Télésecrétaire ▷ Fiche métier complète [VIDÉO 2MIN]

La télésecrétaire est un professionnel qui offre des services de secrétariat et d’assistance administrative à distance. Cette profession est de plus en plus prisée par les entreprises et les entrepreneurs qui souhaitent externaliser leurs tâches administratives sans avoir besoin de recruter du personnel à temps plein.

[VIDÉO] Fiche métier télésecrétaire freelance : tout savoir en 2 min !

Le télésecrétaire (également appelé secrétaire à distance) exerce un métier similaire à celui d’un secrétaire classique et assume des tâches similaires. La distinction entre les deux métiers réside dans le fait que le télésecrétariat s’exerce à distance.

Le télésecrétaire donc est un secrétaire qui remplit des missions administratives à distance. Ses tâches sont diverses : il gère les agendas, il rédige les comptes rendus de réunion pour les entreprises, etc. Il s’agit d’un métier qui nécessite beaucoup d’organisation et de rigueur et qui est accessible sans diplôme.

Vous vous posez des questions sur le métier de télésecrétariat ? Vous hésitez à devenir télésecrétaire freelance, ou avez des connaissances de secrétaire spécifiques (secrétaire médicale, secrétaire juridique, secrétaire bilingue) et hésitez à vous lancer ?

 

La/le secrétaire à distance exécute les tâches effectuées par un(e) secrétaire, offrant en plus des prestations complémentaires. Officéo vous dit tout. Vous saurez quelles sont les activités quotidiennes, les compétences requises, le parcours, les spécialisations et la rémunération liée au poste de télésecrétaire.

Qu’est-ce que le métier de télésecrétariat ?

Une télésecrétaire gère le secrétariat d’une personne ou d’une entreprise à distance. L’ensemble des tâches administratives qui lui sont confiées sont réalisées à distance, depuis le domicile de la télésecrétaire ou dans une centrale. Certaines entreprises peuvent engager des télésecrétaires pour se charger de tâches marketing. Il ou elle peut être indépendant comme employé par une société de secrétariat décentralisée. Ses horaires sont rarement réguliers, il ou elle travaille parfois le week-end ou le soir.

Quelles sont les missions et les tâches d’une secrétaire à distance ?

Les missions courantes sont celles attribuées à une secrétaire classique. Ces missions sont principalement axées sur l’accueil téléphonique, la gestion d’information et l’accueil physique. Ainsi, une secrétaire à domicile peut être appelée pour intervenir sur les tâches suivantes :

• Prise et gestion de rendez-vous ;
• Gestion des appels entrants ;
• Retranscription et archivage des documents ;
• Rédaction de devis ;
• Mise à jour d’agenda, gestion de planning ;
• Communication d’informations à la clientèle ou patientèle par email, téléphone, sms ;
• etc.

La journée-type d’un(e) télésecrétaire freelance

Le télésecrétariat peut être effectué à domicile ou au sein d’un centre d’appels téléphoniques (call center). Organisé de manière ponctuelle comme régulière, le freelancing est une solution de plus en plus utilisée. Le travail se fait à distance au moyen de communications mis à disposition. Le client d’un(e) téléscrétaire lui confie toute tâche qui peut être déléguée : suivi de clientèle, relance d’impayés, réservations de transports, gestion d’agendas, création et mise en forme de documents, etc.

L’expertise est le plus souvent polyvalente, même si certains choisissent de se spécialiser. Ainsi, les prestations réalisées à distance peuvent varier. Dans le cadre d’un télésecrétariat administratif et commercial :

• Mise en page de documents ;
• Suivi de tableaux (tableaux de bords, ventes, trésorerie ..) et bases de données ;
• Saisie de données ;
• Assistance rédactionnelle de courriers administratifs ;
• Relation clients et fournisseurs ;
• Relances des devis et factures ;
• Aide à la réponse aux appels d’offres ;
• Suivi de dossiers d’expertises …

Quelles sont les qualités et compétences d’une télésecrétaire ?

Un sens élevé de l’organisation, une bonne gestion du temps et un sens de l’adaptation sont des compétences primordiales pour exercer le télésecrétariat. Certaines structures utilisent des logiciels internes ou peu connus, il est donc préférable de pouvoir être opérationnel rapidement.

La patience, l’écoute et le sens du service sont de mise. Une bonne capacité de concentration est une force dans le télésecrétariat. La gestion du stress lors des surcharges d’appels ou le contact avec des interlocuteurs énervés est primordiale : il faut savoir garder le sourire et son sang-froid en toute circonstance !

Outre, ces savoir-être (soft skills), et un certain nombre de savoir-faire (hard skills) sont essentiels :

• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Capacités commerciales ;
• Connaissances de l’entreprise, ses activités, ses produits ;
• Maîtrise de la langue maternelle et connaissance d’autres langues.

Quelle formation pour devenir une télésecrétaire à domicile ?

Pour exercer une profession de télésecrétariat, les diplômes courants demandés pour un poste fixe de secrétaire sont : BEP, CAP ou BTS. Les deux bacs les plus courants pour initier la formation sont :

• Bac Pro Gestion Administrative ;
• Bac Technologique ST2S.

En plus de ces diplômes, il est important de suivre des cours de spécialisation en télésecrétariat. Les Groupements d’établissements publics locaux d’enseignement (GRETA) tout comme l’Association Nationale pour le Développement du Télétravail (ANDT) dispensent de ce genre de formation complémentaire.

Pour le choix d’exercer cette fonction en tant que freelance, le télésecrétariat est un métier qui nécessite pas un diplôme supplémentaire. La formation adéquate fait surtout la différence.

Quelles sont les spécialisations possibles ?

Outre les compétences communes, une télésecrétaire (ou « secrétaire à domicile ») peut aussi posséder des bases complémentaires :

• Marketing : pour comprendre les besoins de ses clients et y répondre de manière appropriée ;
• Commercial : pour vendre une solution ;
• Gestion : pour pérenniser son activité grâce à un calcul des tarifs juste ;
• Fiscalité : pour facturer les clients et choisir le statut le plus adapté à l’activité concernée ;
• Droit : pour inscrire son activité dans le cadre légal.

Télésecrétaire médicale

Pour venir en aide aux médecins ou établissements médicaux, la secrétaire ou télésecrétaire médicale est souvent le premier recours. Le service de permanence téléphonique est assuré avec efficacité. Le/la télésecrétaire médicale permet également de filtrer les appels commerciaux ayant tendance à faire perdre du temps aux médecins en exercice. L’information médicale est rendue aisément accessible par les retranscriptions d’appels qu’un(e) secrétaire médicale peut effectuer.

Pour se spécialiser dans le télésecrétariat médical, un an de formation avec stage sont recommandés. Afin d’exercer pour des établissements médico-sociaux ou publics, le concours de la fonction publique est obligatoire.

Pour travailler dans le télésecrétariat médical, l’ensemble des formations sont accessibles après le Bac, voir le brevet et CAP si une expérience suffisante dans le domaine de la santé et du médical est effectuée. Votre profil est différent ? Une expérience de 5 ans d’expérience professionnelle dans un secteur administratif est compatible. La maîtrise du vocabulaire médical et des outils informatiques suffit avec ce type de parcours.

Télésecrétaire juridique

Exercer dans ce domaine du télésecrétariat requiert la double compétence dans le domaine juridique et la communication. Outre les formations de secrétariat courantes, les compléments de formation suivant sont possibles :

• BTS support à l’action managériale ;
• DUT CJ carrières juridiques ;
• BTS assurance ;
• DEUST assistant juridique ;
• Licence professionnelle activités juridiques, avec la spécialisation au choix parmi : assistant juridique, contentieux et recouvrement, marchés public, métiers du droit.

Quel est le salaire d’une télésecrétaire ?

En 2019, le salaire pour un poste de télésecrétaire en temps plein (CDI, CDD ou intérim) va de 1 500 € à 1 700 € par mois. Il arrive que ce poste soit exprimé en rémunération horaire. Le montant varie alors selon l’employeur ou la société d’intérim.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

À terme, une télésecrétaire/secrétaire indépendante à domicile peut ouvrir sa propre entreprise, évoluer vers un poste de commercial. Il est également possible de devenir responsable de la direction d’un secrétariat ou de la supervision d’un centre d’appel. En entreprise, son poste passe donc de télésecrétaire à superviseur ou régulateur : avec ce dernier poste, il ou elle s’occupe surtout des communications urgentes.

Quels outils utiliser pour exercer le métier de secrétaire à domicile ?

Afin de pouvoir exercer votre activité de télésecrétaire indépendante dans les meilleures conditions, il est indispensable de disposer de certains outils.

Un PC

Le PC c’est ce qui vous permettra d’effectuer votre travail. Il est important d’avoir un PC assez performant. En effet, vous n’avez pas besoin d’une bête de guerre mais suffisamment de mémoire pour pouvoir utiliser plusieurs logiciels en même temps. Le métier de télésecrétaire est polyvalent et multitâche, ainsi un PC capable de gérer plusieurs applications en même temps est nécessaire.

Des équipements bureautiques

L’un des équipements indispensables pour le télésecrétariat est l’imprimante. Vous serez amené à l’utiliser régulièrement pour photocopier ou imprimer. Il est donc important de choisir un modèle performant. Le micro et le casque sont également des outils indispensables afin d’avoir des échanges de qualité avec les clients. Selon vos prestations, d’autres outils peuvent également être nécessaires.

Une bonne connexion internet

La connexion internet est tout aussi primordiale que le pc pour pouvoir utiliser la plupart des outils du télésecrétariat. Il est important d’avoir une bonne connexion internet pour ne pas subir les coupures qui peuvent être nocives pour votre activité et pour le client.

Divers logiciels

Les logiciels gratuits et open source ne sont pas complets et ne vous permettront pas d’exercer pleinement votre activité. Vous avez besoin de prendre une licence Pack Office et un logiciel de messagerie efficace ainsi que d’autres logiciels comme le logiciel de facturation et d’autres logiciels en ligne…

Un emplacement agréable et un bureau ergonomique

Votre bureau est l’endroit où vous passerez quasi toute votre journée de travail. Avoir un environnement aménagé et adapté est plus qu’indispensable. L’endroit doit être assez agréable pour vous donner envie de travailler. Il vous faudrait également avoir une table de bureau assez grande et un siège confortable.

Comment trouver des clients quand on est télésecrétaire indépendante ?

Dans le cas d’une activité indépendante, de plus en plus de télésecrétaire proposent leurs services aux entreprises, professions libérales, médicales ou paramédicales. Les associations et beaucoup d’autres structures administratives constituent de potentiels employeurs. Lorsqu’une télésecrétaire souhaite se lancer à son propre compte, l’aventure commence. Plus question de répondre à une offre et un besoin explicite. Avec le freelancing, c’est à la secrétaire à domicile d’entrer directement en relation avec ses futurs clients.

Sa formation professionnelle, son expérience et sa connaissance des besoins clients sont ses premières armes. Connaissance ce que les clients attendent, et dans le cadre d’une démarche d’externalisation de services, elle propose de sous-traiter des services avec ses compétences. Une fois sa valeur ajoutée prouvée, le bouche-à-oreille, les réseaux et les outils propres à la prospection en tant que freelance peuvent faire le reste.

Trouver des clients quand on est télésecretaire indépendant est sans doute l’étape la plus difficile de l’activité. Pour maximiser vos chances de réussite, Officéo propose une solution clé en main. Alors, trouvez rapidement vos clients et décrochez des missions qui vous conviennent, rejoignez l’aventure !

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Client : besoin d’aide en télésecrétariat ?

Officéo, spécialiste de l’externalisation de secrétariat et de services administratifs, vous apporte un soutien administratif pour faire face à une charge de travail ponctuelle ou récurrente selon vos besoins. Notre solution ultra-rapide met à votre disposition sous 48h, un assistant à distance ou un télésecrétaire professionnel indépendant pour vous faire gagner en temps et en productivité.

Avec Officéo c’est vous qui décidez du nombre d’heures de vos missions. La facturation est au réel des heures effectuées, donc aucune surfacturation. Profitez de notre solution de télésecrétariat pour une assistance administrative à la carte sans engagement et sans embauche.

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En bref

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