne sollicitent le manager qu’en cas de besoin. Leur gestion, si elle est bien organisée, évite au chef d’entreprise d’intervenir pour régler des différends entre salariés ; ce type de problème ne se pose même pas étant donné que les employés n’évoluent pas dans le même cadre.
Le travail à distance permet d’organiser des réunions plus efficaces
Grâce au travail à distance, il est possible d’organiser des réunions ayant plus d’impacts. Il y a quelques années, les réunions à distance relevaient purement et simplement de la science-fiction. Mais avec le développement des nouvelles technologies, cela est tout à fait possible. Les réunions par visioconférence sont plus efficaces dans la mesure où tous les participants ne s’en tiennent qu’aux points les plus importants. Lorsqu’il y a des documents, des audio ou des vidéos, ils sont partagés instantanément à tous les participants. Il existe même des outils qui permettent d’organiser les interventions.
Le télétravail permet à l’entreprise de faire face à moins de turn-over
Le travail à distance est un facteur de productivité ; il réduit le temps de trajet des salariés et limite les facteurs de stress. De ce fait, il permet aux employés de s’épanouir dans leur travail. Ils sont moins fatigués, ce qui améliore leurs performances. Le travail à distance évite ainsi le turn-over tout en fidélisant les salariés.
Le travail à distance permet également à l’entreprise de recruter des personnes à mobilité réduite ne pouvant travailler que depuis leur demeure. Dans une certaine mesure, la société n’est plus tenue d’investir dans l’aménagement et l’adaptation des locaux professionnels
Les avantages du travail à distance pour les salariés
Le travail à distance n’est pas uniquement avantageux pour l’employeur. Le salarié également profite de ce type d’organisation de travail.
Le travailleur à distance profite ainsi d’un meilleur équilibre entre sa vie privée et sa vie professionnelle. En effet, ce type de travailleur est plus libre d’organiser son emploi du temps à sa guise. Cela permet par exemple de passer davantage de temps avec ses enfants avec une bonne organisation.
Le travail à distance réduit considérablement les temps de transport. La fatigue et le stress causés par les transports sont éliminés. Le travailleur adoptant ce mode de fonctionnement peut se permettre quelques minutes ou heures supplémentaires de sommeil afin de récupérer plus de force. Si le travailleur à domicile est productif et plus concentré sur ses missions, c’est parce qu’il n’est pas perturbé par les conversations de ses collègues. Le travailleur à distance évolue généralement dans un cadre coupé de toutes les sources de dérangement.
Le travail à distance a-t-il des points faibles ?
Le travail à travers les plateformes collaboratives présente certes de nombreux avantages. Mais il a aussi quelques points faibles. Prendre en compte ces divers éléments permet de l’organiser et de le gérer plus aisément.
Le travail à distance peut entrainer la sensation d’isolement chez l’employé. Celui-ci peut également faire face à un manque de confiance et à un manque d’interaction. Il peut être envahi par la perte d’intérêt lorsqu’il ne veille pas à l’équilibre de son mode de fonctionnement. De plus, en télétravail, il peut être difficile de bénéficier d’une promotion.
Le travail sur une plateforme collaborative exige une certaine discipline. Généralement, il est délicat de suivre son propre emploi du temps. C’est un point qui peut affecter la productivité de l’employé. Il peut alors arriver qu’il perde du temps sur les missions qui lui sont confiées au lieu d’en gagner grâce à ce mode de travail.
L’employeur peut avoir du mal à superviser son salarié évoluant en travail à distance. En réalité, toutes les communications sont effectuées par les moyens d’échange moderne, Internet principalement. Le chef d’entreprise ou le manager se retrouve alors dans une situation assez délicate, car il ne peut pas suivre convenablement l’exécution des tâches.
Travail à distance : comment réussir la gestion ?
De nombreuses entreprises refusent le service de secrétariat à domicile parce qu’elles pensent principalement qu’il serait délicat de gérer l’équipe à distance. C’est un aspect bien réel, mais lorsque les bonnes méthodes sont appliquées cela devient très simple. Pour bénéficier des avantages du travail à distance, il revient alors au chef d’entreprise de prendre en considération quelques éléments principaux.
Recruter les bons profils
Travailler depuis son domicile demande un certain professionnalisme. C’est un aspect qui échappe à de nombreux candidats qui prétendent à ce type de travail. Le chef d’entreprise qui désire gérer efficacement son équipe de télétravailleurs doit impérativement veiller à leur choix dès le départ. Il doit uniquement compter sur des professionnels disponibles et fiables.
Les personnes à qui le manager doit confier les missions à réaliser à distance doivent être en mesure de les remplir convenablement, même sans aucune supervision. Elles doivent être en mesure de travailler de manière autonome. De plus, les professionnels évoluant sur des missions à distance doivent avoir le sens de l’interaction avec le reste de l’équipe. C’est un aspect important pour former une équipe soudée dont les membres se complètent pour mener à bien les tâches.
Définir les attentes dès le premier contact
Le travail en local est beaucoup plus structuré que le travail à distance. Lorsque le chef d’entreprise procède au recrutement des membres de son équipe de travailleurs à distance, il doit s’assurer de détailler précisément et clairement ses attentes.
Chaque semaine, il faudra faire le point sur les missions à traiter, celles urgentes et celles secondaires tout en précisant leur délai de traitement. Il sera aussi important pour le chef d’entreprise de faire connaitre sa disponibilité durant la journée ou la semaine sans oublier de mentionner ses heures libres et les moyens par lesquels il est joignable.
Expliquer l’importance des missions
Le chef d’entreprise connait les raisons pour lesquelles il confie telle ou telle autre mission à traiter dans un délai précis. Mais les travailleurs à distance ignorent tout cet aspect. Pour qu’ils se sentent davantage impliquer dans l’atteinte des objectifs, il serait idéal de leur préciser pourquoi ils exécutent les missions.
Utiliser des outils de travail à distance performants
Bien gérer le travail à domicile passe également par les outils utilisés quotidiennement dans ce cadre. Le manager doit s’équiper de logiciels de messagerie fiables et d’outils de gestion de projets efficaces. Il y a par exemple les plateformes de conversation collaborative comme Slack et les logiciels d’appel vidéo comme Skype. Le manager a besoin des outils collaboratifs performants pour atteindre ses objectifs. Il existe plusieurs autres types d’outils de travail collaboratif, le manager peut les comparer afin de choisir ceux qui répondra à ses attentes.
Établir une bonne communication
Le manager d’une équipe de travailleurs à distance doit être à l’écoute de celle-ci. Il est important de répondre en temps réel aux questions les plus pertinentes afin de résoudre les problèmes assez rapidement lorsqu’ils se présentent. Il sera important d’encourager les membres de son équipe à communiquer ou à demander de l’aide lorsqu’ils en ont besoin. Pour cela, organiser des réunions virtuelles peut être indispensable. Elles permettront de comprendre les éléments qui bloquent l’évolution des projets.
Encourager les conversations professionnelles au sein de l’équipe
Pour évoluer ensemble sur un projet, les membres de l’équipe doivent apprendre à se connaitre. Pour cela, ils doivent communiquer régulièrement. Le manager peut fréquemment les inviter à échanger sur des sujets variés, mêmes ceux informels. Ces échanges sont bénéfiques pour la bonne santé de l’équipe, car des liens se créent à travers eux. Les discussions aident les salariés travaillant à distance à se sentir appartenir à la société elle-même.
Organiser des rencontres régulières, des activités de teambuilding et des sessions de travail en groupe
Les discussions virtuelles sont utiles, mais elles ne remplacent pas les interactions humaines. Ce sont elles qui favorisent la création de la cohésion au sein d’une équipe de professionnels. Les rencontres permettent d’étudier ensemble les résultats de chaque collaborateur et de faire état des difficultés fréquentes. Grâce aux activités de teambuilding, le manager permet aux membres son équipe de se détendre et de se connaitre davantage.
Le travail à distance est bénéfique aussi bien pour l’employé que pour l’employeur. Mais, il demande une bonne gestion pour veiller à l’atteinte des résultats et objectifs. Une relation de confiance doit régner entre le manager et ses collaborateurs par exemple. De plus, il faudra adopter des outils de travail collaboratif performants. Ce sont eux qui permettront de garder le contact avec les membres de l’équipe et de veiller à la bonne exécution des missions. Le manager peut régulièrement demander des comptes rendus afin de constater l’évolution même des projets en cours de traitement.
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