[VIDEO] Tout savoir sur l’Office Management

 

Confronté à un pic d’activité ? Submergé par les tâches administratives au point de négliger vos opérations principales, notamment les ventes ? Avant de vous engager dans un processus de recrutement coûteux et long, découvrez une solution alternative : Officéo.

Notre service d’office management vous permet d’externaliser vos fonctions administratives avec des experts indépendants, assurant ainsi la continuité et l’efficience de votre gestion sans les contraintes d’un recrutement traditionnel. 

Qu’est-ce que l’Office Management ?

Office management : un terme qui résonne dans les couloirs des entreprises modernes. Mais que recouvre-t-il exactement ? Au cœur de l’entreprise, l’office manager joue un rôle essentiel, orchestrant la planification et la supervision de toutes les activités qui assurent le bon fonctionnement quotidien.

Ce maestro de l’organisation ne se contente pas de gérer, il optimise chaque processus pour booster la productivité de l’entreprise. En veillant à ce que chaque équipe évolue dans un environnement stimulant, l’office manager est le garant d’une performance optimale, essentielle à la réussite de toute organisation.

Quel sont les tâches d’un Office Manager ?

L’office manager détient un poste stratégique au sein de l’entreprise, ses fonctions consistent à assurer la fluidité des opérations quotidiennes et d’optimiser les processus internes de l’entreprise. 

• Il coordonne les activités entre la direction et les employés, agissant comme un lien central.
• Il joue un rôle déterminant dans la mise en place du processus managérial, assurant le bon fonctionnement des différents services.
• Il est responsable d’assurer la communication interne, de rationaliser les procédures administratives et de contrôler l’efficacité organisationnelle.
• Il assume des responsabilités diverses, allant de la gestion de la trésorerie à celle du personnel, en passant par le développement de la marque de l’entreprise.

Il s’agit ici de quelques tâches parmi tant d’autres. Les responsabilités de l’Office manager peuvent varier selon l’entreprise et la taille de cette dernière. Dans les petites structures par exemple, l’Office manager peut ainsi endosser des fonctions d’assistant de direction ou encore de responsable administratif.

Quelles sont les qualités et compétences pour un Office Manager ?

Afin d’être un bon Office manager, il faut avoir certaines qualités et compétences. Avec ces acquis, le manager sera dans la capacité d’occuper son poste avec rigueur et efficacité. Ainsi, nous pouvons citer quelques exemples : 

• Compétences en gestion administrative : il s’agit ici de la maîtrise des tâches administratives, de la coordination des opérations au quotidien ainsi que la gestion des agendas, des horaires ou encore des ressources matérielles. 
• Excellente communication : l’Office manager doit savoir communiquer aussi bien à l’écrit qu’à l’oral afin d’interagir avec les employés. Cela lui permettra d’instaurer une bonne communication au sein des équipes, une bonne communication mais surtout la compréhension de chacun aux travers de leurs différents échanges.
• Organisation : primordial pour un Office manager, ce dernier doit constamment être organisé car il se verra gérer plusieurs tâches simultanément. Il devra ainsi planifier correctement son temps afin d’optimiser sa productivité. 
• Leadership : l’Office manager gère une ou plusieurs équipes selon la taille de l’entreprise. Il sera amené à prendre des décisions et à résoudre des conflits de façon efficace et rapide, tout en gardant objectivité et sang froid. 
• Compétences financières : il est également important pour lui d’avoir une assez bonne compréhension de la gestion financière car il devra gérer des budgets et effectuer des dépenses de façon minutieuse. 
• Compétences en informatique : à l’ère du numérique, un Office manager est souvent entouré des derniers outils et logiciels numériques de notre génération. En comprendre les enjeux et savoir comment les utiliser est primordial pour lui, afin de savoir gérer ses tâches au quotidien.

Il s’agit ici de quelques compétences et qualités clés d’un office manager. En outre, il doit se montrer assez polyvalent, être un fin stratège et avoir une organisation parfaite. L’autonomie ou encore la flexibilité seront ainsi ses meilleurs atouts pour réussir ses missions !

Quelles études et formations pour devenir office manager ?

Plusieurs parcours sont envisageables pour devenir Office Manager. On peut par exemple citer les formations de niveau Bac+2, comme le BTS SAM (Support à l’Action Managériale), le BTS Comptabilité, ou encore le BTS Gestion de la PME qui sont souvent valorisées. Une Licence professionnelle en management et gestion des organisations peut également être une option.

Même si toutefois aucun cursus n’est directement dédié au métier d’Office manager, les formations en management ou en gestion sont également un parcours intéressant. Elles permettent d’acquérir des compétences en gestion de projet, en communication, en droit des affaires, et en management d’équipe.

Pour ceux et celles qui ont le cœur pour les études longues, il est également possible d’opter pour des formations de niveau Bachelor ou Master en Gestion ou en Management.

Quel est le salaire d’un office manager ?

En fonction de la taille de l’entreprise, de l’expérience ou encore du secteur d’activité, le salaire d’un office manager varie énormément. 

Il faut également prendre en compte le fait que dans certains cas, des avantages additionnels tels que des primes peuvent s’ajouter au salaire de base. De ce fait, le salaire moyen d’un Office manager est compris entre 2 500 et 3 000 euros bruts par mois, soit entre 1 950 et 2 340 euros net. Pour une candidature expérimentée, le salaire annuel peut aller de 32 000 euros à 50 000 euros par an, s’il s’agit d’une société à envergure internationale par exemple. 

Il s’agit ici d’une indication, qui peut donc varier selon les facteurs énoncés précédemment.

Pourquoi externaliser l’office management avec Officéo?

L’externalisation d’un service monte de plus en plus en vogue auprès des entreprises : réduction des coûts, expertise spécialisée, concentration sur le cœur de métier ou encore flexibilité et gain de temps, on n’y voit que des avantages. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier d’une prestation de service de façon ponctuelle, par un professionnel sans avoir à passer par la paperasse qu’est le recrutement.

Chez Officéo, nous faisons de l’externalisation notre savoir-faire avec plus de 6000 experts dans plusieurs domaines partout en France. Vous êtes donc à la recherche d’un office manager ? Une solution, Officéo !
Avec notre savoir-faire et notre expertise, externaliser n’aura jamais été aussi simple. 

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Le secrétariat by Officéo

Chez Officéo, notre secrétariat est sans limite. Nous collaborons avec des assistantes spécialisées dans divers domaines. De ce fait, peu importe votre besoin administratif, nous avons les compétences qu’il vous faut :

• Assistance comptable & financière : saisie comptable, tenue des journaux, suivi des créances, préparation des bulletins de paie ;
• Assistance RH / Recrutement : diffusion des communication internes de l’entreprise, gestion du personnel, rédaction et mise à jour des contrats de travail ;
• ADV / Relation clients : préparation et gestion des commandes, suivi des paiements, gestion du standard et des appels téléphoniques ;
• Assistance Achats : gestion des échanges avec les fournisseurs, traitement des réclamations et et des retours, classement, tri et archivage de dossiers ;
• Assistanat de direction : accueil physique des visiteurs, préparation des comptes rendus, organisation des voyages professionnels.

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L’office management en Bref

🤔En quoi l’office management est-il important pour une entreprise ? 

L’office management est primordial pour une entreprise. Organiser, gérer et répondre aux besoins administratifs de l’entreprise, telles sont les problématiques auxquelles répond l’office management. Un office management réussi au sein d’une structure résulte par la bonne cohésion de l’équipe et la santé de l’entreprise.

✌️C’est quoi l’office manager ?

L’office manager joue un rôle important au sein de l’entreprise. L’organisation et la communication de la structure repose sur ce dernier et ses compétences sont nombreuses afin de gérer les multiples tâches qui lui sont confiées. Avoir du leadership, être autonome, organisé et flexible sont les éléments clés formant un office manager imparable.