Changement de bureau d’association : tout savoir !
Que ce soit dans le cadre d’une passation suite au renouvellement des membres du bureau, ou d’une nouvelle élection : la modification du bureau de votre association est est déclarer. Pas le temps de vous soucier des formalités et des documents nécessaires ? Officéo s’en charge pour vous, avec une assistance administrative efficace en toutes circonstances.
J’ai besoin d’une assistance administrative
Le changement de bureau d’une association
Les démarches générales à effectuer
Toute demande de changement de bureau s’accompagne de formalités à effectuer auprès de la préfecture. Ce n’est pas le seul organisme administratif à contacter. Ni même la seule démarche administrative à mettre en œuvre. Voici les trois principales :
- La rédaction d’un procès verbal pour informer du changement de bureau de l’association.
- Le dépôt à la préfecture (ou greffe des associations) d’une copie du procès verbal et d’un cerfa n°13971*03.
- La modification des procurations bancaires.
L’assemblée générale
La rédaction d’un procès-verbal n’est pas obligatoire dans tous les cas. Toutefois, il est fortement recommandé de garder une trace pour ce type de décision administrative. Une absence de procès-verbal n’est pas dommageable. Si vous manquez simplement de compétences ou rigueur pour ce type de rédaction, de nombreux modèles sont disponibles en ligne.
La préfecture
La copie de procès verbal est à joindre au dossier contenant le Cerfa. Ce fameux Cerfa n°13971*03 est à compléter et signer la le nouveau représentant légal. Il s’agit en effet d’un document permettant de déclarer la liste des membres en charge de l’administration de l’association. Le numéro RNA (Répertoire National des Associations) y figure. Cependant, cette démarche ne concerne pas la région d’Alsace-Moselle.
La banque
Lorsque les modifications sont envoyée au greffe des associations, les procurations bancaires doivent être mises à jour. Les modifications doivent permettre les nouveaux membres de faire fonctionner les comptes. Ceci est d’autant plus important pour le trésorier et le président du bureau associatif.
Les démarches en ligne
La déclaration de modification du bureau s’effectue en ligne, par courrier postal ou sur place. Un des dirigeants mandaté doit se charger des démarches. Pour plus de renseignements sur les démarches en ligne possible, rapprochez-vous de votre greffe des associations locale. Les adresses de contacts et informations pratiques sont disponibles pour faciliter la procédure.
Pour une gestion entièrement en ligne (e-modification de l’association), la DILA (Direction de l’Information Légale et Administrative) vous accompagne. Il suffit de se munir de ses identifiants Service-Public.fr et se rendre sur le portail des associations que voici.
Focus sur le cerfa n°13971*03
Ce formulaire permet d’effectuer une démarche administrative pour déclarer la liste des personnes chargées de l’administration d’une association. Le document est à adresser au greffer des associations. Dan certains cas, il ne s’agit pas de la préfecture ou de la sous-préfecture. Parmi les informations à inscrire sur le Cerfa n°13971*03, il faut renseigner le numéro de dossier. Il s’agit du numéro qui se trouve sur le récépissé donné par l’administration, c’est à dire le numéro RNA. Ainsi, vous ne pouvez pas indiquer ce numéro si la déclaration est faite en même temps que l’association est créée.
Les documents pour un changement de bureau d’association
Le procès verbal d’assemblée générale d’association pour un changement de bureau
Dans certains situations, la rédaction d’un PV de changement de bureau d’une association est obligatoire. Cette obligation concerne les associations reconnus d’utilité publique. Elle est également demandé pour les associations soumises aux impôts sur les société et ayant contracté un prêt. Pour les autres associations, il reste judicieux de consigner les décisions prises en assemblée générale.
Le procès-verbal vaut titre exécutoire dans le cadre d’une modification du bureau de l’association. C’est aussi un document qui récapitule les échanges pour les membres absents. Par ailleurs, le PV est opposable aux tiers, car les éléments qui s’ trouvent ont une valeur de justificatifs.
Attention
Votre association est immatriculée au répertoire Sirene et s’est vue attribuer un code APE ? Les modifications relatives au nom, à l’objet, à l’adresse du siège ou aux établissements doivent tous faire l’objet d’une déclaration. Une absence de déclaration justifie une amende de 1 500€. Cette amende peut aller jusqu’à 3 000€ si récidive.
Voici les éléments qui doivent apparaître dans le procès verbal de changement de bureau d’association :
- Le nom et le siège de l’association ;
- L’organe de délibération présent ;
- La date et l’heure de l’assemblée ;
- Le décompte des personnes absentes et représentées ;
- L’ordre du jour ;
- L’identification des membres présents, du président et du secrétaire ;
- Les points à discuter, les positions et éventuels incidents survenus lors de l’assemblée ;
- Les résolutions à voter, le résultat des votes ;
- L’heure de clôture de l’assemblée générale ;
- Le nom et la qualité des signataires.
Le formulaire Cerfa 13971*03
Comme indiqué pus haut, ce formulaire permet de déclarer les personnes en charge de l’administration. Le numéro RNA doit figurer en première page. Ce numéro n’est pas indiqué lors de la création de l’association. Une fois complété, le formulaire est à adresser au greffer des associations. L’Alsace-Moselle est exempte de cette démarche.
Questions fréquentes
Comment déclarer le changement de bureau d’une association ?
Rendez-vous sur votre espace Service-Public.fr ou à votre préfecture, muni d’une copie du procès verbal et du formulaire Cerfa souhaité. Transmettez ces documents et attendez validation des organismes administratifs en charge.
Combien de temps pour déclarer un changement de bureau d’association ?
Le changement de bureau d’une association se fait souvent à la fin du mandat d’un des dirigeants. Ce mandat est souvent fixé à deux ans ou quatre ans. Une nouvelle élection peut affecter les membres du bureau. D’autres motifs comme la révocation du dirigeant, une démission, un décès ou une décision de justice peuvent justifier le changement de bureau. Les démarches sont à réaliser dans les trois mois suivant la tenue de l’assemblée générale.
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