[GESTION DES EFFECTIFS] Expliquée en 3 points clés

Les effectifs d’une entreprise sont constitués des personnes, employés réguliers ou non, à qui elle peut affecter des postes et activités. Il s’agit de la ressource la plus importante, mais également la plus difficile à gérer et la plus coûteuse. L’un des plus grands enjeux en entreprise est donc de réussir à faire une bonne gestion des effectifs pour atteindre les objectifs de la société.

La gestion des effectifs en 3 points

La gestion des effectifs est une branche de la planification du personnel qui elle est une mission de la gestion RH dont le but est d’assurer la disponibilité continue d’employés pour les activités de l’entreprise. Ces employés doivent posséder les bonnes qualifications et être en nombre adéquat pour les différents postes de travail de l’entreprise. Cela suppose que si l’entreprise manque d’effectif, il faudra passer au recrutement de nouveaux travailleurs.

Une bonne gestion suppose également l’évaluation du niveau de compétences des employés et leur remise à niveau si nécessaire. Enfin et surtout, pour une bonne gestion des effectifs, l’entreprise doit connaître avec précision la disponibilité et les besoins en personnels sur une période d’activité définie.

J’ai besoin d’aide pour la gestion des effectifs en entreprise

Gestion des effectifs : quels en sont les objectifs ?

La gestion des effectifs a pour objectifs d’assurer la disponibilité du nombre exact d’employés, aux compétences adéquates, dont chaque poste d’activité de l’entreprise a besoin de façon permanente. Elle a également pour objectif d’augmenter la productivité des employés de l’entreprise et de rendre l’entreprise plus flexible.

Disponibilité des effectifs en adéquation avec les besoins de l’entreprise

La gestion des effectifs assure qu’en tout instant et de façon permanente, les besoins de l’entreprise à chaque poste de travail sont connus et qu’il y a l’effectif nécessaire pour y répondre. Cela permet d’assurer le travail continu sans interruption et ainsi éviter les pertes de temps. L’entreprise peut ainsi assurer tant les périodes de faibles que de fortes commandes aisément.

Augmenter la productivité des travailleurs

En affectant un employé à un poste qui correspond à son niveau de compétence, celui-ci peut donner les meilleurs résultats possibles et participer à l’amélioration des résultats de l’entreprise. Par ailleurs, une bonne gestion des effectifs est synonyme de fin des heures supplémentaires ou creuses de travail pour les salariés qui sont dès lors plus motivés à donner le meilleur d’eux-mêmes. Le temps passé par un employé au sein de l’entreprise est optimisé au mieux pour non seulement l’avantage de l’entreprise mais également pour permettre au travailleur d’avoir une vie professionnelle saine et être heureux de contribuer au développement de l’entreprise.

Rendre le travail plus flexible

Dans une entreprise, les périodes de forte production où la demande en travailleurs est élevée et les périodes où il y a moins de demandes se succèdent. La gestion des effectifs assure qu’il y ait suffisamment d’employés disponibles pour assurer le travail à chacune de ces périodes. Cela  signifie  qu’il faut faire un travail de prévision pour assurer que les employés prennent en majorité leurs congés en période de faible demande ou au moins qu’ils ne les prennent pas tous dans la même période. Aussi, l’entreprise ne doit pas engager ses travailleurs dans des missions qui les éloignent au moment où la production a besoin d’eux.

Fonctionnement de la gestion des effectifs

Pour une bonne gestion des effectifs, le responsable rh doit établir trois niveaux de planification. Il s’agit de la planification annuelle, la planification mensuelle et la planification hebdomadaire. Il peut arriver cependant qu’aucune de ces planifications ne puisse gérer la situation qui prévaut dans l’entreprise à un instant donné. Dans ce cas, il faut une planification effective, à opérationnaliser immédiatement.

Planification annuelle

La planification annuelle de la gestion des effectifs se base sur les différentes situations connues par l’entreprise durant l’année qui se termine ainsi que les prévisions de production pour l’année suivante. Elle permet d’avoir une idée, bien que difficilement précise, des besoins en personnel qu’il y aura au cours de la nouvelle année. La planification annuelle n’est pas suffisante pour gérer les besoins en effectif mais importante pour poser les bases de l’affectation des postes.

Planification mensuelle

A partir des indications de la planification annuelle et des données actuelles, une affectation est faite sur les semaines de travail que compte le mois. A ce niveau, le gestionnaire sait déjà quelles compétences sont nécessaires sur cette période et s’assure de leur disponibilité. Le planning mensuel prend en compte les temps de congés, de formation et autres activités prévues qui pourraient interférer avec les affectations. Cela permet de prévoir des remplacements, recrutements ou autres.

Planification hebdomadaire

Sur la base de la planification hebdomadaire, les travailleurs sont affectés à leurs différents postes en fonction de leurs compétences et des besoins.

Planification effective

Les situations d’urgence difficiles voire impossibles à prévoir ne manquent pas dans la vie d’une entreprise. Dans de pareilles situations, la réaction de la gestion des effectifs doit être immédiate pour trouver une solution permettant de répondre efficacement à ces changements inattendus. 

Les outils de gestion des effectifs

Le tableur Excel est l’outil le plus connu et le plus utilisé pour la gestion des effectifs au sein des entreprises. Il permet de visualiser et suivre les heures de travail, la disponibilité du personnel ainsi que les heures effectivement travaillées pour des réactions immédiates.  Ainsi, il existe désormais sur le marché, de nombreux outils payants et gratuits pour faire la gestion des effectifs de manière plus efficace, rapide et de façon automatique dans le cas des logiciels spécialisés. Les logiciels professionnels de gestion sont adaptés aux entreprises avec de grands effectifs et permettent de faciliter les affectations en les automatisant. 

Officéo comment ça marche concrètement ?

Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.

Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.

Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

La gestion RH en 3 points