Le classement des documents en entreprise est une tâche administrative indispensable pour tenir une bonne gestion administrative de l’entreprise. Le classement des dossiers administratifs permet de profiter de gains organisationnels ainsi que d’un gain de temps et de productivité. L’entreprise limite ainsi la perte des données et des documents.

Les documents administratifs sont d’une importance capitale. On s’en rend compte surtout lorsqu’il faut s’en servir à des fins impératives et urgentes. Malheureusement, leur gestion n’est pas toujours bien faite et peut entraîner des conséquences fâcheuses en cas de nécessité. 

Ainsi, il est important que les entreprises prennent les précautions nécessaires pour mieux ranger les pièces administratives. Quelques astuces pour y parvenir sont inscrites dans cet article. 

Qu’est-ce que le classement de documents ?

Le classement de documents comprend la totalité des tâches et processus qui consistent à traiter, ordonner, classer et simplifier la recherche des documents et dossiers dans l’entreprise.

Il s’agit d’une tâche indispensable à la bonne gestion administrative de l’entreprise. Cette tâche est primordiale pour une raison simple : lorsqu’un système de classement de document est mis en place, il va permettre au chef d’entreprise de retrouver les documents très facilement et très rapidement.

En effet, la recherche d’un document est beaucoup plus simple et plus pratique à faire dans un service documentaire organisé et des documents bien classsés. 

Les gains sont nombreux, le classement de documents permet :

• Un gain de temps et de productivité ;
• Une limitation des erreurs ;
• Une limitation des risques de perte de données ou de documents ;
• Un gain organisationnel permettant la sérénité de tous au sein de l’entreprise.

Quelles sont les méthodes et techniques pour classer ses papiers administratifs ? 

Dans l’administration, il faut pouvoir justifier les différentes opérations et ses prises de décisions par des preuves (des documents papier ou des documents électroniques, etc.). Pour cela, le gestionnaire ou le responsable doit mettre en œuvre les différentes techniques qui concourent à la conservation des dossiers importants. À ce titre, il existe plusieurs procédés de rangement et d’archivage de la paperasse. 

Classer ses papiers par thème

Selon cette méthode, il s’agit de classer les papiers administratifs selon leurs centres d’intérêt. À cet effet, il faut tenir compte du sujet ou du thème. Ce procédé pratique permet de vite les retrouver en cas de besoin. Ainsi, avec cette technique les contrats de travail et les documents bancaires (chèques, relevé de compte, avis de versement, etc.) par exemple sont rangés séparément. C’est aussi le cas avec les pièces comptables (documents comptables) comme les fiches de paie, l’avis d’imposition, la preuve de paiement, etc. Selon la pièce qu’il recherche, le gestionnaire sait dans quel compartiment se rendre pour se retrouver facilement dans son système de classement de documents en entreprise.  

Classer ses papiers par catégorie

Le classement des dossiers administratifs peut aussi se faire par catégorie. Cette méthode consiste à les repartir suivant la nature du type de document. Les documents personnels, les papiers d’identité devront par exemple être conservés d’un côté et les documents d’entreprise d’un autre côté. Cela évite de faire de longs temps de fouille. Toujours dans cette logique de classement des dossiers administratifs, le gestionnaire peut ranger ses papiers selon la région. Ce type de classement par catégorie se retrouve beaucoup plus dans les administrations publiques où il faut organiser les informations de plusieurs contribuables ou citoyens. 

Classer ses papiers par ordre alphabétique 

Une autre possibilité de rangement des papiers est celle basée sur l’ordre alphabétique. Dans ce cas, il faut utiliser la suite logique des lettres de l’alphabet pour créer les différentes rubriques. Lorsque certains documents importants à classer concernent des noms de personnes, la règle consiste à répertorier lesdits dossiers en tenant compte essentiellement du patronyme. Les prénoms doivent être inscrits entre parenthèses après les noms de famille. Dans le cas des documents à conserver suivant des rubriques, un travail d’indexation doit s’effectuer avant le rangement. 

Classer ses papiers par ordre numérique

Pour mettre de l’ordre dans ses dossiers, le gestionnaire peut procéder par un rangement selon un numéro. Dans ce cas, il attribue un nombre à chaque dossier, et ceci, suivant l’ordre chronologique de leur arrivée. Dans cette logique de classification décimale, il faut procéder par ordre croissant. Toutefois, il est conseillé d’ajouter un libellé à chaque désignation pour vite se retrouver en cas d’urgence. 

Les outils de classement des documents

Les outils de classement comprennent aussi bien des supports physiques que des solutions numériques. Dans un bureau, on retrouve des chemises, classeurs, dossiers à étiquettes, intercalaires ou pochettes plastiques pour organiser les documents papier. Du côté digital, les entreprises utilisent de plus en plus des logiciels de gestion documentaire (GED) ou des plateformes de stockage en ligne qui facilitent la recherche, la sauvegarde et le partage sécurisé des fichiers.

Quels sont les outils de classement numérique des documents ?

Outil	Description
Gestion des documents électroniques avec Dokmee	Dokmee sert à gérer des documents électroniques tout en garantissant la sécurité de vos données. L’application Dokmee est très facile d’usage et très intuitive. En effet, il suffit de télécharger vos documents ou vos fichiers sur l’application, ensuite vous pouvez effectuer un classement par catégorie et par typologie.
Gestion des documents avec Microsoft SharePoint	L’application Microsoft SharePoint vous permet à la fois de classer vos documents et de faciliter la collaboration et la communication. En effet, grâce à sa double fonctionnalité, vous n’allez pas uniquement classer vos documents mais aussi collaborer avec vos équipes.
Partage des documents avec HighTail	Le classement des documents va de pair avec leur stockage et leur partage. Avec HighTail, vous pouvez gérer efficacement vos documents électroniques ainsi qu’à partager des documents et vidéos avec différents collaborateurs.
Gestion des documents numériques gratuitement avec Google Drive	Google Drive n’est plus à présenter. Un outil de la suite Google qui permet de stocker des documents gratuitement. Il permet de créer des dossiers et des documents et de les classer selon vos préférences. Il s’agit aussi d’un bon outil de communication car il permet et facilite le partage de documents avec d’autres personnes.

 

Les méthodes de classement en secrétariat

En entreprise, le secrétariat joue un rôle clé dans la gestion et l’organisation des documents. Deux approches principales sont utilisées :

• le classement régional, adopté par les structures disposant de plusieurs sites ou antennes,

• et le classement thématique ou idéologique, qui regroupe les dossiers selon leur nature (financière, administrative, RH, etc.).
  Ainsi, les documents financiers (devis, factures, relevés bancaires) sont distingués des dossiers relatifs aux fournisseurs, clients ou personnel. Ce classement peut s’appliquer aussi bien aux documents papier qu’aux fichiers numériques, avec des dossiers, sous-dossiers et répertoires bien structurés.

Exemple de plan de classement de documents en entreprise

Pour mieux cerner les différentes méthodes de rangement, voici un cas pratique. Dans une entreprise X, les documents administratifs suivants ont été reçus pour le compte du mois d’octobre :

• Devis de maçonnerie (21/10) ; 
• Factures d’électricité (05/10) ;
• Quittance d’imposition ou attestation pour impôts sur le revenu (02/10) ;
• Reçu du fournisseur grossiste (13/10) ;
• Comptoir thermique européen (18/10) ;
• Quittance de loyer (07/10) ;
• Maintenance informatique (15/10) ;
• Invitation pour une conférence de marketing (19/10) ;
• Compagnie de Chauffage (02/10) ;
• Facture de télécommunications (09/10).

Selon ces informations disponibles dans l’entreprise X, voici deux méthodes envisageables pour organiser les documents.Suivant un ordre chronologiqueIci, le document le plus récent se retrouve au-dessus du lot. Dans une entreprise, ce type de procédé est souvent combiné avec le rangement numérique. 

• Devis de maçonnerie du 21 octobre
• Invitation pour la conférence de marketing du 19 octobre
• La facture du comptoir thermique européen du 18 octobre
• La facture de maintenance informatique du 15 octobre
• Le reçu du fournisseur grossiste du 13 octobre
• La facture du service de télécommunications du 9 octobre
• La quittance de loyer du 7 octobre
• La facture d’électricité du 5 octobre 
• La quittance d’imposition du 2 octobre
• La facture de la compagnie de chauffage du 2 octobre. 

Suivant chaque catégorie Le gestionnaire peut distinguer à ce niveau plusieurs catégories pour organiser les documents.  Les preuves de paiement 

• Reçu du fournisseur grossiste
• Quittance de loyer
• Quittance d’imposition

Les factures à payer 

• Devis de la maçonnerie
• Facture d’électricité
• Facture de la compagnie de chauffage
• Relevé de télécommunications
• Facture de la maintenance informatique
• Facture du comptoir thermique

Les invitations 

• Conférence de marketing le 19 octobre

La durée légale de conservation des documents

Chaque entreprise doit conserver ses documents pendant une durée légale minimale, variable selon leur nature : commerciale, comptable, fiscale, sociale ou bancaire.
Ces délais, définis par le Code du commerce et le Code général des impôts, permettent d’assurer la traçabilité des activités et d’éviter toute sanction en cas de contrôle.

Voici les principales durées à connaître 👇

Type de document	Durée légale de conservation	Référence / Détail
Documents comptables	10 ans	Livres, bilans, journaux, pièces justificatives (factures, relevés bancaires).
Documents fiscaux	6 ans	Déclarations, justificatifs de TVA, impôts sur les sociétés, etc.
Documents commerciaux	5 ans	Bons de commande, contrats commerciaux, correspondances clients/fournisseurs.
Documents sociaux (RH)	5 à 50 ans selon le type	Bulletins de paie (5 ans pour l’employeur, à vie pour le salarié), registres du personnel (5 ans), documents liés aux accidents du travail (50 ans).
Documents bancaires	5 ans	Relevés de comptes, talons de chèques, bordereaux de remise.
Documents juridiques	30 ans	Statuts, PV d’assemblées, actes de propriété, contrats notariés.

En pratique, une entreprise peut choisir de prolonger la conservation de certains documents pour des raisons administratives, historiques ou de sécurité juridique.
Mettre en place une politique d’archivage claire, qu’elle soit numérique ou physique, permet de garantir la conformité, la traçabilité et la confidentialité des informations.

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Questions fréquentes

❓ Quelle est la meilleure méthode de classement en secrétariat ?

💪 Quels sont les différents types de classement de papiers administratifs ?

💡 Quels sont les bonnes pratiques pour le classement des documents ?

📂 Comment organiser les documents d’une entreprise ?