[Classement documents] ➤ définition et méthodes 🗃️
Le classement des documents en entreprise est une tâche administrative indispensable pour tenir une bonne gestion administrative de l’entreprise. Le classement des dossiers administratifs permet de profiter de gains organisationnels ainsi que d’un gain de temps et de productivité. L’entreprise limite ainsi la perte des données et des documents.
Les documents administratifs sont d’une importance capitale. On s’en rend compte surtout lorsqu’il faut s’en servir à des fins impératives et urgentes. Malheureusement, leur gestion n’est pas toujours bien faite et peut entraîner des conséquences fâcheuses en cas de nécessité.
Ainsi, il est important que les entreprises prennent les précautions nécessaires pour mieux ranger les pièces administratives. Quelques astuces pour y parvenir sont inscrites dans cet article.
Sommaire
- Qu’est-ce que le classement de documents ?
- Quelles sont les méthodes et techniques pour classer ses papiers administratifs ?
- Exemple de plan de classement de documents en entreprise
- Quels sont les outils de classement des documents ?
- La durée légale de conservation des documents
- Questions fréquentes
Qu’est-ce que le classement de documents ?
Le classement de documents comprend la totalité des tâches et processus qui consistent à traiter, ordonner, classer et simplifier la recherche des documents et dossiers dans l’entreprise.
Il s’agit d’une tâche indispensable à la bonne gestion administrative de l’entreprise. Cette tâche est primordiale pour une raison simple : lorsqu’un système de classement de document est mis en place, il va permettre au chef d’entreprise de retrouver les documents très facilement et très rapidement.
En effet, la recherche d’un document est beaucoup plus simple et plus pratique à faire dans un service documentaire organisé et des documents bien classés.
Les gains sont nombreux, le classement de documents permet :
- Un gain de temps et de productivité ;
- Une limitation des erreurs ;
- Une limitation des risques de perte de données ou de documents ;
- Un gain organisationnel permettant la sérénité de tous au sein de l’entreprise.
Quelles sont les méthodes et techniques pour classer ses papiers administratifs ?
Dans l’administration, il faut pouvoir justifier les différentes opérations et ses prises de décisions par des preuves (des documents papier ou des documents électroniques, etc.). Pour cela, le gestionnaire ou le responsable doit mettre en œuvre les différentes techniques qui concourent à la conservation des dossiers importants. À ce titre, il existe plusieurs procédés de rangement et d’archivage de la paperasse.
Classer ses papiers par thème
Cette méthode consiste à regrouper les documents selon leur nature ou leur centre d’intérêt. Le gestionnaire définit des rubriques claires (ex: ressources humaines, banque, fiscalité) pour compartimenter la paperasse. On peut ainsi séparer les documents personnels (identités, santé) des documents d’entreprise (contrats, statuts). Cette approche permet de cibler immédiatement le bon dossier sans avoir à feuilleter des piles hétéroclites, que ce soit pour des besoins domestiques ou pour organiser les données de citoyens dans une administration publique.
Classement géographique
Utilisé par les entreprises disposant de plusieurs sites, agences ou antennes. Les documents sont alors organisés en fonction de leur localisation (par ville, région ou pays), ce qui facilite le suivi administratif propre à chaque entité.
Classer ses papiers par ordre alphabétique
Une autre possibilité de rangement des papiers est celle basée sur l’ordre alphabétique. Dans ce cas, il faut utiliser la suite logique des lettres de l’alphabet pour créer les différentes rubriques. Lorsque certains documents importants à classer concernent des noms de personnes, la règle consiste à répertorier lesdits dossiers en tenant compte essentiellement du patronyme. Les prénoms doivent être inscrits entre parenthèses après les noms de famille. Dans le cas des documents à conserver suivant des rubriques, un travail d’indexation doit s’effectuer avant le rangement.
Classer ses papiers par ordre numérique
Pour mettre de l’ordre dans ses dossiers, le gestionnaire peut procéder par un rangement selon un numéro. Dans ce cas, il attribue un nombre à chaque dossier, et ceci, suivant l’ordre chronologique de leur arrivée. Dans cette logique de classement numérique chronologique, il faut procéder par ordre croissant. Toutefois, il est conseillé d’ajouter un libellé à chaque désignation pour vite se retrouver en cas d’urgence.
Exemple de plan de classement de documents en entreprise
Pour mieux cerner les différentes méthodes de rangement, voici un cas pratique.
Dans une entreprise X, les documents administratifs suivants ont été reçus pour le compte du mois d’octobre :
- Devis de maçonnerie (21/10) ;
- Factures d’électricité (05/10) ;
- Quittance d’imposition ou attestation pour impôts sur le revenu (02/10) ;
- Reçu du fournisseur grossiste (13/10) ;
- Comptoir thermique européen (18/10) ;
- Quittance de loyer (07/10) ;
- Maintenance informatique (15/10) ;
- Invitation pour une conférence de marketing (19/10) ;
- Compagnie de Chauffage (02/10) ;
- Facture de télécommunications (09/10).
Selon ces informations disponibles dans l’entreprise X, voici deux méthodes envisageables pour organiser les documents.
Suivant un ordre chronologique
Ici, le document le plus récent se retrouve au-dessus du lot. Dans une entreprise, ce type de procédé est souvent combiné avec le rangement numérique.
- Devis de maçonnerie du 21 octobre
- Invitation pour la conférence de marketing du 19 octobre
- La facture du comptoir thermique européen du 18 octobre
- La facture de maintenance informatique du 15 octobre
- Le reçu du fournisseur grossiste du 13 octobre
- La facture du service de télécommunications du 9 octobre
- La quittance de loyer du 7 octobre
- La facture d’électricité du 5 octobre
- La quittance d’imposition du 2 octobre
- La facture de la compagnie de chauffage du 2 octobre.
Suivant chaque catégorie
Le gestionnaire peut distinguer à ce niveau plusieurs catégories pour organiser les documents.
Les preuves de paiement
- Reçu du fournisseur grossiste
- Quittance de loyer
- Quittance d’imposition
Les factures à payer
- Devis de la maçonnerie
- Facture d’électricité
- Facture de la compagnie de chauffage
- Relevé de télécommunications
- Facture de la maintenance informatique
- Facture du comptoir thermique
Les invitations
- Conférence de marketing le 19 octobre
Quels sont les outils de classement des documents ?
Les outils de classement comprennent aussi bien des supports physiques que des solutions numériques. Dans un bureau, on retrouve des chemises, classeurs, dossiers à étiquettes, intercalaires ou pochettes plastiques pour organiser les documents papier. Mais, les entreprises utilisent de plus en plus le classement digital avec des logiciels de gestion documentaire (GED) ou des plateformes de stockage en ligne qui facilitent la recherche, la sauvegarde et le partage sécurisé des fichiers. Voilà dans ce tableau une liste non exhaustive de quelques uns de ces logiciels :
| Outil | Description & Fonctionnalités Clés | Points Forts | Usage Idéal |
| Dokmee | Système complet de GED axé sur la sécurité, le classement par catégorie et par typologie. | Sécurité & Intuition. Très facile à prendre en main pour les débutants. | Entreprises cherchant une organisation stricte et sécurisée. |
| Microsoft SharePoint | Plateforme intégrée permettant le classement, la collaboration en temps réel et la communication. | Synergie d’équipe. Intégration parfaite avec la suite Microsoft 365. | Moyennes et grandes entreprises axées sur le travail collaboratif |
| HighTail | Solution spécialisée dans le stockage, la gestion et surtout le partage de fichiers lourds. | Médias volumineux. Excellente gestion des vidéos et partage fluide. | Agences créatives, communication et production vidéo. |
| Google Drive | Espace de stockage cloud gratuit (jusqu’à une certaine limite) avec création de dossiers simplifiée. | Accessibilité & Gratuité. Outil universel, collaboratif et sans coût initial. | Particuliers, TPE, indépendants et projets associatifs |
La durée légale de conservation des documents
Chaque entreprise doit conserver ses documents pendant une durée légale minimale, variable selon leur nature : commerciale, comptable, fiscale, sociale ou bancaire.
Ces délais, définis par le Code du commerce et le Code général des impôts, permettent d’assurer la traçabilité des activités et d’éviter toute sanction en cas de contrôle.
Voici les principales durées à connaître 👇
| Type de document | Durée légale de conservation | Référence / Détail |
| Documents comptables | 10 ans | Livres, bilans, journaux, pièces justificatives (factures, relevés bancaires). |
| Documents fiscaux | 6 ans | Déclarations, justificatifs de TVA, impôts sur les sociétés, etc. |
| Documents commerciaux | 5 ans | Bons de commande, contrats commerciaux, correspondances clients/fournisseurs. |
| Documents sociaux (RH) | 5 à 50 ans selon le type | Bulletins de paie (5 ans pour l’employeur, à vie pour le salarié), registres du personnel (5 ans), documents liés aux accidents du travail (50 ans). |
| Documents bancaires | 5 ans | Relevés de comptes, talons de chèques, bordereaux de remise. |
| Documents juridiques | 30 ans | Statuts, PV d’assemblées, actes de propriété, contrats notariés. |
En pratique, une entreprise peut choisir de prolonger la conservation de certains documents pour des raisons administratives, historiques ou de sécurité juridique.
Mettre en place une politique d’archivage claire, qu’elle soit numérique ou physique, permet de garantir la conformité, la traçabilité et la confidentialité des informations.
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Questions fréquentes
❓ Quelle est la meilleure méthode de classement en secrétariat ?
Le classement des dossiers administratifs et des papiers administratifs est un outil d’organisation qui doit être élaboré par un organisme et qui doit être appliqué de tous. Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro. Le secrétaire procède par ordre croissant en attribuant un numéro à chaque dossier selon l’ordre de leur arrivée.
💪 Quels sont les différents types de classement de papiers administratifs ?
Il existe plusieurs types de classement de documents en entreprise. On distingue parmi les plus utilisés :
- Le classement géographique : par zones géographiques, pays, régions ou départements… ;
- Le classement numérique : par ordre de succession des nombres ;
- Le classement chronologique : par ordre d’arrivée des dossiers ;
- Le classement alphabétique : par ordre de succession des lettres de l’alphabet ;
- Le classement thématique : par sujet ou par thème.
💡 Quels sont les bonnes pratiques pour le classement des documents ?
Une bonne secrétaire doit être une experte dans l’organisation et le classement de documents en entreprise. Pour un classement efficace des papiers administratifs, il faut prendre en compte ces quelques bonnes pratiques :
- Créer les bonnes catégories et ne pas faire des catégories trop larges ;
- Être clair dans son classement en utilisant des codes couleurs et en optant pour un rangement alphabétique ;
- Choisir un bon emplacement, mettre les dossiers les plus utilisés à portée de main ;
- Créer des dossiers fantômes pour les dossiers peu utilisés ;
- Opter pour un classement efficace et attractif.
📂 Comment organiser les documents d’une entreprise ?
Le classement des documents d’une entreprise peut être effectuée de plusieurs manières. Il existe un classement par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou selon le type du contenu. Il est important de mettre à jour régulièrement les archives afin de faciliter le clasement.
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