[VIDEO] Tout savoir sur l’Office Management

 

Confronté à un pic d’activité ? Submergé par les tâches administratives au point de négliger vos opérations principales ? Avant de vous engager dans un processus de recrutement coûteux et long, découvrez une solution alternative : Officéo.

Notre service d’Office Management vous permet d’externaliser vos fonctions administratives avec des experts indépendants, assurant ainsi la continuité et l’efficience de votre gestion sans les contraintes d’un recrutement traditionnel. 

 

Qu’est-ce que l’Office Management ?

Office Management : un terme qui résonne dans les couloirs des entreprises modernes. Mais que recouvre-t-il exactement ? Au cœur de l’entreprise, l’Office Manager joue un rôle essentiel, orchestrant la planification et la supervision de toutes les activités qui assurent le bon fonctionnement quotidien.

Ce maestro de l’organisation ne se contente pas de gérer, il optimise chaque processus pour booster la productivité de l’entreprise. En veillant à ce que chaque équipe évolue dans un environnement stimulant, l’Office Manager est le garant d’une performance optimale, essentielle à la réussite de toute organisation.

Quelles sont les missions relatives à l’Office Management ?

L’Office Manager occupe une place stratégique au sein de l’entreprise, en assurant à la fois la fluidité des opérations quotidiennes, la cohésion des équipes et la bonne circulation de l’information. Véritable point de coordination entre les services, il contribue à structurer l’organisation interne tout en soutenant la performance globale. Ses missions s’articulent autour de plusieurs axes complémentaires :

• Supervision du fonctionnement logistique et administratif interne, afin d’assurer la coordination des activités, d’anticiper les besoins et de garantir la continuité des services ;
• Gestion des ressources humaines et de la vie d’équipe, en favorisant un environnement de travail serein, une bonne organisation collective et le bien-être des collaborateurs ;
• Suivi administratif et financier, permettant d’assurer une gestion rigoureuse des documents, des budgets et des obligations réglementaires ;
• Communication interne et circulation de l’information, pour maintenir un lien fluide entre la direction et les équipes et faciliter la collaboration ;
• Développement de l’image et de la marque employeur, contribuant à valoriser la culture d’entreprise et à renforcer son attractivité auprès des talents.

Quel est le coût d’un Office Manager ?

Salaire de l’Office Manager

Le salaire d’un Office Manager varie fortement en fonction de plusieurs critères, notamment la taille de l’entreprise, le niveau d’expérience, les responsabilités confiées ou encore le secteur d’activité.

En moyenne, la rémunération d’un Office Manager se situe entre 2 300 et 3 000 € bruts par mois. Pour un profil expérimenté, notamment au sein d’une entreprise à envergure internationale, le salaire mensuel brut est estimé entre 4 750 à 5 000 €.

Ces montants restent des ordres de grandeur et peuvent varier selon les facteurs évoqués précédemment.

Coût total pour l’employeur

Enfin, du point de vue de l’employeur, le salaire ne représente qu’une partie du coût global. Il convient d’y ajouter les charges patronales, estimées en moyenne à environ 41 % du salaire brut, ainsi que plusieurs coûts indirects, parmi lesquels on retrouve :

• les frais de recherche et de recrutement,
• erreur de casting (qui peuvent coûter entre 6 et 7 mois de salaire donc aux alentours de 14 000 et 35 000 €)
• les frais d’intégration,
• les frais RH liés à la gestion du poste,
• les coûts de turnover (pour un nouveau salarié : 14% de départ avant la fin de la période d’essai, 43% avant la 1re année)
• les coûts de sortie,
• l’absentéisme (taux moyen de 4 à 5% en France).

À cela peuvent également s’ajouter des avantages complémentaires, tels que des primes ou autres éléments de rémunération variable.

Quelles sont les qualités et compétences pour un Office Manager ?

Afin d’être un bon Office Manager, il faut avoir certaines qualités et compétences. Avec ces acquis, le Manager sera dans la capacité d’occuper son poste avec rigueur et efficacité. Ainsi, nous pouvons citer quelques exemples :

Qualités

• Excellente communication : l’Office Manager doit savoir communiquer aussi bien à l’écrit qu’à l’oral afin d’interagir avec les employés. Cela lui permettra d’instaurer une bonne communication au sein des équipes, une bonne communication mais surtout la compréhension de chacun aux travers de leurs différents échanges.
• Organisation : primordial pour un Office Manager, ce dernier doit constamment être organisé car il se verra gérer plusieurs tâches simultanément. Il devra ainsi planifier correctement son temps afin d’optimiser sa productivité.
• Leadership : l’Office Manager gère une ou plusieurs équipes selon la taille de l’entreprise. Il sera amené à prendre des décisions et à résoudre des conflits de façon efficace et rapide, tout en gardant objectivité et sang froid.

Compétences techniques

• Compétences en gestion administrative : il s’agit ici de la maîtrise des tâches administratives, de la coordination des opérations au quotidien ainsi que la gestion des agendas, des horaires ou encore des ressources matérielles. 
• Compétences financières : il est également important pour lui d’avoir une assez bonne compréhension de la gestion financière car il devra gérer des budgets et effectuer des dépenses de façon minutieuse. 
• Compétences en informatique : à l’ère du numérique, un Office Manager est souvent entouré des derniers outils et logiciels numériques de notre génération. En comprendre les enjeux et savoir comment les utiliser est primordial pour lui, afin de savoir gérer ses tâches au quotidien.

Il s’agit ici de quelques compétences et qualités clés d’un Office Manager. En outre, il doit se montrer assez polyvalent, être un fin stratège et avoir une organisation parfaite. L’autonomie ou encore la flexibilité seront ainsi ses meilleurs atouts pour réussir ses missions !

Quelles études et formations pour devenir Office Manager ?

Plusieurs parcours sont envisageables pour devenir Office Manager. On peut par exemple citer les formations de niveau Bac+2, comme le BTS SAM (Support à l’Action Managériale), le BTS Comptabilité, ou encore le BTS Gestion de la PME qui sont souvent valorisées. Une Licence professionnelle en management et gestion des organisations peut également être une option.

Même si toutefois aucun cursus n’est directement dédié au métier d’Office Manager, les formations en management ou en gestion sont également un parcours intéressant. Elles permettent d’acquérir des compétences en gestion de projet, en communication, en droit des affaires, et en management d’équipe.

Pour ceux et celles qui ont le cœur pour les études longues, il est également possible d’opter pour des formations de niveau Bachelor ou Master en Gestion ou en Management.

Pourquoi externaliser l’Office Management avec Officéo ?

Rares sont les profils à la fois formés et capables de cumuler l’ensemble des compétences attendues. Le recrutement comporte donc un vrai risque d’erreurs de casting, souvent coûteux pour l’entreprise. C’est pourquoi l’externalisation séduit de plus en plus d’organisations.

Réduction des coûts, expertise spécialisée, concentration sur le cœur de métier, flexibilité et gain de temps : les avantages sont nombreux. L’externalisation permet de bénéficier d’une prestation de service, ponctuelle ou régulière, sans passer par la lourdeur administrative du recrutement.

Chez Officéo, l’externalisation des fonctions support est notre savoir-faire. Grâce à un réseau de plus de 6 000 experts répartis partout en France, nous proposons un service d’Office Management sur mesure, adapté à vos besoins.

Vous recherchez un Office Manager ? Avec Officéo, exigez bien plus : un service fiable, ultra-flexible et expert, déployé en moins de 7 jours (voire sous 48h en cas d’urgence) et assorti d’un suivi de qualité. Externaliser avec Officéo, c’est gagner en temps, en efficacité et en qualité, en toute simplicité.

TOUS LES SERVICES 

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Le secrétariat by Officéo

Chez Officéo, notre secrétariat est sans limite. Nous collaborons avec des assistantes spécialisées dans divers domaines. De ce fait, peu importe votre besoin administratif, nous avons les compétences qu’il vous faut :

• Assistance comptable & financière : saisie comptable, tenue des journaux, suivi des créances, préparation des bulletins de paie ;
• Assistance RH / Recrutement : diffusion des communication internes de l’entreprise, gestion du personnel, rédaction et mise à jour des contrats de travail ;
• ADV / Relation clients : préparation et gestion des commandes, suivi des paiements, gestion du standard et des appels téléphoniques ;
• Assistance Achats : gestion des échanges avec les fournisseurs, traitement des réclamations et et des retours, classement, tri et archivage de dossiers ;
• Assistanat de direction : accueil physique des visiteurs, préparation des comptes rendus, organisation des voyages professionnels.

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