[Le secrétariat juridique] ➤ fiche métier : salaire, missions, formations

Le secrétariat juridique en vidéo

Le secrétariat juridique est une fonction de votre organisation, de votre service juridique, ou de votre cabinet qui ne doit pas être négligée. Il permet à votre structure d’être en conformité avec la loi mais aussi aux professionnels du Droit de se libérer de leur pollution administrative. 

Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est le secrétariat juridique, quels sont ses objectifs, ses missions, le salaire ainsi que comment l’externaliser…

Qu’est-ce que le secrétariat juridique ?

Le secrétariat juridique consiste à gérer l’ensemble des documents officiels d’une organisation qui sont soumis aux exigences légales. Cette mission est accomplie par des professionnels spécialisés dans le domaine juridique. Le secrétariat juridique est très important pour une entreprise car mal exécutée ou en cas de manquement, cette dernière risque une amende à la bonne gestion de ses documents.

Ainsi, le secrétariat juridique englobe des missions telles que la relecture de contrats et d’actes juridiques, l’organisation de réunions et la préparation de documents (par exemple pour un conseil d’administration), la correspondance avec différents professionnels du Droit…

Qui peut exercer les missions de secrétariat juridique ?

Le secrétariat juridique ne se manifeste pas de la même façon en fonction de la taille de la  structure qui en a besoin :

• Dans les grandes entreprises, le secrétariat juridique peut être exercé dans un service juridique par des assistants indépendants ou salariés, aux côtés, entre autres, de juristes, conseillers juridiques, spécialistes en propriété intellectuelle… C’est un mode de fonctionnement que l’on retrouve notamment dans des sociétés d’assurance ou bien dans des boîtes de production audiovisuelle.
• Dans les plus petites entreprises qui ne possèdent pas (ou n’ont pas la nécessité) de service juridique, les secrétaires travaillent seuls. Ils font appel, selon le besoin de leur structure, à des professionnels du Droit (notaires, avocats, conseillers juridiques…). 
• Pour un professionnel en libéral, en cabinet, le secrétariat peut parfois être assumé par le professionnel du Droit uniquement. Mais c’est une charge de travail très importante. Le plus souvent, il fait appel à un assistant administratif spécialisé dans le domaine juridique pour effectuer les tâches de secrétariat.

Quelles sont les missions d’un service juridique ?

Le secrétariat juridique assure de nombreuses fonctions en entreprise et en cabinet sont similaires. Ces missions sont assurées par une secrétaire juridique. Voici une liste non exhaustive des tâches qu’elle peut assumer :

• Préparation et vérification des documents juridiques : les contrats de travail, les actes de sociétés, les procès-verbaux, les lettres de relance… ;
• Préparation des documents administratifs : conducteurs de réunion, comptes-rendus de réunion, préparation des dossiers pour les conseils d’administration… ;
• Classement et archivage de ces derniers : vérification des lois en vigueur puis classement ;
• Gestion des correspondances : permanence téléphonique, tri des e-mails, communication avec les confrères… ;
• Gestion des contentieux : préparation des documents en cas de litiges, suivi des dossiers en cours… ;
• Gestion de la vie du cabinet ou du service : prise de rendez-vous, gestion de planning, organisation de déplacements, commande de fournitures… ;
• Suivi des dossiers clients : assure le relais entre avocat et client, gestion des rendez-vous, de l’accueil téléphonique, des relances…

Quel est le rôle d’une secrétaire juridique ?

Le rôle principal d’une secrétaire (ou assistante juridique) est, à l’aide de ses connaissances juridiques, de soutenir administrativement la structure pour laquelle elle travaille. Cependant, ses responsabilités diffèrent en fonction du type d’organisation pour laquelle elle exerce.

En entreprise

Le secrétaire exerce dans un service juridique (ou bien indépendamment si la structure n’en possède pas). Il assiste administrativement les équipes juridiques en les déchargeant des tâches à faible valeur ajoutée qui ralentissent leurs activités comme le classement de documents, l’organisation des réunions, la prise de notes, la rédaction de comptes rendus de réunion, les correspondances externes… Aussi, il s’assure que l’entreprise est bien conforme aux lois en vigueur et peut, en fonction des missions qui lui sont confiées, préparer des documents juridiques comme les procès verbaux, les contrats, les actes de sociétés… 

En cabinet 

Le secrétaire en cabinet soutient lui aussi administrativement l’activité du, ou des professionnels de droit en libéral qui y exercent. Ses missions de secrétariat sont sensiblement les mêmes qu’en entreprise. Mais, contrairement à l’entreprise, le secrétaire juridique qui exerce en cabinet est souvent en communication avec les clients. En effet, c’est lui qui est le premier contact du cabinet avec les clients. Il se charge de tenir le standard téléphonique, de prendre les rendez-vous, d’ordonner et superviser les dossiers clients, de gérer les correspondances… 

En bref, dans les deux cas, le secrétaire juridique est un soutien administratif très important qui permet aux professionnels du droit de se décharger de leur pollution administrative. Mais il est clair qu’aux côtés d’un libéral, l’assistant peut devenir un véritable bras Droit.

Quelle est la différence entre un assistant juridique, un secrétaire juridique et un professionnel libéral du Droit ?

Dans les faits, il n’y a pas de différence entre l’assistant juridique et le secrétaire juridique. Que ce soit en entreprise ou dans un cabinet, les deux occupent sensiblement le même poste et ont dû faire les mêmes études pour y parvenir. Leur différenciation n’est qu’un abus de langage.

Les secrétaires juridiques ne sont pas considérés comme des professionnels du Droit. En effet, bien qu’ils aient suivi une formation spécialisée en gestion juridique, ils n’ont généralement pas de Master en Droit et n’ont pas passé les concours pour obtenir les titres nécessaires afin exercer en tant que professionnel du Droit (CRFPA et CAPA pour les avocats, DSN pour les notaires, examen de la Chambre Nationale des Huissiers de Justice…).
Leurs fonctions se limitent à de l’assistance juridique ; c’est-à-dire qu’ils ne peuvent pas conseiller juridiquement ni prendre de décisions, rédiger pleinement des actes juridiques ou encore représenter un client.

Nous pouvons tout de même noter qu’à l’inverse, un professionnel du Droit est en capacité de réaliser les tâches d’assistance juridique opérées par le secrétaire. Mais, ce sont des profils hautement qualifiés pour lesquels il est chronophage et surtout peu rentable de se charger de tâches à faible valeur ajoutée.
Lorsque vous ferez appel à un notaire ou un avocat pour votre entreprise, réfléchissez bien ! Certaines tâches sont très facilement externalisables.

Quel salaire moyen d’une secrétaire juridique ?

En France en 2024, le salaire de base moyen d’une secrétaire juridique s’élève à 2035 euros bruts par mois (indeed).

Mais lorsqu’on embauche, il faut prendre en compte les coûts cachés d’un salarié : en comptant les charges patronales à débourser, la note bondit de 40%. Il ne faut pas non plus négliger les coûts de recrutement, d’intégration, de formation et les avantages salariaux. En fonction du temps passé à recruter et former, les coûts cachés deviennent vite très importants (et visibles) !

A l’inverse, faire appel à un prestataire de services ou bien à une assistante juridique indépendante permet d’éviter les mauvaises surprises. Puisque vous signez un contrat de prestation et non un contrat de travail, l’assistant ne fait pas partie de votre masse salariale. Vous pouvez alors dire au revoir aux frais cachés de recrutement, intégration et charges patronales !