Comment fonctionne l’enregistrement comptable ?

L’enregistrement des données comptables est nécessaire pour connaître l’évolution des activités ainsi que la situation financière de l’entreprise. Cette tâche doit être effectuée en respectant la réglementation des lois françaises. Officéo vous apporte toutes les informations essentielles pour l’enregistrement comptable.

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Enregistrement comptable : définition

L’enregistrement comptable est une des tâches essentielles liées à la préparation de comptabilité. Cette opération consiste notamment à faire apparaître dans les journaux comptables l’intégralité des transactions financières au sein de la société. L’enregistrement comptable concerne les factures émises ou reçues par l’entreprise.

La saisie des différentes entrées et sorties d’argent peut se faire au quotidien, mensuellement ou annuellement. Selon l’intervalle choisi, on retrouve donc les journaux quotidiens, mensuels et annuels.     

L’ensemble des données de l’enregistrement comptable permettent de calculer le résultat de l’entreprise et d’établir son bilan comptable.

Les obligations de l’écriture comptable

La comptabilité est une discipline qui constitue la base de tous les outils de gestion de la société. Son exécution suit de ce fait des règles strictes et précises pour garantir l’exactitude du compte annuel.

Les mentions légales

Parmi les mentions obligatoires de l’enregistrement comptable, il doit y être indiqué :

•  La date ;
• La référence de la pièce justificative ;
• L’intitulé de l’opération ;
• Le numéro du compte mouvementé ;
• Le montant au débit ;
• Le montant au crédit ;
• Le montant de l’opération ;
• Le montant de la TVA.

Le délai de conservation

Conformément au Code Général des Impôts, les entreprises doivent conserver les pièces comptables pendant 6 ans à compter de leur date d’émission. Les documents concernés par cette réglementation sont :

• Facture (papier ou électronique) ;
• Contrat ;
• Bon de livraison ;
• Quittance ;
• Relevé bancaire.

Tout document pouvant attester d’une opération de vente ou d’achat doit être conservé. Toutefois, le délai fixé peut être rallongé pour les entreprises en situation particulière : exercice déficitaire, achat d’immobilisation ou contrôle fiscal. Pour les sociétés réglementées par le Code du Commerce, le délai de détention des pièces est de 10 ans minimum.

La transparence des comptes annuels

Les entreprises commerciales sont tenues de fournir chaque année le bilan de leur activité au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) afin de prouver la transparence de leurs activités. Les bilans collectés sont ensuite publiés dans le Bulletin Officiel des Annonces Civile et Commerciale (BODACC).

Depuis le 06 août 2015, les PME peuvent déposer une déclaration de confidentialité pour ne pas rendre ces chiffres publics (cf. Art.213 de la loi Macron).

Qui peut procéder à l’enregistrement comptable ?

Toute personne disposant des compétences comptables au sein d’une entreprise est éligible pour passer les écritures. Cependant, en raison de la sensibilité des données qui sont impliquées, cette mission est confiée à des personnes désignées.

Dans le cas des petites entreprises, par exemple, l’enregistrement comptable peut être effectué par le chef de l’entreprise. Dans la majeure partie des cas, la mission est confiée à un employé, le comptable. Il prend alors la responsabilité des formalités relatives aux finances de la société.

Recruter un prestataire pour l’enregistrement comptable

L’enregistrement comptable peut être externalisé pour gagner du temps et profiter des conseils d’un expert-comptable. Exploiter des ressources extérieures à l’entreprise permet de concentrer les efforts du personnel interne sur l’activité principale de votre entreprise.

Les experts comptables ont tous un devoir de conseil auprès de leurs clients. Ils disposent des compétences et connaissances que vous ne disposez pas forcément en interne. Ainsi, vous externalisez pour profiter d’un savoir et d’une expertise que vous n’avez pas.

Outils d’aide à l’enregistrement comptable

Il existe des outils adaptés et intuitifs qui permettent aux entrepreneurs de procéder à l’enregistrement comptable, et ce même sans formation.

Les outils d’aide à l’enregistrement comptable représentent pour toute organisation l’opportunité d’automatiser le processus de saisie. Par ailleurs, ces outils permettent aux entrepreneurs de limiter l’apparition des erreurs et de faciliter la vérification par un expert-comptable.

Cependant, l’acquisition d’un tel outil représente un poste de dépense important pour l’entreprise. En effet, vous devrez compter des frais cachés : la maintenance et l’abonnement à des modules non exploités.

Comment passer une écriture comptable ?

Voici les étapes de la saisie des écritures comptables

La collecte de pièces justificatives

L’enregistrement comptable ne peut se faire que par l’existence d’une pièce justificative. Ces pièces doivent donc être rassemblées et classées par ordre d’arrivée ou d’émission.

Le choix du journal

Pour la saisie des écritures comptables, on se sert des journaux auxiliaires pour démarquer les opérations.

•  Journal des ventes : pour les ventes de marchandises, ventes de produits finis et les prestations de service ;
•  Journal des achats : pour les achats de marchandises, achats de matières premières et aussi les frais généraux ;
•  Journal de caisse : pour les opérations commerciales liées à la caisse enregistreuse ;
• Journal de banque : pour les mouvements sur le compte bancaire de l’entreprise ;
• Journal des opérations diverses : pour les opérations qui ne sont pas liées aux ventes, aux achats ou à la trésorerie.

Vous pouvez opter pour une saisie centralisée et utiliser un journal unique.

Appliquer les principes comptables

L’enregistrement comptable est une activité relativement simple. Toutefois, il y a des principes comptables à respecter.

• L’enregistrement des pièces dans l’ordre chronologique.
• Pour être correcte, une écriture comptable doit reposer sur le principe de la partie double. Ce principe repose sur l’équilibre entre le débit et le crédit d’une écriture comptable.
• Appliquer l’écriture inverse pour annuler un enregistrement. Et repasser l’écriture correcte si nécessaire.
• Chaque écriture doit être référencée par une pièce comptable afin de garantir la transparence des comptes.

La comptabilité joue un rôle important dans le suivi des flux dans l’entreprise. L’enregistrement comptable est la première étape qui permet de renseigner toutes ces informations utiles à l’entité. Profitez de l’expérience d’Officéo pour une bonne gestion de votre comptabilité.

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