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Comment organiser ses dossiers administratifs ?

Les documents administratifs sont d’une importance capitale. On s’en rend compte surtout lorsqu’il faut s’en servir à des fins impératives et urgentes. Malheureusement, leur gestion n’est pas toujours bien faite et peut entraîner des conséquences fâcheuses en cas de nécessité. 

J’ai besoin d’aide pour classer mes dossiers administratifs d’entreprise

Ainsi, il est important que les entreprises prennent les précautions nécessaires pour mieux ranger les pièces administratives. Quelques astuces pour y parvenir sont inscrites dans cet article. 

Méthode pour classer ses papiers administratifs

Dans l’administration, il faut pouvoir justifier les différentes opérations et ses prises de décisions par des preuves (des documents papier ou des documents électroniques, etc.). Pour cela, le gestionnaire ou le responsable doit mettre en œuvre les différentes techniques qui concourent à la conservation des dossiers importants. À ce titre, il existe plusieurs procédés de rangement et d’archivage de la paperasse

Classer ses papiers par thème

Selon cette méthode, il s’agit de classer les papiers administratifs selon leurs centres d’intérêt. À cet effet, il faut tenir compte du sujet ou du thème. Ce procédé pratique permet de vite les retrouver en cas de besoin. Ainsi, avec cette technique les contrats de travail et les documents bancaires (chèques, relevé de compte, avis de versement, etc.) par exemple sont rangés séparément. C’est aussi le cas avec les pièces comptables (documents comptables) comme les fiches de paie, l’avis d’imposition, la preuve de paiement, etc. Selon la pièce qu’il recherche, le gestionnaire sait dans quel compartiment se rendre pour se retrouver facilement dans son système de classement.  

Classer ses papiers par catégorie

Le rangement des dossiers administratifs peut aussi se faire par catégorie. Cette méthode consiste à les repartir suivant la nature du type de document. Les documents personnels, les papiers d’identité devront par exemple être conservés d’un côté et les documents d’entreprise d’un autre côté. Cela évite de faire de longs temps de fouille. Toujours dans cette logique de classement des dossiers, le gestionnaire peut ranger ses papiers selon la région. Ce type de classement par catégorie se retrouve beaucoup plus dans les administrations publiques où il faut organiser les informations de plusieurs contribuables ou citoyens. 

Classer ses papiers par ordre alphabétique 

Une autre possibilité de rangement des papiers est celle basée sur l’ordre alphabétique. Dans ce cas, il faut utiliser la suite logique des lettres de l’alphabet pour créer les différentes rubriques. Lorsque certains documents importants à classer concernent des noms de personnes, la règle consiste à répertorier lesdits dossiers en tenant compte essentiellement du patronyme. Les prénoms doivent être inscrits entre parenthèses après les noms de famille. Dans le cas des documents à conserver suivant des rubriques, un travail d’indexation doit s’effectuer avant le rangement. 

Classer ses papiers par ordre numérique

Pour mettre de l’ordre dans ses dossiers, le gestionnaire peut procéder par un rangement selon un numéro. Dans ce cas, il attribue un nombre à chaque dossier, et ceci, suivant l’ordre chronologique de leur arrivée. Dans cette logique de classification décimale, il faut procéder par ordre croissant. Toutefois, il est conseillé d’ajouter un libellé à chaque désignation pour vite se retrouver en cas d’urgence. 

Méthode de classement en secrétariat

Les données mises à la disposition des entreprises ne sont pas toujours utilisables sur-le-champ. Ainsi, il revient au secrétariat de s’occuper de la gestion des documents. À cet effet, il procède à un classement des documents administratifs soit par ordre régional, soit par ordre idéologique. La première méthode est surtout utilisée par les structures ayant des sites annexes dans plusieurs départements.  D’autre part, organiser le classement sur le plan idéologique permet de classer les dossiers ayant une valeur pécuniaire d’une part. Au rang de ces documents à caractère financier, il y a par exemple les devis, les relevés de compte et les factures fournisseurs. Il faut ensuite prévoir un emplacement ou des compartiments (classeurs, intercalaires, sous-dossiers, etc.) pour les informations relatives au personnel, aux fournisseurs, aux clients, etc. Selon le cadre, il peut s’agir de la conservation des documents électroniques. Hormis ces deux méthodes connues pour classer les documents administratifs en secrétariat, il est aussi envisageable d’archiver les dossiers qui doivent être utilisés dans un futur proche. 

Exemple de plan de classement en entreprise

Pour mieux cerner les différentes méthodes de rangement, voici un cas pratique.  Dans une entreprise X, les documents administratifs suivants ont été reçus pour le compte du mois d’octobre :
  • Devis de maçonnerie (21/10) ; 
  • Factures d’électricité (05/10) ;
  • Quittance d’imposition ou attestation pour impôts sur le revenu (02/10) ;
  • Reçu du fournisseur grossiste (13/10) ;
  • Comptoir thermique européen (18/10) ;
  • Quittance de loyer (07/10) ;
  • Maintenance informatique (15/10) ;
  • Invitation pour une conférence de marketing (19/10) ;
  • Compagnie de Chauffage (02/10) ;
  • Facture de télécommunications (09/10).
Selon ces informations disponibles dans l’entreprise X, voici deux méthodes envisageables pour organiser les documents.

Suivant un ordre chronologique

Ici, le document le plus récent se retrouve au-dessus du lot. Dans une entreprise, ce type de procédé est souvent combiné avec le rangement numérique. 
  • Devis de maçonnerie du 21 octobre
  • Invitation pour la conférence de marketing du 19 octobre
  • La facture du comptoir thermique européen du 18 octobre
  • La facture de maintenance informatique du 15 octobre
  • Le reçu du fournisseur grossiste du 13 octobre
  • La facture du service de télécommunications du 9 octobre
  • La quittance de loyer du 7 octobre
  • La facture d’électricité du 5 octobre 
  • La quittance d’imposition du 2 octobre
  • La facture de la compagnie de chauffage du 2 octobre. 

    Suivant chaque catégorie 

    Le gestionnaire peut distinguer à ce niveau plusieurs catégories pour organiser les documents.  

    Les preuves de paiement 

    • Reçu du fournisseur grossiste
    • Quittance de loyer
    • Quittance d’imposition

    Les factures à payer 

    • Devis de la maçonnerie
    • Facture d’électricité
    • Facture de la compagnie de chauffage
    • Relevé de télécommunications
    • Facture de la maintenance informatique
    • Facture du comptoir thermique

    Les invitations 

    • Conférence de marketing le 19 octobre

    Questions fréquentes

    ❓ Quelle est la meilleure méthode de classement en secrétariat ?

    Le classement des dossiers et des papiers administratifs est un outil d’organisation qui doit être élaboré par un organisme et qui doit être appliqué de tous. Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro. Le secrétaire procède par ordre croissant en attribuant un numéro à chaque dossier selon l’ordre de leur arrivée.

    💪 Quels sont les différents types de classement de papiers administratifs ?

    Il existe plusieurs types de classement de papiers administratifs. On distingue parmi les plus utilisés :

    • Le classement géographique : par zones géographiques, pays, régions ou départements… ;
    • Le classement numérique : par ordre de succession des nombres ;
    • Le classement chronologique : par ordre d’arrivée des dossiers ;
    • Le classement alphabétique : par ordre de succession des lettres de l’alphabet ;
    • Le classement thématique : par sujet ou par thème.

    💡 Quels sont les critères d’un bon classement en secrétariat ?

    Une bonne secrétaire doit être une experte dans l’organisation et le classement des dossiers administratifs. Pour un classement efficace des papiers administratifs, il faut prendre en compte quelques critères clés.

    • Créer les bonnes catégories et ne pas faire des catégories trop larges ;
    • Être clair dans son classement en utilisant des codes couleurs et en optant pour un rangement alphabétique ;
    • Choisir un bon emplacement, mettre les dossiers les plus utilisés à portée de main ;
    • Créer des dossiers fantômes pour les dossiers peu utilisés ;
    • Opter pour un classement efficace et attractif.
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