[FACTURATION] Mentions obligatoires, règles à respecter : tout savoir
La facture client est l’un des documents comptables les plus importants dans une entreprise. Elle permet de retracer les ventes et les achats ainsi que de recouvrir les dettes de créanciers aisément. De ce fait, on la retrouve dans toutes les entreprises et dans toutes les actions commerciales.
La facturation, est-ce une obligation ?
Il est possible de réaliser des transactions sans avoir recours à l’utilisation de factures. Cependant, la facture reste un élément de suivi et une preuve utile tant pour le client que pour le fournisseur. Il existe donc des cas où la loi exige d’en établir une. Cela se produit par exemple lorsque la transaction a lieu entre deux professionnels ou entreprises. La facture client peut être établie manuellement par un gestionnaire de facturation ou via un logiciel de facturation dédié.
La loi prévoit également qu’une facture soit faite lorsque la vente est opérée à distance entre le client et le fournisseur. Par ailleurs, une entreprise est obligée de faire une facture lorsque le client demande qu’elle soit établie.
Les prestations de services réalisées pour le compte d’un particulier et qui s’élèvent à plus de 25 euros hors taxes donnent lieu à une facture simplifiée. Les professionnels libéraux, quant à eux, délivrent des notes d’honoraires.
Quelles sont les informations à faire figurer sur la facture ?
Au vu de l’importance d’une facture, des règles sont fixées quant aux mentions qui doivent y figurer afin d’attester sa validité.
Une facture n’a donc aucune valeur réelle de preuve de transaction sauf si les informations suivantes sont mentionnées :
- Les identités des contractants ;
- Le détail de la prestation,
- Les modalités de paiement.
Toutes ces mentions sont prévues par la loi. Dans le cadre d’une opération avec un particulier, la facture délivrée doit contenir :
- L’identité du client avec l’accord de celui-ci ;
- L’identité et l’adresse du prestataire ;
- Le détail de la prestation en termes de quantité et prix du produit ;
- Le lieu d’exécution de la prestation ;
- La date de la prestation ainsi que la date d’émission de la facture.
Lorsque les opérations de vente et achat ont lieu entre deux professionnels, l’adresse de livraison (s’il y a eu livraison), les rabais, le taux et le montant de la TVA, le prix unitaire hors taxe de la prestation doivent figurer sur la facture.
De plus, il est important de faire figurer l’échéance de paiement (s’il y a paiement anticipé), le montant hors taxe et TTC de la somme totale à payer, les frais additionnels, le numéro d’identification à la TVA et le numéro d’ordre unique de la facture.
Par ailleurs, si l’entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA, elle doit indiquer sur la facture que la TVA est non applicable. De même, si elle adhère à un centre gestion agréé, la mention le précisant devra figurer sur la facture émise.
Numérotation de facture : quelles règles respecter ?
Les factures délivrées par une entreprise sont toutes associées à un numéro d’identification individuel unique. Le système de numérotation est déterminé par l’entreprise elle-même qui doit s’assurer qu’aucune confusion n’est possible.
Pour cela, les entreprises disposant de plusieurs sites doivent mettre en place une numérotation permettant d’identifier la provenance de chaque facture. Quel que soit le mode de notation choisi, l’entreprise devra le justifier dans ses conditions d’exercice.
Quel est le délai de conservation des factures dans une entreprise ?
La facture réalisée par l’entreprise doit être envoyée au client dès que la livraison de service ou de produit est terminée. Elle est émise en deux exemplaires, l’original est détenu par le client et la copie gardée par l’entreprise à titre de preuve. Les factures délivrées sont conservées pendant une certaine période par l’entreprise afin de détenir un justificatif en cas de réclamation des clients.
La loi fiscale préconise une conservation des factures sur une période minimale de 6 ans à compter de l’établissement de celle-ci. Le code du commerce, quant à lui, prévoit une conservation de 10 ans, à compter de la date de clôture de l’exercice.
Malgré ces différentes recommandations, l’entreprise peut choisir de conserver les factures sur une durée beaucoup plus longue. Elles peuvent être gardées sous format papier ou électronique selon les dispositions légales prévues à cet effet.
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Questions fréquentes
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❓ Qu’est-ce que la facturation en comptabilité ?
La facturation, en comptabilité, est l’acte par lequel l’expert-comptable délivre un document comptable qui fait office de preuve de vente ou d’achat. Elle sert aussi de preuve de créance envers un débiteur. L’administration fiscale peut également exiger la présentation de factures pour vérifier les comptes de l’entreprise.
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💡 Comment fonctionne la facturation ?
La facturation consiste à détailler avec précision les prestations de services ou les biens fournis au cours de la transaction commerciale entre l’entreprise et son client. Elle détaille également les conditions dans lesquelles s’est passée la transaction ainsi que les obligations de chaque partie. Le client peut s’en servir pour vérifier l’exactitude de la commande. L’entreprise s’en sert comme preuve et justificatif de la livraison effective du produit.
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💪 Qui fait les factures dans une entreprise ?
Dans une entreprise, il revient à l’expert-comptable ou à l’agent de facturation de réaliser les différentes factures. Les factures peuvent également être réalisées et gérées par des logiciels comptables dédiés. Dans certains cas, le chef d’entreprise peut lui-même réaliser les factures.
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