Externalisation et sous-traitance : quelle différence ?

Dans tous les secteurs d’activité, la concurrence est rude. La crise économique à laquelle les entreprises, petite, moyennes et grandes, font face n’arrange pas véritablement les choses. Elles sont désormais appelées à réduire leurs coûts de fonctionnement sans affecter leurs offres.

Celles-ci sont d’ailleurs à optimiser pour répondre aux exigences croissantes des consommateurs. Face à tous ces éléments, les sociétés font recours à l’externalisation et à la sous-traitance.

Ce sont des concepts voisins, mais les réalités qu’ils entrainent sont bien évidemment différentes. Quand ils sont mise en œuvre, leurs implications sont véritablement opposées. Pour constituer des leviers favorisant le gain de compétitivité de l’entreprise qui les adoptent, ils doivent être utilisés à bon escient.

La sous-traitance

La sous-traitance s’emploi dans tous les secteurs d’activité. Avec elle, une entreprise est en mesure d’effectuer une délégation de services ou travaux lorsqu’elle n’est pas capable de les réaliser par elle-même. Cela peut se justifier par un manque de ressources, de personnels qualifiés, de savoir-faire ou de temps.

Définition

La sous-traitance désigne alors une opération grâce à laquelle une entreprise décide de confier à une autre entreprise un ou plusieurs actes de services et/ou de productions dont elle est initialement responsable. La première société est le donneur d’ordre alors que la seconde est le sous-traitant. 

En règle générale, nous distinguons deux types de sous-traitance. Il s’agit de la :

• Sous-traitance de spécialité ;
• Sous-traitance de capacité.

La sous-traitance de spécialité est la forme par laquelle une entreprise complète des produits ou des services vis-à-vis de ses clients. Si les travaux publics constituent son activité principale par exemple, elle peut faire appel à un sous-traitant pour veiller à au suivi et au bon fonctionnement des gros engins.

Quant à la sous-traitance de capacité, c’est la forme qui permet à une société de traverser efficacement une période d’accroissement de ses activités. C’est l’option idéale à laquelle de nombreuses entreprises ont recours quand elles doivent accepter de nouvelles missions alors que toutes leurs ressources sont allouées à d’autres missions urgentes.

Avantages de la sous-traitance

Recourir à la sous-traitance permet à une entreprise de jouir de plusieurs avantages. L’un des points les plus importants est la réduction des coûts qu’engendre le contrat de sous-traitance. La société ne fait appel à un sous-traitant de manière ponctuelle. Elle le rémunère pour les missions qu’il a à accomplir uniquement sur une période bien réduite. Le sous-traitant n’est pas un employé qu’il faudra rémunérer 12 mois par année. Les économies sont importantes. De plus,  le donneur d’ordre ne fait plus face aux frais relatifs aux avantages sociaux, à l’assurance emploi et aux syndicats.

En confiant des travaux délicats à des experts externes, l’entreprise s’assure qu’ils seront bien faits. Elle ne risque pas de devoir veiller à la bonne exécution des missions. La qualité des travaux confiés est assurée. En réalité, un sous-traitant est un spécialiste de son domaine. Il est alors appelé à mettre tous les moyens et toutes les compétences en œuvres pour assurer la qualité des produits ou services. Avant même la signature du contrat de sous-traitance, le sous-traitant écoute les besoins et exigences du donneur d’ordre ; il définit ensuite la stratégie à adopter pour fournir un service de qualité. 

Avec la sous-traitance, le donneur d’ordre contribue à l’augmentation de sa productivité. Les tâches, même les plus difficiles, seront rapidement effectuées. Il abattra ainsi un volume important de travail en un temps record. 

Inconvénients de la sous-traitance

Malgré ces nombreux avantages de la sous-traitance, certains points négatifs restent à soulever. Les connaitre permet évidement de les contourner plus aisément. L’un des premiers inconvénients de la sous-traitance est la dépendance qu’elle peut engendrer pour le donneur d’ordre. Ce dernier peut en effet se retrouver dans une situation de dépendance absolue vis-à-vis du sous-traitant. 

Les partenaires peuvent faire face à un important manque de coordination ; à ce risque peut s’ajouter l’absence de partage de compétences. Lorsque le sous-traitant ne fournit pas une prestation de qualité, le donneur d’ordre est seul à supporter les conséquences ou dommages causés aux clients.

L’externalisation

Encore appelée l’outscourcing, l’externalisation pour une entreprise consiste généralement à faire appel à un indépendant ou une entreprise en lui confiant sous contrat de sous-traitance une ou plusieurs opérations. Ces dernières sont généralement relatives à la production. Une société peut ainsi décider d’externaliser sa campagne de téléprospection afin de se concentrer sur son cœur de métier.

Définition 

Lorsqu’une entreprise confie à une autre société la réalisation ou la gestion d’une ou plusieurs activités relatives à son fonctionnement, nous parlons d’externalisation. Cette opération doit impérativement se faire sous un contrat. Une entreprise peut alors décider de confier la gestion de sa comptabilité à un cabinet comptable. Elle peut aussi contacter un prestataire spécialisé afin de lui confier la gestion et l’entretien de son parc informatique. 

Objectifs et enjeux de l’externalisation

L’entreprise qui fait recours à l’externalisation est en mesure de se concentrer davantage sur le cœur de son activité, sur ses fonctions principales et essentielles. Elle délègue tout ou partie de ses opérations parallèles à une autre société beaucoup plus spécialisée dans le domaine. 

En dehors du gain de temps que cette opération d’externalisation peut conférer, l’entreprise vise à réduire ses coûts de production. Pour un peu plus d’efficacité, il peut être intéressant d’accompagner le projet d’externalisation d’une bonne stratégie de délocalisation dans une région à faible salaire. La délocalisation et l’externalisation peuvent être conjointement exploitées par les sociétés de confection.

Avantages de l’externalisation

Plusieurs avantages peuvent être tirés d’une opération d’externalisation. Cependant, l’établissement doit s’assurer du bon déroulement du processus. Lorsque processus est bien fait, l’entreprise permet à ses équipes de se focaliser sur leur cœur de métier. Elles sont alors plus réactives face aux besoins croissants de la clientèle. 

L’externalisation permet aussi à l’entreprise qui y fait recours de développer de nouvelles compétences. Cette opération enrichit les équipes de la société, car elles profitent des services fournis par le prestataire qualifié. De plus, elle favorise la maitrise des coûts. La société qui l’adopte réduit la masse salariale. 

Cette opération sert également à gagner en qualité. Généralement, elle est effectuée avec des prestataires compétents capables de fournir des services de qualité. Ils exploitent les meilleures pratiques de leur domaine ainsi que les innovations qui l’accompagnent. 

Inconvénients de l’externalisation

L’externalisation a aussi ses risques. Une entreprise qui recourt à cette solution peut faire face à un problème de qualité de conception. Les ennuis de non-respect de délai de livraison peuvent aussi être fréquents. L’image de l’entreprise peut être affectée si elle fait appel à un prestataire de mauvaise foi ou qui ne respecte pas ses engagements. 

Lorsque l’entreprise peut être confrontée à un problème de confidentialité de données professionnelles. C’est généralement le cas lorsque le prestataire emploie des moyens peu sûrs pour remplir les missions qui lui ont été confiées.

Sous-traitance et externalisation : différences clés

La sous-traitance et l’externalisation contribuent à l’améliorer de la compétitivité de l’entreprise qui les utilise. Mais ce sont des notions bien différentes en pratique.  

La sous-traitance : un contrat ponctuel

La sous-traitance est un contrat ponctuel tout simplement. Autrement dit, c’est un contrat à court terme entre un donneur d’ordre et un sous-traitant. Ce dernier est appelé à réaliser des missions précises selon un cahier de charges fourni par l’entreprise donneuse d’ordre.

Contrat temporaire ou ponctuel, la sous-traitance concerne en réalité une mission bien définie. Elle est ainsi un contrat d’exécution à la tâche. Elle prend automatiquement lorsque le sous-traitant rempli les tâches qui lui ont été confiées. Par exemple, une entreprise en BTP peut contacter un prestataire afin de lui déléguer la gestion d’un projet particulier sur le chantier. Une entreprise évoluant dans l’aéronautique peut également faire appel à un sous-traitant pour la conception de certaines pièces spécifiques. 

Que doit contenir un contrat de sous-traitance pour être valable ?

Dans la plupart des cas, le contrat de sous-traitance est un contrat consensuel. Les parties ne sont pas tenues à l’établissement d’un contrat écrit. Toutefois, il est toujours prudent de rédiger un contrat en bonne et due forme contenant les mentions les plus indispensables pour faire face aux problèmes judiciaires lorsqu’ils arrivent. Ce contrat doit ainsi faire mention :

• De l’objet du contrat de sous-traitance ;
• Des modalités de modification du contrat ;
• Du prix de la prestation ;
• Des modalités de paiement ;
• Des pénalités en cas de retard de paiement ;
• De la fréquence des commandes ;
• Des conditions et délais de livraison ;
• De la confidentialité des informations mises à la disposition du sous-traitant ;
• Des garanties fournies au sous-traitant ;
• De la clause sur le travail dissimulé ;
• Du tribunal compétent ;
• Du droit applicable ;
• Du régime des modèles et outillages particuliers.

Quelques clauses à insérer dans le contrat de sous-traitance ?

Pour protéger chaque partie, il est utile d’insérer certaines clauses dans le contrat de sous-traitance. Il y a par exemple la garantie de paiement qui protège le sous-traitant. L’insertion d’une clause compromissoire peut s’avérer nécessaire. Les deux parties définissent dès le départ les modalités de recours à un arbitre en cas de litige.

La garantie de bonne fin protège le donneur d’ordre. Celui-ci s’assure que le sous-traitant réalise la mission dans les bonnes conditions, sans aucune négligence. Si toutefois des vices et défauts de conformités naissent du fait de la prestation du sous-traitant, celui-ci est contraint par la garantie de bonne fin à les réparer.

L’externalisation : un contrat à long terme

Contrairement à la sous-traitance, l’externalisation est un contrat signé sur une longue période, généralement plusieurs années. Lorsqu’une entreprise choisit d’externaliser des tâches, elles sont souvent en rapport avec des processus administratifs ou comptables qu’elle n’est pas en mesure de gérer convenablement. Par exemple, une société de BTP peut faire appel à un cabinet d’expert-comptables afin de lui confier la gestion comptable et administrative de son activité afin de se focaliser sur le cœur de son métier. 

Par ailleurs, la rédaction d’un contrat entre les parties est obligatoire. Celui-ci doit détailler très minutieusement les responsabilités et obligations de chaque partie. Il définit aussi les pénalités qu’elles encourent lorsqu’elles ne respectent pas leurs engagements.

La sous-traitance et l’externalisation sont des éléments majoritairement utilisés par les sociétés qui veulent être compétitives face à la croissance rapide du marché. Comprendre leurs points de différence avant tout choix est indispensable.

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