[VIDÉO] Secrétaire d’association : ce qu’il faut savoir

Quel est le rôle d’un secrétaire d’association ? 

           Généralement élu par l’assemblée général, le secrétaire n’est autre qu’un secrétaire administratif chargé de l’organisation et du bon fonctionnement de l’association. Son rôle est donc d’assurer au quotidien la bonne marche de l’association.

Quelles sont les responsabilités d’un secrétaire ? 

Comme tout membre du bureau de l’association, le secrétaire est tenu à des responsabilités bien définies.

Responsabilité civile engagée en cas de : 

• faute de gestion (par exemple une mauvaise gestion financière) ;
• dommage causé à un tiers ou envers les membres de l’association (un accident avec un véhicule de l’association, exemple).

Responsabilité pénale engagée en cas de :

• détournement de fonds ;
• faux et usage de faux (falsification des documents) ;
• non-respect de la législation du travail.

Quelles sont les missions d’une secrétaire d’association ? 

Dans une association, une secrétaire est chargée d’effectuer des tâches administratives, mais aussi juridiques. 

Gérer les tâches administratives : 

• Suivi et mise à jour du fichier des adhérents ;
• Gestion des correspondances de l’association (courriers, courriels…) ;
• Gestion des évènements et réunions de l’assemblée générale ;
• Tenu des registres de l’association.

Gérer les tâches juridiques : rédaction et envoi des actes juridiques (procès verbaux, convocations, comptes rendus…)

Selon la taille de l’association, les missions peuvent variées et donc peuvent être plus importantes en volume et/ou en responsabilités. Il arrive d’ailleurs, suite à toute cette charge de travail, que la secrétaire demande une démission à travers une lettre de démission.

Quelles compétences pour assurer le poste ? 

Être une bonne secrétaire pour une association demande un savoir-être et un savoir-faire particuliers.

Savoir-être : 

• de l’organisation et de la rigueur ;
• un bon sens relationnel : avoir une bonne écoute ;
• de la discrétion : au regard des documents confidentiels traités ;
• de la polyvalence : savoir jongler entre différentes tâches ;
• de l’autonomie : être capable de prendre des initiatives.

Savoir-faire :

• savoir manier des logiciels de gestion tels que : AssoConnect (pour la gestion et l’organisation de tout évènement), HelloAsso (pour la gestion de toutes les adhésions) ou encore Yapla (pour la gestion des membres et la collecte des dons) ;
• maitriser les outils bureautiques classiques : Word (pour la rédaction et la mise en page des documents), Excel (pour la création des tableurs et automatisation des calculs) ou encore Powerpoint (pour la présentation des documents) ;
• avoir une connaissance en droit pour veiller au respect de la loi et ainsi que du statut de l’association. Tout particulièrement la connaissance du droit du travail, du droit fiscal, mais aussi de la loi fondamentale régissant les associations en France (loi de 1901).

Le secrétaire est-il toujours élu ?

Bien que la loi de 1901 ne l’impose pas, le secrétaire d’une association est généralement élu par l’assemblée générale. Aucun diplôme particulier n’est demandé pour devenir secrétaire d’une association, juste les compétences listées plus haut. Cependant une formation peut être bénéfique pour acquérir plus de compétences. Par exemple, une formation à la gestion associative afin d’obtenir un certificat de formation à la gestion associative (CFGA). 

Comme nous l’avons vu, la loi de 1901 n’impose pas à l’association l’élection d’un secrétaire. Cette dernière peut donc décider d’embaucher un salarié pour ce poste. Tout comme elle peut décider de faire appel à un secrétaire indépendant pour alléger la charge du secrétaire général. Cette démarche lui apporte :

• un gain de temps (le secrétaire indépendant intervient rapidement pour des besoins urgents et permet aux membres de l’association de se concentrer sur leurs missions principales) ;
• une optimisation des coûts (l’indépendant est facturé à l’heure et par conséquent est payé pour les services réellement rendus) ;
• une expertise (les indépendants possèdent des compétences qui ne sont pas toujours présentes au sein de l’association. Ils se forment très régulièrement pour rester à jour sur les outils et/ou nouvelles méthodes de travail par exemple).

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Le secrétaire d’association Officéo

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