▷ Assistante de Direction : La fiche métier complète ✓
L’assistante de direction joue un rôle crucial au sein des entreprises, en soutenant efficacement les dirigeants et les managers. Son expertise en gestion administrative et sa capacité à organiser et coordonner les activités permettent d’optimiser le fonctionnement de l’organisation.
Sommaire
- Quelles sont les tâches d'une assistante de direction ?
- Quelles sont les compétences d’une bonne assistante de direction ?
- Salaire : combien gagne une assistante de direction ?
- Formation : quelles études pour devenir assistante de direction ?
- Comment trouver des clients en tant qu'assistante de direction ?
- Témoignage d'un responsable IT chez Allianz France et client Officéo
- Les avantages de la solution Officéo
[VIDEO] Fiche métier : qu’est-ce qu’une assistante de direction ?
Quelles sont les tâches d’une assistante de direction ?
Voici une liste des tâches d’une assistante de direction, il s’agit ici de ses missions principales :
- L’accueil des visiteurs de l’entreprise et leur orientation vers le chef de service par exemple ;
- La gestion des appels téléphoniques entre la hiérarchie et les personnes extérieures à l’entreprise ;
- La gestion des courriels physiques et électroniques de l’entreprise ;
- La rédaction des mails, lettres, comptes rendus et autres documents administratifs ;
- Le classement et l’archivage des dossiers qui sont à sa charge ;
- L’établissement des tableaux de bord ;
- La gestion de l’agenda du dirigeant d’entreprise ou de sa hiérarchie ;
- La préparation des déplacements de sa hiérarchie ou de la direction opérationnelle ;
- L’organisation des réunions sur les affaires courantes à la demande de sa hiérarchie ;
- La rédaction du rapport de chaque réunion à laquelle elle assiste.
Cette liste de missions n’est pas exhaustive, car l’assistante de direction est capable d’accomplir beaucoup plus de tâches selon les compétences qu’elle détient.
Quelles sont les compétences d’une bonne assistante de direction ?
L’assistante de direction, en tant que collaboratrice directe, doit être une personne de confiance qui remplit de nombreuses compétences :
Savoir-Faire :
- Polyvalence : Gérer plusieurs tâches simultanément, comme les appels, courriers électroniques, organisation des réunions, et gestion de l’agenda.
- Organisation : Définir des priorités pour éviter de se laisser submerger par les urgences et les imprévus.
- Maîtrise linguistique : Parfaite maîtrise d’une ou plusieurs langues pour rédiger des mails, notes et comptes rendus.
- Connaissances informatiques : Maîtrise des logiciels bureautiques et des outils de communication.
- Gestion de projets : Coordonner des projets, suivre les échéances et assurer la liaison entre différents départements.
Savoir-Être :
- Disponibilité : Rester flexible et gérer efficacement son emploi du temps pour répondre aux besoins de la direction.
- Sens de la communication : Bonne communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec un excellent sens des relations humaines.
- Discrétion et confidentialité : Respecter la confidentialité des informations sensibles.
- Proactivité : Anticiper les besoins, proposer des solutions et améliorer les processus.
- Esprit d’équipe : Travailler en harmonie avec les autres membres de l’équipe et être une source de soutien et de motivation.
En combinant ces savoir-faire et savoir-être, une secrétaire de direction peut grandement contribuer au succès de l’entreprise.
Salaire : combien gagne une assistante de direction ?
En France, le salaire d’une assistante de direction varie en fonction de l’expérience, du secteur d’activité et de la taille de l’entreprise. 
Ces salaires peuvent varier selon le secteur. Par exemple, une secrétaire de direction dans une entreprise privée gagne en moyenne 2250 € brut par mois, tandis que dans un établissement hospitalier, ce montant est de 2000 € brut par mois. En outre, des primes et des indemnités peuvent s’ajouter, surtout dans la fonction publique.
Formation : quelles études pour devenir assistante de direction ?
- Bac Pro Gestion-Administration : C’est une première étape qui permet d’acquérir des compétences de base en gestion administrative.
- BTS Support à l’Action Managériale (BTS SAM) : Ce diplôme Bac +2 est l’un des plus populaires pour accéder à ce métier. Il couvre des compétences en gestion, communication et organisation nécessaires pour assister efficacement un dirigeant.
- BUT (Bachelor Universitaire de Technologie) Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) : Ce diplôme de niveau Bac +3 permet de se spécialiser davantage et d’acquérir une vision plus large des fonctions administratives et managériales.
- Licence Professionnelle Métiers de la Gestion et de la Comptabilité : Bien que plus spécialisée, cette licence permet d’approfondir les connaissances en gestion, ce qui peut être un atout pour des postes plus stratégiques dans l’assistanat de direction.
- Formations continues et spécialisations : Des formations comme le Titre Professionnel Assistant de Direction ou des certifications en langues étrangères et en logiciels de bureautique peuvent également être très utiles. Ces formations sont souvent disponibles à distance, en e-learning, ou dans des centres de formation comme l’EFC Formation ou Pigier.
Comment trouver des clients en tant qu’assistante de direction ?
1. Présence en Ligne et Réseaux Sociaux
- Créer un Site Web : Développez un site professionnel pour présenter vos services, partager des témoignages clients et publier des articles de blog pertinents.
- Utiliser les Réseaux Sociaux : Exploitez LinkedIn pour le réseautage, Facebook pour rejoindre des groupes d’entrepreneurs, et Twitter/Instagram pour partager des conseils et des astuces de votre domaine.
2. Networking et Plateformes de Freelance
- Participer à des Événements : Assistez à des salons professionnels, conférences et ateliers pour rencontrer des clients potentiels et établir des connexions.
- S’inscrire sur des Plateformes de Freelance : Utilisez des sites comme Upwork, Freelancer, Malt, et 5euros.com pour accéder à des missions et élargir votre base de clients .
3. Prospection Directe et Publicité
- Contacter Directement les Entreprises : Préparez un argumentaire de vente, proposez des démonstrations gratuites et utilisez des promotions pour attirer de nouveaux clients.
- Utiliser le Bouche-à-Oreille et la Publicité en Ligne : Demandez à vos clients actuels des recommandations, offrez des réductions pour les références, et investissez dans Google Ads et les publicités sur les réseaux sociaux pour accroître votre visibilité.
En combinant ces stratégies, vous pourrez efficacement trouver des clients et établir une réputation solide en tant qu’assistante de direction indépendante.
Témoignage de Pierre Granges, responsable IT dans le département Support & Sourcing chez Allianz France et client Officéo
« Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes. J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place. »
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Les avantages de la solution Officéo
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Instantanéité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
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Officéo vous propose une aide administratise taillée sur-mesure grâce à ses assistantes de direction expertes. Pour vous décharger des tâches administratives chronophages ou vous soutenir, un seul numéro, le 01 49 70 98 63 : nous sommes à disposition pour répondre à vos questions du lundi au vendredi de 9h à 19h.
Le métier d’assistante de direction en 3 points
- 🖼️ Est-ce qu’une assistante de direction est cadre ?
Une assistante de direction n’est généralement pas considérée comme cadre, mais plutôt comme employée administrative. Toutefois, avec l’expérience et des responsabilités accrues, elle peut évoluer vers des postes de cadre, notamment en devenant office manager ou responsable administratif.
- 🤔 Quelle est la différence entre une assistante de direction et une assistante ?
Une assistante de direction assiste spécifiquement les dirigeants avec des tâches complexes comme la gestion de l’agenda et la coordination des projets. En revanche, une secrétaire effectue des tâches administratives générales telles que le traitement du courrier et la gestion des appels.
- 🕶️ Comment s’habille une assistante de direction ?
Un ou une secrétaire de direction s’habille de manière professionnelle et élégante. Le style doit être soigné et approprié au milieu professionnel, complété par des accessoires discrets et des chaussures formelles. Dans certaines entreprises ou la culture porte au formalisme la secrétaire peut s’habiller en tailleur si il s’agit d’une femme ou en costume si il s’agit d’un homme.
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