Les éléments descriptifs du logiciel de gestion des contrats idéal
Gérer des contrats est l’une des principales tâches des RH. Elle nécessite une lourde charge de travail et des compétences spécifiques. Dans un souci d’optimisation, plusieurs solutions innovantes, comme des logiciels, sont apparues. Découvrez comment choisir la vôtre.
La bibliothèque
Également connu sous le nom de contract management, le logiciel de gestion des contrats est un outil numérique qui facilite l’ensemble du processus d’élaboration d’un contrat. Pour rendre cette tâche plus aisée, le logiciel que vous choisissez doit disposer de certaines fonctions de base. Tout d’abord, il convient d’opter pour un logiciel de gestion des contrats qui dispose de modèles modulaires. Ceux-ci devront être accessibles sans efforts et modifiables en fonction des types de contrats utilisés par les entreprises. Veillez à ce que la bibliothèque du logiciel soit adaptée au contexte juridique actuel des contrats. Les clauses contractuelles des différents modèles doivent être conformes à la réglementation en vigueur.
Suivi automatisé des contrats et des dates d’expiration
Habituellement, le service des RH assure le suivi des contrats à l’aide de feuilles de calcul Excel. Ce mode de fonctionnement est très délicat, car au moindre manque de vigilance, des erreurs sont introduites. Vous pouvez être surpris par des contrats qui prennent fin à votre insu. Dans ce cas, la collaboration s’arrête brutalement. Le logiciel que vous choisissez doit pouvoir garantir que chaque contrat est automatiquement enregistré, mis à jour et suivi. Il doit assurer l’envoi quotidien du tableau de bord, ainsi que des notifications de fin de contrat au moins un mois avant la date d’échéance. Il vous fournira des indicateurs de performance vous permettant d’évaluer chaque employé et d’examiner la pertinence de renouveler ou non un contrat.
Les signatures électroniques intégrées
De nombreuses entreprises ont l’habitude de conclure des contrats en échangeant des courriers électroniques avec les parties concernées. Ensuite, lorsqu’il s’agit de signer le contrat, elles utilisent très souvent des scanners. Cela entraîne des tracas inutiles. Comme vous le savez, les contrats passent généralement plusieurs jours dans les bureaux des gestionnaires sans être signés. Le contract management doit résoudre ce problème en intégrant l’option de la signature électronique dans ses démarches. Les contrats signés à temps évitent que la collaboration ne démarre sans couverture juridique, ce qui réduit les risques de complications. Le logiciel doit également prévoir un mécanisme de relance si le contrat n’est pas signé dans les délais. Ce n’est que lorsque toutes les signatures ont été reçues que le système peut procéder à la mémorisation automatique du contrat.
Existence d’un flux d’approbation
Privilégiez les logiciels qui garantissent des flux de validation. Cela évitera la survenue des difficultés potentielles liées aux étapes hiérarchiques de la validation d’un contrat. Les signatures exigées peuvent être configurées pour la transparence du procès d’approbation des contrats. Le logiciel devra offrir un système d’alerte et de notification des responsables concernés afin de s’assurer que les contrats sont validés à temps.
Enregistrement automatique
Le logiciel de gestion des contrats décharge les RH des activités manuelles répétitives, dès la rédaction des contrats jusqu’à leur ratification. La version la plus récente de ceux-ci est sauvegardée et les anciennes sont archivées de manière automatique. Le contract management choisi devra alors numériser et stocker tous les contrats rédigés et faciliter le tri ou une recherche automatique des fichiers.
Les pourparlers sans heurts
Le logiciel à privilégier doit avoir un système de communication efficace et automatique pour garantir la fluidité des échanges au sein du département RH. Travailler uniquement par courrier électronique présente des limites importantes, car cela peut entraîner des erreurs et des oublis lorsque les contrats sont négociés. Il est donc essentiel de choisir un logiciel qui arbore dans le sens de la centralisation des conversations Il doit également faciliter le talonnage de tout changement en temps réel. En plus du pilotage des diverses tractations liées aux contrats, ce logiciel devra assurer la sécurité maximale des échanges entre les parties prenantes.
La commodité
Le logiciel choisi doit être pratique, facile à installer et à utiliser. L’objectif étant de gagner du temps et de l’efficacité, il convient de privilégier les logiciels rapides et faciles à prendre en main. Par ailleurs, le prix du logiciel ne doit pas non plus être négligé. Il est possible d’obtenir de bons logiciels à des prix raisonnables. Attention toutefois à ne pas vous laisser séduire par des outils bon marché qui ne fonctionneront correctement que pendant une courte période. La fréquence des opérations de maintenance peut également constituer un réel problème. Investissez dans un logiciel provenant d’un fournisseur fiable qui garantit sa durabilité.
Tous ces éléments vous orientent vers le logiciel de gestion des contrats le plus efficace. Nous vous recommandons de les examiner en détail afin de faire le choix qui vous satisfera à court, moyen et long terme.
