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La DPAE

-et les autres démarches associées-

Définition de la DPAE

La Déclaration Préalable à l’Embauche, ou DPAE, est un document à transmettre à l’URSSAF (Union de Recouvrement des Cotisations de la Sécurité et d’Allocations Familiales). Il s’agit d’une démarche RH simplifiée. Cette déclaration est une déclaration importante dans la procédure d’embauche : elle permet des échanges entre les administrations, et couvre l’employeur comme l’employé en cas d’incident sur le lieu de travail.

Toute personne embauchée dans une entreprise doit avoir une DPAE attribuée. Les associations à but non lucratif sont également concernées, dans le mesure où elles emploient parfois du personnel salarié. En revanche, notez que tout employé qui n’a pas le statut de salarié n’est pas nécessairement soumis à la déclaration. C’est le cas par exemple des bénévoles dans une association. Gardez-vous donc de confondre un stagiaire d’un bénévole ou d’un salarié.

La DPAE et le stagiaire

Les stagiaires ne sont pas soumis à une DPAE. L’inscription au registre unique du personnel est en revanche obligatoire. Pour plus de détails, rendez-vous sur notre page dédiée à la gestion de la DPAE et du statut de stagiaire.

La DPAE et l’apprenti

Dans le cadre d’un contrat d’apprentissage, la DPAE est à faire en plus d’autres démarches. Pour plus de renseignements, rendez-vous sur le site de l’URSSAF (ou de la MSA si vous êtes exploitant agricole), où sont détaillées toutes les démarches administratives nécessaires.


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La DPAE et l’URSSAF

Au moyen de la DPAE, le futur employé est à déclarer à l’URSSAF. Un délai de 8 jours est accordé pour procéder à cette démarche. Si ce respect n’est pas respecté, des sanctions pour travail dissimulé peuvent tomber, en plus de sanctions graves prévues par la loi. Pour le salarié, ceci peut également poser des soucis, car il peut passer à côté de droits auquel il a normalement accès.

Si votre entreprise a effectué au moins 50 déclarations d’embauche l’année précédente, vous pouvez transmettre la DPAE par courrier en AR à l’URSSAF. Sinon, vous devez passer par une déclaration dématérialisée sur net-entreprise.fr. Cette consigne est à respecter scrupuleusement. Dans le cas contraire, vous vous exposez à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité Sociale.

La DPAE est une déclaration rapide et gratuite. Il est donc important de la faire dans les délais impartis pour être en règle avec l’administration.

Les sanctions en cas de non-déclaration d’embauche

Des sanctions civiles et des sanctions administratives sont prévues. Elles peuvent aller jusqu’à 300 fois le taux horaire du minimum garanti. En cas de travail dissimulé avéré d’un salarié, les sanctions sont encore plus lourdes. Elles relèvent du droit pénal et du tribunal correctionnel. L’URSSAF prévoir une peine de 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour les personnes physiques. Pour les personnes morales, ce montant est élevé à 225 000 € pour les personnes morales.


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Les autres démarches pour l’embauche d’un salarié

La DPAE ne suffit pas pour remplir toutes les démarches liées à l’embauche. Le document de référence est le registre unique du personnel. Le document rassemble les employés, mais aussi les stagiaires et autre statuts particuliers au sein de l’entreprise. La rigeur s’impose pour s’écarter de tout risque en cas de contrôle de l’administration. Officéo vous recommande une organisation en plusieurs colonnes, de la sorte :

  • Nom et prénom(s) du salarié ;
  • Nationalité ;
  • Date de naissance ;
  • Sexe ;
  • Poste ;
  • Qualification ;
  • Date d’entrée et date de sortie ;
  • Type de contrat.

Les salariés sont à affilier aux institutions de retraite complémentaire obligatoire. Il s’agit de l’AGIrcC pour les cadre et de l’ARRCO pour les autres salariés. Vous pouvez effectuer toutes les démarches directement sur le site de l’AGIRCC-ARRCO.

En plus de cela, une Déclaration Sociale Nominative (DSN) est ) effectuer si votre entreprise compte moins de 50 salariés. La DSN permet en effet de suivre les embauches et les départs d’un mois à l’autre.

Ensuite, dans les trois mois qui suivent l’arrivée en poste, une Visite d’Information et de Prévention (VIP) est à êffectuer. L’attestation délivrée à ce moment permet de confirmer le respect de cette procédure. Ces démarches permettent d’enclencher une visite médicale du salarié. La visite médicale est elle aussi obligatoire.

Pour les salariés, ils doivent effectuer leurs démarches auprès de leur assurance maladie. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site Ameli.fr.

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