Comment préparer son déménagement administratif

-nos meilleurs conseils pour un déménagement administratif réussi-

Ca y est, l’entreprise déménage. De la gestion des salariés au suivi du matériel à transférer : par où commencer ? Quels organismes administratifs contacter en priorité ? Quels documents actualiser ? Vous êtes déjà perdu ? Officéo vous conseille pour simplifier la gestion de vos démarches administratives, en toutes circonstances.

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L’organisation de déménagement administratif

Le déménagement administratif en ligne

Commençons par ce qui est sans doute le plus redouté : les démarches administratives. Un déménagement administratif s’accompagne de nombreuses formalités administratives. Parmi les démarches obligatoires, rappelons :

• Les échanges avec la sécurité sociale, l’URSSAF, la banque, les clients et les prestataires. Tous doivent être informés du déménagement administratif ;
• La gestion des contrats d’eau, d’électricité, de gaz, de ligne téléphonique, d’assurance. La résiliation dans les anciens locaux, puis l’activation dans les nouveaux bureaux doit être sans faille ;
• Les échanges avec le bailleur. Si votre entreprise est locataire, un préavis est à respecter.

Dans le cas d’un transfert de siège social, d’autres formalités sont à ajouter. Ainsi, pensez à publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales. Si vous en avez un, votre site internet est à actualiser. Faites de même pour les documents commerciaux en ligne.

Les démarches pour changer de domiciliation d’entreprise

La domiciliation de votre entreprise correspond à son adresse administrative. Comprenez, son siège social. Celle-ci est à déclarer au CFE compétent. Certaines démarches sont demandées. Voici un récapitulatif :

• Remplir le formulaire Cerfa M2 en trois exemplaires ;
• Copier en deux exemplaires les statuts de l’entreprise, et deux exemplaires de la décision d’AGE (Assemblée Générale Extraordinaire), tous certifiés conformes ;
• Copier un exemplaire du journal d’annonce l’égale, ou l’attestation du dépôt de l’annonce légale ;
• Ajouter deux procès-verbaux de l’AG (Assemblée Générale) qui décide du déménagement. Ce document sert de justificatif au CCI ;
• Obtenir un justificatif de prise en main des locaux. Le document peut prendre la forme d’une facture ;
• Faire un chèque pour le transfert du siège. Le montant varie si le déménagement d’entreprise est fait dans la même circonscription, dans un nouvel établissement, que la société de départ est supprimée, etc.

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Besoin d’un coup de pouce ?

Le rétroplanning est en bazar ? Vos employés sont perdus ? Il vous faut une assistance pour effectuer vos démarches administratives ? Pour que votre déménagement administratif soit bien orchestré du début à la fin, Officéo vous apporte le soutien dont vous avez besoin.

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Rappel des démarches à effectuer pour une complétion juridique

Le déménagement d’entreprise implique le transport d’affaires. Ainsi, il est obligatoire d’avoir un contrat de transport en règles. La déclaration de valeur des biens transférés est à faire.

Dans le cas d’une entreprise de plus de 50, le CE et le CHSCT sont à informer du projet de déménagement. Sans cette démarche, le déménagement est illégal. Les représentants du personnel doivent prendre part au déménagement d’entreprise.

Le déménagement administratif dans les bureaux

Gérer les questions logistiques

Avant de lancer le volet logistique, assurez-vous d’avoir assez de devis. Les prestataires de déménagement d’entreprise sont nombreux. Selon l’étendue de la prestation, pensez à tout programmer avec les salariés concernés. Qui devra assurer le transfert des documents ? Les archives sont-elles toutes à garder ? Quelle équipe gère les papiers administratifs et dossier à déménager ? Faudra-t-il une solution de stockage temporaire ? Ainsi, passez tout en revue :

• Faites le tri dans les bureaux, meubles, dossiers ;
• Emballez, étiquetez les cartons, équipements ;
• Dressez l’inventaire du parc informatique.

Et surtout : prévoyez du temps ! Les nouveaux locaux auront peut-être besoin d’aménagement particuliers. L’état des bureaux actuel peut être à surveiller. Bref, anticipez le plus possible.

Suivre le déménagement

La date du déménagement choisir, limitez au maximum l’impact du déménagement administratif sur la productivité de l’entreprise. Un transfert pendant le week-end, en période creuse ou à la saison estivale changerait beaucoup de choses. Là encore, ceci demande une organisation appropriée.

Le déménagement de service administratif : les démarches

Démarches RH

Les communications

En tant que responsable des ressources humaines, une bonne communication sur le déménagement administratif est importante. La bonne santé de l’entreprise en dépend. Les salariés doivent être tenus informés tout au long des étapes du déménagement. Fournissez si besoin un rétroplanning. Chacun doit pouvoir prendre les dispositions nécessaires. Par la même occasion, communiquez auprès de vos collaborateurs et de vos clients.

La prime de déménagement

Toujours concernant les salariés, pensez à vérifier que le déménagement et les primes associées sont bien gérées. Selon le type d’activité de l’entreprise, le poste de chacun, et l’affectation liée au déménagement, des aides sont prévues. Les organismes sociaux (CAF, Pôle Emploi) sont à gérer lors de cette période de déménagement. L’anticipation est la clé !

Les changements administratifs

Lors d’un changement administratif, il est également important de procéder à la modification de tous les documents officiels. Les documents portant l’adresse et les contacts de l’entreprise sont à actualiser en conséquence. Pensez alors à informer La Poste, la banque de l’entreprise, et les organismes de l’État. Le suivi du courrier de l’ancienne adresse à la nouvelle permet de gagner du temps. Surtout si vous n’avez pu modifier tous les documents avant le déménagement.