[Les étapes de la facturation client] 5 étapes + erreurs à éviter

Quelles sont les étapes à suivre pour la facturation client ? 

Suivre la facturation client si on ne connait pas de gestionnaire de facturation peut être compliqué. Pour optimiser votre facturation client, voici les étapes clés à suivre :

Établir un devis

La première étape de la facturation client est de proposer un devis clair et détaillé. Le devis doit comporter le détail des prestations proposées, le prix, les modalités de paiement et les conditions générales de vente. Il permet au client de comprendre précisément les services proposés et de connaître les coûts associés.

Envoyer la facture

Une fois que le devis est validé, il est temps de passer à l’étape de la facturation. La facture doit comporter les mêmes informations que le devis, mais elle doit également comporter le numéro de facture, la date d’émission et les coordonnées du client. Il est important de s’assurer que la facture est envoyée rapidement après la prestation réalisée pour éviter tout retard de paiement.

Suivre les paiements

Il est important de suivre régulièrement les paiements clients pour s’assurer que tout est en ordre. Il est conseillé de mettre en place un système de suivi des paiements pour éviter tout retard ou impayé. Les relances de paiement doivent être effectuées avec courtoisie et de manière professionnelle, afin de maintenir une bonne relation client.

Enregistrer les paiements

Une fois le paiement reçu, il est important de l’enregistrer dans votre système comptable. Cela vous permettra de suivre votre chiffre d’affaires et de vérifier que les paiements ont été effectués en temps et en heure.

Analyser les données

Enfin, il est important d’analyser régulièrement les données de facturation pour améliorer la gestion de vos paiements. Vous pouvez par exemple étudier le taux d’impayés, le délai moyen de paiement ou encore le chiffre d’affaires par client. Ces analyses vous permettront d’identifier les points à améliorer pour optimiser votre facturation client. En suivant ces étapes clés, vous pourrez optimiser la gestion de vos paiements et améliorer la relation avec vos clients. N’oubliez pas que la facturation est une étape cruciale de votre activité, qui doit être réalisée avec rigueur et professionnalisme.

Quels éléments doivent figurer sur une facture ?

Les factures servent de preuve légale des ventes ou des services. De même, c’est un document comptable indispensable à la bonne gestion de la trésorerie. Les éléments suivants doivent impérativement figurer sur une facture :

• La date de la facture l’identité du prestataire et celle du client ;
• Le numéro de la facture ;
• L’identité de l’acheteur ou du client ; 
• La dénomination du produit ou de la prestation ;
• La date d’émission de la facture ;
• La date de vente ou de la prestation de service ;
• La somme totale à payer.

En cas d’un contrôle fiscal, le processus de facturation de l’entreprise est analysé méticuleusement.

Les 4 erreurs à éviter dans le processus de facturation 

1. Avoir un stockage désordonnée

Il est capital de recourir à un système de classification pour la gestion des factures. C’est une règle clé dans le processus de facturation.

Ainsi vous pourrez trouver et envoyer des factures archivées en quelques minutes. C’est une organisation importante qui s’avérera précieuse lors de contrôle fiscal ou lors du bilan comptable. 

2. Se tromper d’information

Bien souvent, les noms d’entreprises sont mal orthographiés ou les factures sont mal adressées. Il faut du temps avant que des erreurs ne soient découvertes, que de nouvelles factures soient demandées, et que des documents corrigés soient réédités. Évitez toute confusion en écrivant des descriptions explicites et détaillées des produits ou services que vous proposez.

3. Supprimer une facture pour une erreur 

Généralement lorsqu’on constate une erreur dans une facture on a pour premier réflexe de l’a supprimé. C’est l’erreur qui ne faut surtout pas faire car toutes les factures sont reliées par une numérotation très précise. Un vide dans les factures peut vous désavantager lors de contrôle. 

Lorsque vous constatez une erreur dans l’émission d’une facture, émettez une facture rectificative ou bien une facture d’avoir. 

4. Inclure le mauvais taux de TVA

Si votre entreprise est assujettie à la TVA, assurez-vous d’utiliser les bons calculs pour les biens et services que vous proposez. Si votre taux d’imposition diffère du taux de TVA standard de 20 %, ou si vous vous êtes récemment immatriculé à la TVA, veillez à ce que vos clients en soient informés pour éviter toute mauvaise surprise.