[LETTRAGE COMPTABLE] Guide complet : comment le faire ?

Le lettrage comptable sert à rapprocher les montants des factures des comptes de leur règlement. ll s’agit d’une opération non obligatoire mais recommandée afin de vérifier l’état des règlements des facturations grâce à une notation qui indique que la créance a été lettrée.

Le lettrage comptable, cette fameuse opération de pré-comptabilité nécessaire pour effectuer le suivi des factures : redoutée par certains, appréciée par d’autres, elle n’en est pas moins indispensable pour une trésorerie bien organisée. Officéo vous accompagne pour faire le point à ce sujet. 

Qu’est-ce que le lettrage comptable ?

Le lettrage comptable signifie que les factures qui ne sont pas indiquées comme « lettrées » doivent faire l’objet d’un traitement. Chaque facture est attribuée une marque, la fameuse « lettre ». En effet, par convention, il s’agit très souvent d’une lettre, ou d’une suite spécifique de lettres.

Le lettrage comptable est une opération courante en comptabilité. Elle permet d’établir un rapprochement entre les comptes de clients et les comptes de fournisseurs, selon les paiements correspondants. Ainsi, la technique du lettrage est employée pour permettre de vérifier l’état de règlement d’une facture. Vous l’aurez compris, un lettrage en comptabilité permet d’identifier très rapidement les paiement qui n’ont pas encore été réglés. Très pratique pour savoir si un client n’a pas encore réglé une facture, ou savoir si un fournisseur est en attente de paiement. Avec un lettrage bien organisé, les relances clients et les paiements de fournisseurs sont également planifiés au mieux.

Prenons un exemple pour illustrer cette procédure comptable. Prenez une facture de 1000 euros. Elle est éditée pour un client le 22/05/2020. Sur cette facture est notée « AAA » en même temps que le paiement de la facture enregistré le 06/06/2020.

Quelle différence entre un lettrage comptable et un rapprochement bancaire ?

Une opération de rapprochement bancaire est une manipulation qui créer un lien entre deux opérations. Cette mise en relation n’a aucune incidence sur la comptabilité. Il s’agit d’un moyen de se rappeler qu’une opération est liée à une autre. Avec le rapprochement bancaire, vous faites correspondre un relevé de banque avec des opérations de trésorerie, par exemple. Une opération de lettrage comptable permet de rapidement savoir à quel débit correspond quel crédit, par exemple. Si votre entreprise fait beaucoup de ventes (avec facture à l’appui ou non), imaginez que certaines factures sont réglées par banque, et d’autres par caisse. Pour les ventes par caisse, vous mettez la mention « Client divers » par soucis de clarté. Une fois le moment de faire les comptes, sans lettrage il est impossible de savoir qui a payé quoi.

Comment faire un lettrage comptable ?

Vous avez le choix entre deux techniques de lettrage possibles : le lettrage manuel, et le lettrage automatique.

1. Lettrage manuel : vous faites à la main l’association de deux opérations entre les factures et les règlements. Dans les PME, c’est la technique la plus courante. Elle a toutefois ses limites quand le nombre d’opérations devient plus important.
2. Lettrage automatique : vous procédez au lettrage grâce à un logiciel comptable. Le logiciel effectue le lettrage des comptes, rapproche un paiement avec plusieurs factures, effectue des sommes arithmétiques pour comparer le montant au paiement général etc. Théoriquement très pratique pour gagner du temps, il comporte des risques. Quand un entreprise émet des factures aux montants identiques, les erreurs sont plus faciles à commettre.

Les différentes méthodes de lettrage comptable

Deux méthodes différentes sont utilisées pour réaliser le lettrage comptable : la méthode manuelle et la méthode automatique.

• Le lettrage manuel 

Cette méthode de lettrage consiste à rapprocher manuellement par le responsable comptable les factures de leurs règlements. Cette mission est souvent très chronophage et fastidieuse quand elle est réalisée manuellement car elle nécessite un suivi régulier et méticuleux.

• Le lettrage automatique

Cette méthode de lettrage comptable consiste à réaliser l’opération via des logiciels qui rapprochent de manière automatique les factures de leurs règlements. Le logiciel va au-delà et permet également de rapprocher un paiement de plusieurs factures et effectue les sommes arithmétiques des factures pour les comparer au montant du paiement global.

Le lettrage automatique permet un gain de temps et de productivité mais peut avoir des risques si l’on n’est pas vigilants. 

Quand faire le lettrage comptable ?

Le lettrage comptable doit se faire au fur et à mesure et de manière régulière afin de ne pas cumuler énormément d’écritures et devoir tout faire au moment de la clôture de l’exercice.

La fréquence dépend du volume des factures et donc de la taille de l’entreprise, le faire par exemple une fois par mois semble être un bon début.

Qui fait le lettrage comptable ?

Le lettrage comptable doit être réalisé par la personne chargée de la comptabilité de l’entreprise, généralement le comptable ou le gestionnaire comptable. Pour ce qui est du lettrage automatique, celui-ci s’effectue sur le logiciel comptable.

Quels sont les comptes qui se lettrent ?

Les comptes qui se lettrent concernent seulement les comptes de tiers, à savoir les comptes clients et les comptes fournisseurs. Cette action comptable a un intérêt non négligeable, celui de vérifier le règlement effectif des factures émises ou reçues. On peut lettrer de manière automatique ou manuelle les comptes clients et fournisseurs.  

Les avantages du lettrage comptable

Le plus gros avantage de l’utilisation du lettrage comptable pour les comptes de tiers est de faire le rapprochement entre des factures et leurs règlements.

Le lettrage comptable offre donc plusieurs avantages qui sont :

• Distinguer les factures qu’il faut payer aux fournisseurs du reste des factures qu’il faut encaisser pour les clients ;
• Pouvoir suivre régulièrement l’état des comptes de tiers pour optimiser l’exploitation des données comptables ;
• Le lettrage comptable avec le rapprochement bancaire permet de pointer les écritures passées en banques avec les écritures passées en comptabilité ;
• Tenir à jour la comptabilité au quotidien ;
• Réduire les coûts relatifs au traitement des encaissements clients, etc.

Le lettrage comptable sur logiciel

Chaque logiciel comptable a ses particularités. Officéo a fait le tour des solutions les plus courantes en entreprises. Constats, retours d’expériences d’utilisateurs et conseils.

Lettrage comptable avec CEGID

Avec le logiciel CEGID, l’utilisation de la fonction « lettrage comptable » permet même aux débutants de découvrir les nombreuses possibilités du logiciel. Pour ce faire, les premiers paramétrages sont les plus importants.

• Vérifier que les comptes à lettrer sont bien tous « lettrables ». L’idéal est de faire une liste de tous les comptes qu’on veut lettrer et paramétrer ces comptes pour gagner du temps.
• Paramétrer le logiciel pour un traitement automatique des écritures d’écart de règlement. Lorsqu’une erreur de saisie comptable ou une inversion de chiffre a lieu et le montant total de la facture à lettrer change, le lettrage est alors impossible. Pour ne pas systématiquement corriger chaque écriture quand une différence de quelques centimes apparaît, le logiciel CEGID peut créer de manière automatique une écriture d’écart de règlement.
• Utiliser des raccourcis de clavier. Afin de gagner du temps, penser à utiliser les raccourcis claviers ou raccourcis de souris accessibles grâce au logiciel.

Lettrage comptable avec CIEL

Si vous utilisez le logiciel comptable CIEL, d’une version à l’autre le lettrage comptable est différent. Certaines versions proposent un lettrage automatique. Il est alors possible de lettrer des comptes et continuer à travailler, modifier des écritures même si certaines étaient lettrées. De nombreux utilisateurs du logiciel CIEL signalent des erreurs dans le lettrage manuel. Dans ce cas, le service d’assistance du logiciel est joignable. Sinon, il est possible que les écritures ne soient pas équilibrée. Par exemple : un écart de centimes en déclarant la TVA ou un écart sur le règlement d’un client. Il faut dans ce cas passer une écriture pour équilibrer les montants. Attention, pour cette opération les montants doivent rester faibles.

Lettrage comptable sur Excel

Les fonctionnalités d’Excel permettent de faire des opérations de lettrage. Même si le lettrage est plus du domaine d’un logiciel de comptabilité que d’un tableur, de nombreux utilisateurs donnent les ressources nécessaires. Sur des forums comme sur des sites d’entraide, vous pouvez poser des questions ou trouver des formules déjà prêtes à être utilisées.

Lettrage comptable sur Sage

Pour l’utilisation du logiciel Sage, un manuel en ligne est accessible à tous. Concernant le lettrage, la documentation se trouve en suivant le lien que voici. Vous pouvez procéder aux opérations courantes de lettrages telles que :

• La gestion des comptes généraux ;
• La gestion des comptes tiers ;
• Le traitement des sections analytiques.

Cette dernière commande permet d’interroger et imprimer le détail d’une section analytique. Ceci permet de constater des différences de cumuls liés à des sections analytiques.

Exemple de lettrage comptable

Emission d’une facture d’un montant de 60 000€ à un client donné. Le client fait un premier virement de 20 000€ qui n’est pas le montant total de la facture. Afin de compléter, il fait un second virement de 40 000€.

Le lettrage comptable permettra en attribuant une marque identique aux écritures de la facture et des virements reçus, d’associer les trois éléments. A l’établissement du bilan comptable, on constate que le solde du compte client est à 0€, de ce fait il n’y a aucune créance pour ce client.

Si, au contraire, une facture a été émise pour un client mais il ne l’a pas réglée, il n’est pas possible de lettrer cette dernière. 

Questions fréquentes