Comment faire pour embaucher un salarié étranger ? [Formalités & procédures]

Recruter un salarié étranger permet de combler une pénurie de main-d’œuvre ou d’accéder à des compétences spécifiques. Toutefois, il est à noter que les démarches pour embaucher un salarié étranger sont soumises à une procédure particulière qui rentre dans votre gestion RH. Quelles sont les règles à respecter lors de son embauche ? Quelles formalités sont à effectuer ? Découvrez les éléments de réponses dans cet article.

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Les différentes catégories de salariés étrangers

L’employeur français peut faire appel à différentes catégories de salariés étrangers. L’origine géographique de l’employé influe sur les formalités à remplir. Plusieurs cas de figure sont envisageables lors de l’embauche du salarié étranger :

Le futur salarié ne réside pas en France

On parle ici de l’employé de différente nationalité, non ressortissant de l’UE, ne résidant pas dans l’Hexagone. À ce titre, il ne dispose pas encore d’un visa ni d’un titre de séjour. Il n’est donc pas autorisé à travailler sur le territoire français. Une procédure spécifique, appelée procédure d’introduction, au même titre qu’une demande d’autorisation de travail, doit être engagée par l’employeur afin que le salarié puisse exercer légalement en France. Elle est accessible sur le site de la DREETS (direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).

Le futur salarié est un citoyen européen

Selon l’art.45 du traité sur le fonctionnement de l’UE, les ressortissants européens sont libres de circuler au sein du territoire français. Ils peuvent alors :

• Exercer un emploi dans un autre pays de l’UE ;
• Exercer sans permis de travail et y vivre ;
• Y rester même si le contrat de travail prend fin ;
• Profiter d’un traitement identique à celui des citoyens français sur les conditions de travail, l’accès à l’emploi et les avantages fiscaux et sociaux.

L’employeur qui décide d’engager un citoyen européen est tenu de se référer aux formalités d’embauche classiques.

Le futur salarié réside déjà en France

C’est le cas du salarié de différente nationalité qui possède un titre de séjour ou un visa. Le futur employé n’est pas un citoyen européen, mais réside déjà en France durant la procédure d’embauche. Grâce à des titres de séjour spécifiques, l’étranger peut travailler en France. La carte de résident longue durée UE, la carte de séjour pluriannuelle « passeport talent » ou « bénéficiaire du statut d’apatride », la carte de séjour ICT, le visa de long séjour, le visa vacances-travail… en sont de bons exemples.

Évidemment, dans ce cas-là, les formalités sont simplifiées. Il sera facile pour l’employeur de vérifier la véracité des informations fournies par le travailleur.

Tout savoir sur les procédures d’embauche d’un employé étranger

Pour le salarié résidant en France

Si le salarié étranger est déjà sur le sol français, la première étape avant de le recruter est de procéder à la vérification de son titre de séjour. Ce dernier doit être en cours de validité et lui permettre de travailler. Pour cela, un petit tour auprès du département où l’embauche a lieu est de mise au moins deux jours avant la date du début du contrat. Comme le salarié est un demandeur d’emploi, cette vérification n’a pas lieu d’être.

Le changement de statut de l’étranger devra se faire si son titre de séjour n’équivaut pas à une autorisation de travail. C’est lui qui engage la procédure y afférente. Pour régulariser un étranger en situation irrégulière, une étude du cas du demandeur est incontournable. Lorsque ces démarches sont effectuées, l’employeur passe aux formalités d’embauche ordinaires dont la DPAE (déclaration préalable à l’embauche).

En cas de non-immatriculation du salarié en France, il devra envoyer une demande d’immatriculation auprès de la Cpam (caisse primaire d’assurance maladie) ou la Msa (mutualité sociale agricole). Les démarches peuvent être dématérialisées sur le site des établissements mentionnés.

La procédure d’introduction

Dans le cas où le salarié n’est pas encore sur le sol français, l’employeur met en place une procédure d’introduction visant à obtenir un permis de travail. Pour ce faire, l’employeur se rend sur le site de la Direction générale des étrangers en France. L’intervention se fait 100 % en ligne. Il doit ensuite adresser une demande pour travailler dans le département (auprès du préfet) où se trouve le siège de l’établissement. On lui confirme par la suite la réception de son dépôt.

La décision du préfet est donnée dans environ 2 mois suivant le dépôt de la demande. Si celui-ci donne son aval, l’autorisation de travail sera transmise à l’employeur. Le tout se passe en ligne. Dans le cas où la réponse du préfet n’arrive pas dans le délai imposé, son silence est sous-entendu comme un rejet. Toutefois, un recours est possible.

Même si le préfet a donné son accord, cela ne veut pas dire que le candidat peut travailler immédiatement. Il doit se munir d’un visa pour entrer en France, car ce document n’est pas fourni de manière automatique. Une visite médicale chez l’OFII (Office français de l’immigration et de l’intégration) attend le salarié. Elle doit se faire dans un délai de 3 mois qui suivent son entrée sur le sol français ou suivant l’obtention de son autorisation de travail.

De quelles taxes l’employeur doit-il s’acquitter ?

Les employeurs qui décident de recruter un salarié étranger doivent être bien préparés, vu que cette embauche est encadrée par la loi. En échange de l’autorisation de travail, ils doivent également payer une taxe spécifique appelée taxe OFII. Cette dernière est stipulée dans l’article L436-10 du code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile.

L’OFII envoie un avis de paiement à l’employeur une fois que l’administration aura donné son aval concernant l’autorisation de travail. Celui qui embauche devra procéder au règlement après les 3 mois suivant la délivrance de l’autorisation de travailler du salarié. Ceci reste valable même si l’étranger n’est pas encore arrivé en France.

Son montant dépend grandement de la durée du travail et du revenu du salarié. À titre explicatif, ce tableau vous donnera plus de détails :

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