La DPAE et le formulaire à remplir

-compléter la DPAE rapidement et sans erreur-

La DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche) est un document qui est à compléter dans les 8 jours par rapport à la date d’embauche prévue d’un salarié. Ceci permet de déclarer le salarié auprès de différents organismes administratifs : la CPAM, la CARSAT, le service de santé au travail, le Pôle Emploi, l’URSSAF. Il s’agit d’un formulaire obligatoire. Faisons le point sur les différentes déclarations à effectuer.

DPAE : check-list du salarié et premiers documents

Certaines informations sont à renseigner dans la DPAE en ligne. Voici les principales dont vous avez besoin pour mener cette première démarche à bien.

Les informations à rassembler côté futur salarié

• Nom de naissance ;
• Nom marital (facultatif) ;
• Prénom(s) ;
• Sexe ;
• Date de naissance ;
• Numéro du département de naissance ;
• Commune de naissance ;
• Numéro de sécurité sociale (facultatif) ;
• Type de contrat ;
• Date prévisible d’embauche ;
• Heure prévisible d’embauche ;
• Durée de la période d’essai (en jours) ;

Les informations à rassembler côté entreprise

• Numéro de SIRET ;
• Code NAF (APE) ;
• Nom ou raison sociale ;
• Adresse de l’établissement ;
• Code postal ;
• Commune (facultatif) ;
• Ville de l’URSSAF (facultatif) ;
• Téléphone (facultatif).

Il est aussi possible de remplir une DPAE sur papier. C’est le cas si votre entreprise a embauché moins de 50 salariés l’année précédent la démarche. Voyons à présent la site des démarches. Rendez-vous sur le site de l’URSSAF.

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DPAE : la déclaration auprès de l’URSSAF

Quand vous cherchez « DPAE URSSAF » sur Google, il y a de fortes chances pour que le site https://due.urssaf.fr/. apparaisse. Rendez-vous sur ce site. Ensuite, renseignez le numéro SIRET de votre entreprise dans le champ mis en avant sur la page.

Si vous ne connaissez que votre numéro SIREN à cette étape, cela ne fait rien. Il suffit de vous rendre sur le site avis-siren pour avoir accès à cette information complémentaire. Sur ce site, il vous faut donner le numéro SIREN qui apparait sur votre extrait K-Bis.

Si vous ne connaissez ni votre numéro SIREN, ni votre numéro SIRET, il y a encore une solution. Allez sur le site société.com pour trouver ces renseignements. Quand vous renseignez le nom de votre entreprise sur ce site, cliquez sur l’établissement qui apparaît dans les résultats, et copiez le numéro SIRET à 14 chiffres.

Vous avez alors normalement toutes les informations nécessaires pour compléter la formalité sur le site de l’URSSAF. N’oubliez pas de valider les informations saisies en ligne avant de passer à la suite. Passons à la complétion de la DPAE à proprement parler, concernant votre entreprise.

Renseigner les informations de l’entreprise

Lors de la déclaration de votre employé, il vous faut impérativement remplir lse cases ci-dessous. La procédure ne peut être validée tant que le Code Naf, le nom/la raison sociale, l’adresse de l’établissement et le code postal ne sont pas divulgés.

Si besoin, appuyez-vous sur les informations disponibles dans votre K-bis ou votre avis SIREN. Comme mentionné plus haut, le site societe.com peut être un autre recours. Certaines mentions sont obligatoires, et d’autres sont facultatives. Essayez de remplir le plus d’informations possibles. Voici un récapitulatif des informations :

Code Naf (APE) : numéro de 4 chiffres suivi d’une lettre	OBLIGATOIRE
Nom ou raison sociale	OBLIGATOIRE
Adresse de l’établissement : ajouter le bâtiment, l’étage, le numéro de l’appartement si besoin	OBLIGATOIRE
Code postal	OBLIGATOIRE
Commune	FACULTATIVE
URSSAF de :renseigner la ville de l’URSSAF dont vous dépendez	FACULTATIVE
Téléphone	FACULTATIVE

Cette démarche peut sembler fastidieuse, mais elle est nécessaire uniquement pour la déclaration du premier salarié. Lors des prochaines DPAE, les informations sur l’entreprise seront reportées dans le formulaire en ligne de manière automatique.

Renseigner les informations du salarié

Les informations relatives au numéro de sécurité sociale et du nom marital sont facultatives. Attention, dans le cas dun nom marital il s’agit du nom d’une femme mariée, à distinguer du nom de naissance. Toutes les autres informations mentionnées en début de page dans la check-list sont obligatoires. Dans le cas où votre premier salarié est mineur ou étranger, et qu’il n’a pas encore de numéro de sécurité sociale, remplissez la case par une succession de chiffres uniques (ex : 111111, ou 222222) s’il est impératif de renseigner quelque chose. La mention « en l’absence de numéro de Sécurité Sociale, une demande d’immatriculation est transmise à la CPAM ».

Compléter le contrat

Voici ce qui devrai apparaître au moment de la complétion des informations relatives au contrat. Dans la sélection du contrat, vous avez le choix entre plusieurs options détaillées sur l’image ci-dessus. En plus de cela, renseignez la date prévue d’embauche, ainsi que les heures prévues. L’exactitude ne doit pas nécessairement être absolue, donc un chiffre prévisible convient très bien. En cas de contrôle, si vous indiquez certains éléments à ce sujets avec imprécision par manque de visibilité, cela ne pourra vous être reproché. Le registre du personnel à jour fait foi pour valider les informations générales.

La période d’essai est à remplir avec le nombre de jours. Ceci concerne les contrats de type CDI et CDD de plus de 6 mois consécutifs.

Enfin, pour ce qui concerne le service du Santé au Travail, il vous suffit simplement de sélectionner le service de santé auquel votre entreprise est attaché. Ceci permet d’effectuer la déclaration à ce service pour planifier la visite médicale.

Une fois toutes ces informations saisies, la DPAE est valide. Cette procédure est terminée ! Un accusé de réception est alors envoyé. Remettez une copie au salarié et gardez un exemplaire au format PDF. En cas de retard lors de cette déclaration, un message vous signage que le document a été produit hors délai.