Comment se reconvertir dans le secrétariat ?

Se lancer dans une reconversion professionnelle est un projet ambitieux et gratifiant. Le milieu du secrétariat regroupe des métiers aux missions variées qui attirent de nombreuses personnes issues d’autres milieux.
Voici quatre conseils clés pour préparer une reconversion dans le secrétariat et s’assurer une transition réussie.

 

1. Établissez un bilan de compétences

Avant de vous lancer dans votre nouveau projet de reconversion, il faut d’abord revenir sur vos expériences précédentes et faire un bilan. Cette rétrospective vous permettra de cerner vos forces et points d’amélioration en vue d’une reconversion dans le secrétariat.

Renseignez-vous sur les prérequis pour travailler dans le milieu du secrétariat

Informez-vous sur les différents métiers existants ainsi que les compétences nécessaires à leur exercice. Pour être secrétaire administratif par exemple, une bonne capacité de synthèse et la maîtrise des outils bureautiques sont primordiales.

Dans un premier temps, vous pouvez regarder les offres d’emploi et identifier les mots-clés importants. Puis, comparez cette liste avec d’autres sources d’information tels que des sites web spécialisés sur le sujet ou des sites gouvernementaux.

Identifiez les compétences acquises pendant votre parcours professionnel

Même si votre domaine d’activité paraît éloigné du milieu du secrétariat, il est très probable qu’une partie de vos compétences soient transférables dans ce nouveau métier. Établissez une liste de vos acquis, aussi bien les soft skills que les hard skills, soit vos compétences transversales et vos compétences techniques.

Si besoin, il existe des modèles sur internet qui peuvent vous guider dans cette démarche. Sinon, vous pouvez aussi avoir recours au compte personnel de formation (CPF). Vérifiez si vous êtes éligible directement sur le site du Service Public.

 

2. Mettez en place un plan d’action clair 

Une reconversion professionnelle nécessite d’être bien préparée en amont. En effet, se lancer sans cadre défini risque de saper vos efforts et de faire durer votre reconversion ou pire, risquer un échec.

Définissez des échéances et des objectifs clés

Commencez par détailler votre projet en plusieurs étapes ou objectifs à atteindre. Cela vous donnera un bon aperçu de ce sur quoi vous devez travailler. C’est aussi un excellent moyen de rester motivé en se fixant des objectifs plus petits et simples à atteindre.

Par exemple, vous pouvez utilisez la méthode SMART pour définir vos objectifs, où chaque lettre correspond à une caractéristique à respecter. Ainsi, chacun des objectifs doit être :

Spécifique : l’objectif doit être clair

Mesurable : vous devez pouvoir mesurer l’avancée de votre préparation

Accessible : l’objectif doit être réalisable

Réaliste : l’objectif doit être raisonnable et pertinent

Temporel : fixez une limite de temps

Voici un exemple d’objectif avec la méthode SMART : « compléter les 150h de formation en ligne de secrétaire commercial d’ici octobre 2024 ». 

Créez un planning à suivre

Pour terminer cette étape, vous pouvez ensuite organiser ces objectifs sous forme de rétro-planning. Celui-ci est un outil de gestion de projet et sert à présenter vos objectifs en fonction de leur échéance. 

Il faut le commencer à partir de la date de fin du projet, et ensuite le compléter à rebours. Pour plus de facilité, vous pouvez vous appuyer sur des modèles Excel existant sur internet.

 

3. Renforcez vos acquis avec une formation dans le secrétariat

Selon votre domaine d’activité actuel, il est possible que vous deviez suivre une formation. Non seulement cela vous permettra d’acquérir des compétences nécessaires, mais cela vous aidera aussi à vous différencier auprès des recruteurs lorsque vous commencerez à postuler auprès des entreprises.

Choisissez la méthode de formation la plus adaptée 

Il existe plusieurs façons de se former aux métiers du secrétariat. Choisissez celle qui convient le mieux en fonction de vos compétences acquises, de vos disponibilités mais aussi en fonction des exigences du métier dans lequel vous souhaitez vous reconvertir. 

Renseignez-vous sur les impératifs de formation pour le métier voulu. Ainsi, vous aurez peut-être besoin de passer un BTS en Support à l’action managériale si vous souhaitez devenir secrétaire administratif par exemple.

Tirez avantage des aides à la formation

Il est vrai que suivre une formation peut coûter assez cher. Renseignez-vous si vous pouvez obtenir des aides financières de la part de l’État pour alléger votre budget. Vous pouvez ainsi passer par :

• le compte personnel de formation (CPF)
• les formations proposées par France Travail
• la préparation opérationnelle à l’emploi individuelle (POEI) via France Travail

Assurez-vous de votre éligibilité directement sur les sites web concernés.

 

4. Adaptez votre CV à votre nouveau métier 

Maintenant que vous avez une vision claire de votre projet professionnel, vous devez mettre à jour votre CV et écrire une lettre de motivation adaptée au poste désiré. 

Actualisez les informations de votre CV

Passez en revue votre CV pour mettre à jour les informations importantes, telles que les dates de votre dernière expérience, les nouveaux logiciels maîtrisés, les formations en continu que vous suivez ou encore vos disponibilités. 

Pensez à choisir parmi les nombreux modèles de CV professionnels existants en ligne. Pensez à choisir un modèle qui correspondra à votre nouveau profil de secrétaire, avec un visuel classique et attrayant.

 

Mettez votre formation et vos compétences pertinentes en avant

Réfléchir aux liens entre votre expérience actuelle et votre nouveau métier peut s’avérer être un véritable casse-tête. Contrairement à un débutant ou un étudiant, sachez que vous ne repartez pas totalement de zéro !

Mettez clairement en haut de votre CV le type de formation que vous suivez ainsi que toute autre information complémentaire qui appuie et renforce votre apprentissage de compétences pour votre nouveau métier. L’apprentissage en autodidacte par le biais de cours en ligne par exemple, est un bon moyen de montrer que vous vous investissez dans votre reconversion, même dans votre temps libre. 

Ce genre d’information est particulièrement intéressante si vous cherchez une entreprise pour un stage d’observation ou pour un contrat d’alternance et vous voulez montrer que vous êtes proactif et investi. 

Dans un deuxième temps, reprenez les informations acquises lors de votre bilan de compétences et sélectionnez stratégiquement les compétences en lien avec les missions requises d’un poste de secrétaire. Pour plus d’impact, pensez aussi à inclure des informations chiffrées et en les illustrant avec des exemples concrets pour donner du contexte. Cette méthode aide à montrer aux employeurs l’étendue de vos compétences et ce dont vous êtes capabl