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Comment devenir assistante administrative ?

L’assistant⸱e administratif⸱ive se charge de l’organisation interne et des relations administratives externes d’une entreprise, association ou cabinet libéral. Rattaché(e) à plusieurs cadres ou directeurs, ce métier polyvalent est parfois amené à synchroniser des équipes entières. Officéo précise à vos côtés le parcours possible pour devenir assistante administrative. En plus des différences avec d’autres postes dans le domaine du secrétariat, Officéo vous apporte les informations complémentaires nécessaires pour saisir les enjeux de ce poste clé.

Devenir assistante administrative

Qu’est-ce que le métier d’assistant⸱e administratif⸱ive ?

L’assistant⸱e administratif⸱ive et financier est le suppléant, le bras droit du DAF (Directeur Administratif et Financier ou CFO en anglais pour Chief Financiel Officer).

Tous deux assurent la coordination de la production financière et comptable d’une entreprise. Ils pilotent le contrôle de gestion et se chargent de veilleur sur les flux financiers. Ceux-cis comprennent la trésorerie, le crédit management ou encore le recouvrement.

Dans l’optique d’une optimisation de la politique fiscale interne et externe ils organisent également la supervision de la comptabilité. L’assistant administratif est à-même de participer à l’élaboration d’études destinées à évaluer la pertinence d’un investissement.

Ainsi, selon le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise, les missions peuvent varier pour l’assistant.

Les responsabilités principales au cœur de ce métier

  • Participation aux audits financiers, à la gestion des ressources humaines et politiques de développement de la société. Suivi des outils administratifs et coordination des services ;
  • Suivi de la continuité de la stratégie financière ;
  • Tenue du secrétariat, du conseil d’administration et/ou des réunions avec les acteurs internes et externes à l’entreprise ;
  • Rédaction des documents administratifs, gestion du courrier, triage et archivage des données.

Quelle est la formation pour devenir assistante administrative ?

Niveau d’études recommandé

  • Bac + 2 ;
  • Bac Pro ;
  • CAP, BEP ou équivalent.

Exemple de diplômes

  • Brevet professionnel Bureautique ;
  • Tite de professionnel Agent Administratif ;
  • Bac professionnel Gestion – Administration ;
  • BTS secrétariat, gestion ou commerce ;
  • BTSA Technico-commercial ;
  • BTS PME-PMI ;
  • DUT GEA ;
  • Bac Pro STG.

Exemples de parcours

Formation initiale : Bilan de positionnement aux côtés de la Mission Locale

  • Stage de découverte du métier
  • Formation au français niveau professionnel, formation remise à niveau en bureautique, communication orale et écrite
  • Titre professionnel Agent Administratif.

Formation initiale : Bac littéraire

  • Formation en comptabilité et gestion d’entreprise ;
  • préparation complémentaire en langues ;
  • Stage en entreprise.

Formation initiale : Licence professionnelle (assistant de gestion administrative, assistant manager, assistant export, gestion de PME-PMI …) 

  • Formation complémentaire en langues ;
  • Stage en entreprise.

 Compétences courantes

  • Connaissance des outils bureautiques ;
  • Modalités d’accueil ;
  • Techniques de prise de notes et écriture rapides ;
  • Rigueur et organisation ;
  • Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles ;
  • Esprit de synthèse ;
  • Sens relationnel ;
  • Respect de la hiérarchie, sens de la discrétion.

Évolutions professionnelles

  • Assistant commercial ;
  • Gestion locative ;
  • Assistant de direction ;
  • Secrétaire comptable.

Quelles qualités faire rayonner sur un CV ?

Vous souhaitez devenir assistante administrative ? Ce poste est bien souvent associé à d’autres termes, même si les compétences et qualités requises restent les mêmes. Etre assistant(e) administratif/ive demande beaucoup de temps et de disponibilité. La préparation des réunions exige de se soumettre à des emplois du temps variés avec lesquels il faut jongler avec aisance. Posséder un grand sens des responsabilités et de l’organisation apparaît donc primordial. Hiérarchiser les tâches urgentes, prioritaires, importantes ou courantes requiert un sens naturel de la rigueur.

Pieuvre de l’administration qui navigue d’une tâche à l’autre toute la journée, il est indispensable de maîtriser l’informatique appliquée à la gestion et à la bureautique. En plus de la polyvalence, le sens du contact fait parti du cœur de ce métier.

Quel est le salaire d’un⸱e assistant⸱e administratif⸱ive ?

En 2019, le salaire net est de 2 300 € mensuel pour un(e) assistant(e) administratif. Par an, cela donne un salaire moyen brut de 35 500€. Une différence se présente au sein de ce même poste entre les hommes et femmes, avec un écart remarqué d’environ 7% dans le salaire. Ce chiffre varie selon l’expérience pour le poste occupé, la taille de l’entreprise et le nombre de fonctions gérées par l’assistant(e).

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

Parmi les évolutions possibles, un.e assistant.e administratif.ive peut aller vers de l’assistanat commercial. La gestion locative est une branche possible, mais la plupart des profils préfèrent l’assistanat de direction ou la spécialisation vers du secrétariat comptable. Passer du public au privé (et vice-versa) peut arriver, selon les choix personnels et évolutions souhaitées. De plus en plus d’assistant.es administratif.ive décident par ailleurs de se lancer à leur propre compte pour travailler avec des interlocuteurs variés, à des horaires aménagées ou dans des structures différentes.

Comment trouver des clients quand on est assistant·e administratif·ive indépendant·e ?

Vous souhaitez changer de poste, découvrir d’autres entreprises ? Déjà, vous commencez à chercher les offres d’emploi en ligne. Les propositions de CDI et CDD se ressemblent toutes, les structures sont les mêmes que votre entreprise actuelle, cela vous inspire peu ? Et pourquoi pas considérer un autre modèle professionnel, où vous travailleriez quand vous le souhaitez, avec des entreprises différentes d’une mission à l’autre ?

Pour ceux et celles qui souhaitent se lancer et devenir assistant.e administratif.ive indépendant.e, le plus difficile est sans doute de développer un portefeuille de clients. Trouver des dirigeants d’entreprise ou d’organismes publiques susceptibles d’avoir à sous-traiter leur gestion administrative demande une certaine souplesse. Fini le simple entretien d’embauche qui répond à une annonce venant d’un employeur. Là, il faut aller au-devant des choses et se présenter ou être présenté par le biais de bouche-à-oreille.

Plusieurs moyens de prospection sont maintenant possibles, des réseaux privés aux groupes et collaborations, du portage salarial aux placements : il n’y a que l’embarras du choix ! Le réseau Officéo réduit le délai d’acquisition client pour les assistant.es administratif.ives indépendant.es qui souhaitent obtenir des missions, et des clients !

Questions fréquentes

  • Quelle est la différence entre assistante administrative et assistante commerciale ?

    L’assistant de gestion affecté à un pôle commercial s’occupe de gérer des flux commerciaux, ce à quoi un assistant administratif n’est pas affecté. Les opérations de comptabilité sont donc moins poussées pour un assistant administratif de direction. Toutefois, ces derniers doivent présenter des actions en anglais si le poste implique un contact avec des partenaires étrangers. Les formations sont sensiblement différentes, avec une possibilité de se spécialiser à tout moment selon les affinités et aspirations professionnelles de chacun.

  • 💡 Qu’en est-il du poste de secrétaire administrative, est-ce la même chose d’assistante administrative ?

    L’assistance administrative concerne généralement certaines personnes auxquelles le suivi doit être apporté. Le/la secrétaire doit s’occuper de plusieurs personnes sans distinctions particulières au sein de la même entreprise ou pôle. Toutefois, cette différence tend à s’effacer au fil du temps. Les postes expriment de plus en plus un souhait d’embaucher un(e) secrétaire ou assistant(e) sans faire la différence originelle. Ainsi, devenir assistante administrative n’exclus pas la possibilité un jour d’exercer un poste de « secrétaire administrative » puisque les terminologies se confondent.


Comment rejoindre notre équipe d’assistants ?

Déjà prêt à passer à une vie professionnelle plus indépendante ? Devenez maître de votre temps et de vos compétences. Choisissez avec qui et quand vous voulez travailler, où que vous soyez : Officéo se charge de vous trouver les clients qu’il vous faut. Faites simplement ce que vous faites le mieux.

unVous remplissez le formulaire en ligne : postulez pour rejoindre notre équipe d’assistants professionnels en remplissant le formulaire. Joignez-y votre CV le plus soigné.

deuxNous évaluons vos compétences : passez un entretien de qualification. Réussissez les tests de compétence et parlez-nous de vous via vos références professionnelles.

troisVous accédez aux meilleurs projets : une fois approuvé en tant qu’assistant Officéo, vous suivez en parallèle un cycle d’intégration pour acquérir les outils de travail et les standards de qualité Officéo.

Officéo vous permet de gérer votre temps, vos horaires et votre volume de travail en laissant la recherche de clients de côté ! Nous vous trouvons des missions, vous n’avez qu’à faire briller vos compétences.

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