La DPAE pour un stagiaire

Accueillir un stagiaire en entreprise est source de démarches administratives. De nombreuses règles entourent ce type de contrat. Officéo vous en dit plus concernant les formalités d’embauche d’un stagiaire, pour des ressources humaines efficientes à tout instant.

Dpae : les généralités

La DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche) est un document à effectuer auprès de l’URSSAF (Union de Recouvrement des Cotisations de la Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales). Ce type de déclaration est primordiale pour l’employeur comme pour l’employé. Il s’agit d’une démarche simplifiée, elle permet dans certains cas de bénéficier de droits à exonération. Elle permet également d’immatriculer d’employé à la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) et de l’affilier au régime d’assurance chômage. Les deux parties se trouvent protégées en cas d’accident du salarié sur le lieu de son travail.

La DPAE concerne tous types d’entreprise (SA, SARL, SNC, ETT, etc.), ainsi que les associations à but non lucratif qui doivent effectuer cette démarche pour le personnel salarié. Les délais pour effectuer cette démarche sont très réduits : il vous faut faire cela impérativement 8 jours avant l’embauche. Même si le salarié est en période d’essai pour une durée de plusieurs mois, la DPAE est à faire avant l’arrivée dans l’entreprise.

DPAE et stagiaire : les dispenses

Certaines catégories de personnel sont exonérées de DPAE. Il s’agit des bénévoles, des volontaires du service civique et des stagiaires. Toutefois, certaines dispositions particulières pour les départements d’Outre-Mer sont à considérer pour le travail temporaire. La législation référente fait foi à ce sujet.

Vous n’êtes pas sans l’ignorer, les stagiaires ne sont pas considérés comme des salariés. Ainsi, il n’est pas demandé d’effectuer de DPAE. En revanche, vous devez impérativement mentionner dans le registre unique du personnel certaines informations : ordre d’arrivée, nom du stagiaire, prénom du stagiaire. La conclusion d’une convention de stage signée avec le stagiaire et l’établissement d’enseignement est obligatoire.

Besoin d’aide pour gérer vos démarches administratives d’entreprise ? Un coup de pouce pour vous y retrouver dans les déclarations sociales serait le bienvenu ? Officéo est là pour vous. Nous avons l’assistance conçue pour répondre à n’importe quel besoin, à n’importe quel moment de la vie de votre entreprise.

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Remplir une DPAE et l’envoyer

Même si un stagiaire est dispensé de DPAE, il se peut qu’à la fin de son stage vous souhaitiez conclure une embauche. Ainsi, pour la DPAE classique, il vous faut vous rendre sur net-entreprise.fr et vous inscrire avec le numéro SIRET de votre entreprise. Allez à « DPAE (ex DUE), et suivez les démarches indiquées. La procédure est nominative et unique à chaque employé.

Si vous avez effectué au moins 50 déclarations d’embauche l’année dernière, vous pouvez aussi envoyer la DPAE par voie postale. Dans le cas contraire, les démarches sont obligatoirement à dématérialiser. Le courrier en recommandé avec accusé de réception est à faire parvenir à votre URSSAF de référence.