Facturation transparente : les fonctionnalités indispensables d’un bon logiciel
Très utilisé en comptabilité, le logiciel de facturation permet d’automatiser le processus de facturation dans une entreprise. Ses fonctionnalités sont multiples, et permettent d’assurer plusieurs tâches fastidieuses telles que l’édition de devis et factures. Les employés peuvent ainsi consacrer leur temps à l’optimisation des performances de l’entreprise. Quelles sont les fonctionnalités les plus recherchées dans un logiciel de facturation ?
L’édition de devis et factures
Le logiciel de facturation a mis fin aux factures en papier rédigées à la main. Ce type de processus, bien qu’efficace à une certaine époque, était source d’erreurs et de manipulations. Le logiciel de facturation a simplifié les tâches quotidiennes en entreprise parmi lesquelles, la gestion des devis et factures.
Le devis
Le devis est un document important qui doit obligatoirement faire partie des fonctionnalités de votre logiciel de facturation. Il est composé de plusieurs informations telles que : la date d’édition, le nom et l’adresse de l’émetteur et du destinataire, la forme juridique et l’activité de l’entreprise, les informations concernant le service ou la commande.
Le logiciel de facturation vous permettra de gagner en temps, en convertissant en seulement quelques secondes un devis en facture. Cependant, il est important de s’assurer que toutes les informations concernant le client soient déjà intégrées au logiciel de facturation. Le numéro de la facture et les données apparaissant sur le devis seront automatiquement incrémentés.
La facture
Dans une entreprise, l’édition des factures est une tâche quotidienne, récurrente et obligatoire. Afin de la rendre moins fastidieuse pour les employés, un logiciel de facturation est la solution idéale. Il existe plusieurs solutions de facturation, sous forme d’une ERP, application web ou logiciel.
L’automatisation des tâches quotidiennes est sans aucun doute la plus belle des avancées proposées par le logiciel. En effet sur une période définie à l’avance, vous pourrez automatiser l’établissement des factures et ensuite les envoyer directement aux clients.
En plus de gagner du temps dans le travail, le bon logiciel dédié à la facturation vous permettra d’optimiser la gestion du processus de facturation de la mise en place du devis, au paiement de la facture.
La gestion et le suivi des clients
Les petites comme les plus grandes entreprises ont besoin de constituer une base de données comprenant toutes les informations concernant leurs clients : coordonnées, taux de TVA, conditions tarifaires, etc. L’ensemble de ses informations peut être centralisé dans un logiciel de facturation afin de mettre en place un suivi.
En effet, les fonctionnalités proposées par le logiciel permettent le suivi automatique des clients, notamment en ce qui concerne les créances. L’administrateur a ainsi la possibilité de mettre en place un système de notifications, afin d’être informé en cas de retard de paiement.
Le logiciel s’occupe également de générer des relances automatiques afin d’accélérer le règlement de la facture. Un excellent suivi des clients permet d’optimiser le règlement des factures, et le respect des délais de paiement.
Quelques fonctionnalités avancées d’un logiciel de facturation
Les logiciels de facturation les plus performants proposent des fonctionnalités complémentaires.
La fonctionnalité de stockage de données dans le Cloud : elle permet d’accéder à l’ensemble de vos données n’importe où et à tout moment. L’émission d’une facture et d’un devis devient beaucoup plus simple.
La fonction recherche : le logiciel filtre les données en fonction de plusieurs paramètres (date, clients, fournisseurs, mots-clés) afin de faciliter la recherche.
Analyse des données : grâce à un tableau de bord intuitif, vous avez la possibilité de voir de nombreux indicateurs de performances (recettes, invendus, meilleures ventes) vous permettant de mettre en place des stratégies marketing.
ERP ou CRM intégré : depuis l’application, envoyez des factures aux clients ou exportez vos données sous plusieurs types de formats afin de les communiquer à la comptabilité. Cette fonctionnalité permet de dématérialiser les factures et facilite l’archivage.
La signature électronique : elle peut être utilisée depuis un logiciel de facturation. Celle-ci a une valeur juridique et légale, et facilite les processus de comptabilité. Cette option simplifie grandement le paiement en ligne, qui permet d’accélérer le règlement des factures.
La gestion de stock : la mise en place des bons de commande est une fonctionnalité liée à la gestion du stock. Une gestion de stock optimisée, vous évite d’être à court de marchandises de façon inattendue.
