[VIDÉO] Fiche métier télésecrétaire freelance : tout savoir en 2 min !

Qu’est-ce que le métier de télésecrétariat ?

Le ou la télésecrétaire est un(e) professionnel(le) du secrétariat qui exerce ses fonctions à distance, le plus souvent depuis son domicile. Grâce aux outils numériques (téléphonie IP, logiciels de gestion, e-mails), elle assure le lien administratif et organisationnel pour un ou plusieurs clients (entreprises, professionnels libéraux, PME, etc.). Ce rôle s’étend à tous les secteurs d’activité (juridique, commercial, artisanal, etc.).

Quelles sont les missions et les tâches d’une secrétaire à distance ?

Le métier de télésecrétaire est riche et varié. Les missions courantes sont celles attribuées à une secrétaire classique. Ses responsabilités principales incluent :

• Gestion de l’accueil téléphonique : Réception et émission d’appels, transfert, prise de messages, souvent via une ligne dédiée (standard déporté).
• Gestion d’agenda : Planification de rendez-vous, gestion de planning, organisation de réunions, gestion des urgences et des annulations.
• Gestion des tâches administratives courantes : Traitement du courrier électronique, classement, archivage numérique ;
• Saisie et frappe de documents : Rédaction de comptes rendus, de courriers, de devis, de factures ;
• Support commercial (selon le client) : Qualification de fichiers, relance de prospects, suivi de commandes.

Quelles sont les qualités et compétences d’une télésecrétaire ?

Un sens élevé de l’organisation, une bonne gestion du temps et un sens de l’adaptation sont des compétences primordiales pour exercer le télésecrétariat. Certaines structures utilisent des logiciels internes ou peu connus, il est donc préférable de pouvoir être opérationnel rapidement.

La patience, l’écoute et le sens du service sont de mise. Une bonne capacité de concentration est une force dans le télésecrétariat. La gestion du stress lors des surcharges d’appels ou le contact avec des interlocuteurs énervés est primordiale : il faut savoir garder le sourire et son sang-froid en toute circonstance !

Outre, ces savoir-être (soft skills), et un certain nombre de savoir-faire (hard skills) sont essentiels :

• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Capacités commerciales ;
• Connaissances de l’entreprise, ses activités, ses produits ;
• Maîtrise de la langue maternelle et connaissance d’autres langues.

Quelle formation pour devenir une télésecrétaire ?

Bien que le métier soit accessible sans diplôme spécifique, un niveau de qualification est fortement recommandé pour garantir les compétences techniques et la crédibilité.

• Niveau Bac : Bac Pro Secrétariat, Bac STMG.
• Niveau Bac + 2 : BTS Support à l’Action Managériale (SAM), BTS Gestion de la PME.
• Formations Spécifiques : De nombreuses écoles et organismes (Greta, formations en ligne) proposent des certifications ou des titres professionnels de Télésecrétaire ou de Secrétaire Médical(e) à distance. Une spécialisation (médicale ou juridique) est souvent un atout majeur.

Quel est le salaire d’une télésecrétaire ?

Le salaire varie considérablement selon le statut et l’expérience :

• Salarié(e) débutant(e) : Souvent proche du SMIC (environ 1 760 € brut par mois). Avec l’expérience et la spécialisation, la rémunération peut atteindre 1 800 € à 2 200 € brut/mois.
• Indépendant(e) / Freelance : La rémunération se fait au taux horaire. Les tarifs varient généralement entre 20 € et 45 € de l’heure (hors charges), selon l’expertise, l’urgence des missions et la clientèle (le tarif étant plus élevé pour le secteur médical).

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

• En Salariat (Centre d’appels) : Évolution vers des postes de Superviseur ou Régulateur (encadrement d’une équipe de télésecrétaires).
• En Indépendant (Freelance) :
  • Spécialisation : Devenir expert(e) dans un domaine très spécifique (télésecrétariat juridique, gestion des subventions, etc.).
  • Développement d’activité : Créer sa propre agence de télésecrétariat en embauchant et en gérant une équipe.
  • Assistanat de Direction : Évoluer vers un poste d’assistante virtuelle de direction pour des missions plus stratégiques.

À terme, une télésecrétaire/secrétaire indépendante à domicile peut ouvrir sa propre entreprise, évoluer vers un poste de commercial. Il est également possible de devenir responsable de la direction d’un secrétariat ou de la supervision d’un centre d’appel. En entreprise, son poste passe donc de télésecrétaire à superviseur ou régulateur : avec ce dernier poste, il ou elle s’occupe surtout des communications urgentes.

Comment trouver des clients quand on est télésecrétaire indépendante ?

Dans le cas d’une activité indépendante, de plus en plus de télésecrétaire proposent leurs services aux entreprises, professions libérales, médicales ou paramédicales. Les associations et beaucoup d’autres structures administratives constituent de potentiels employeurs. Lorsqu’une télésecrétaire souhaite se lancer à son propre compte, l’aventure commence. Plus question de répondre à une offre et un besoin explicite. Avec le freelancing, c’est à la secrétaire à domicile d’entrer directement en relation avec ses futurs clients.

Sa formation professionnelle, son expérience et sa connaissance des besoins clients sont ses premières armes. Connaissance ce que les clients attendent, et dans le cadre d’une démarche d’externalisation de services, elle propose de sous-traiter des services avec ses compétences. Une fois sa valeur ajoutée prouvée, le bouche-à-oreille, les réseaux et les outils propres à la prospection en tant que freelance peuvent faire le reste.

Trouver des clients quand on est télésecretaire indépendant est sans doute l’étape la plus difficile de l’activité. Pour maximiser vos chances de réussite, Officéo propose une solution clé en main. Alors, trouvez rapidement vos clients et décrochez des missions qui vous conviennent, rejoignez l’aventure !

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