[VIDÉO] Fiche métier télésecrétaire médicale: tout savoir en 2 min !

Qu’est-ce qu’un télésecrétaire médical ?

Un télésecrétaire médical est un professionnel qui assure à distance la gestion des appels téléphoniques et des tâches administratives pour des cabinets médicaux. Il prend en charge la prise de rendez-vous, la gestion des agendas des praticiens, et la transmission des informations aux patients. Grâce à son expertise, il garantit une communication fluide et efficace entre les patients et les professionnels de santé, tout en allégeant la charge de travail du personnel médical.

Le secrétariat médical à distance, ou télésecrétariat, permet une organisation optimale du cabinet de médecins et participe ainsi au bon déroulement logistique des consultations.

Quelles sont les missions de la télésecrétaire ?

Le rôle d’une télésecrétaire médicale est polyvalent et s’étend à de nombreuses fonctions essentielles. Ses missions principales incluent :

• Gestion des dossiers patients : mise à jour des dossiers, archivage des documents médicaux, recherche d’informations médicales.
• Gestion des tâches administratives : gestion des factures, suivi des paiements, gestion des stocks de fournitures, préparation des dossiers pour les réunions d’équipe.
• Rédaction de courriers et documents médicaux : comptes rendus de consultation, ordonnances, certificats médicaux, correspondances avec les patients et les organismes sociaux.
• Tenue et mise à jour des agendas des professionnels de santé : gestion des plannings des praticiens, planification et suivi des rendez-vous, prise en compte des urgences et des impondérables.
• Relation avec les partenaires : communication avec les laboratoires d’analyses, les pharmacies, les centres hospitaliers et autres professionnels de santé.
• Gestion des appels entrants : prise d’appels, gestion des demandes de rendez-vous, renseignements administratifs, orientation des appels vers les praticiens concernés.

Quel est le salaire d’une télésecrétaire médicale ?

Le salaire d’une télésecrétaire médicale salariée se situe entre 1 800 € et 2 500 € bruts par mois pour un temps plein, en fonction des conventions collectives et de l’entreprise. Avec l’expérience, elle peut espérer jusqu’à environ 3 500 euros bruts mensuel. En tant qu’indépendante, les tarifs horaires peuvent varier de 25€ à 60€ de l’heure, voire plus selon la spécialisation et l’expertise.

Le salaire est variable et dépend cependant de plusieurs facteurs :

• L’expérience : Plus une télésecrétaire est expérimentée, plus ses compétences sont valorisées.
• Les compétences spécialisées : La maîtrise de logiciels spécifiques ou la connaissance de procédures médicales complexes peuvent augmenter la rémunération.
• Le volume de travail : Que ce soit en tant que salariée (temps plein/temps partiel) ou indépendante (nombre de clients et d’heures facturées).
• Le statut : Les charges sociales et fiscales sont différentes pour un salarié et un auto-entrepreneur, ce qui impacte le revenu net.
• La localisation géographique : Bien que le télétravail réduise cet impact, certaines plateformes ou cabinets peuvent ajuster leurs offres selon la région.

Il est important de noter que pour les indépendants, les revenus bruts doivent être considérés avant déduction des charges professionnelles (URSSAF, assurances, matériel, etc.).

Quelles sont les compétences indispensables pour devenir télésecrétaire médicale ?

Pour exceller en tant que télésecrétaire médicale, plusieurs compétences (qu’elles soient techniques ou interpersonnelles) sont cruciales.

Hard Skills

• Maîtrise des outils bureautiques (notamment la suite Microsoft Office), des logiciels de gestion de cabinet médical (Doctolib, Medistory ou encore Weda) ainsi que des plateformes messagerie électronique et de communication à distance tels que Zoom, Teams ou encore Google Meet ;
• Compétences en transcription (pour la rédaction des comptes rendus médicaux), en gestion de bases de données et en recherche ;
• Bonne connaissance du jargon médical et des procédures administratives de santé, notamment en matière de confidentialité (RGPD) et via l’utilisation d’outils HDS (Hébergeur de Données de Santé).

Soft Skills

• Excellente communication orale et écrite : pour une meilleure clarté, concision, empathie.
• Sens de l’organisation et rigueur : gestion multitâche, respect des procédures.
• Discrétion et respect du secret médical : pour une confidentialité absolue des informations patients.
• Autonomie et réactivité : capacité à travailler seule et à prendre des initiatives.
• Capacité d’écoute et patience.

Quels sont les outils de travail d’une télésecrétaire médicale ?

Une télésecrétaire maîtrise une large palette d’outils de travail :

• Logiciels de gestion de cabinet médical : ces outils (Doctolib Pro, Maiia, Hellodoc) sont cruciaux pour la gestion de l’agenda des praticiens, des dossiers patients, des rendez-vous, de la facturation, et des statistiques du cabinet.
• Outils de communication à distance : incluant MSSanté, Zoom et Teams (dans leur version sécurisée), ils permettent de maintenir le contact avec les praticiens, les patients, et les partenaires, offrant des fonctionnalités de visioconférence, et de messagerie instantanée.
• Outils de gestion documentaire : des plateformes comme Google Drive, Dropbox, et OneDrive facilitent le stockage, l’organisation, et le partage des documents médicaux et administratifs, essentiels pour une collaboration efficace au sein du cabinet.
• Outils de recherche d’informations médicales : des ressources comme VIDAL, Le Manuel Merck, et PubMed permettent d’accéder à des informations médicales fiables et à jour, nécessaires pour répondre aux interrogations des patients et pour la rédaction de documents médicaux.

Quel est le processus de formation pour devenir télésecrétaire médicale ?

Il n’existe pas de diplôme unique et obligatoire pour devenir télésecrétaire médicale, mais plusieurs parcours de formation sont possibles et fortement recommandés :

• Diplômes de secrétariat médical : Le titre professionnel de Secrétaire Assistant(e) Médico-Social(e) est souvent la voie privilégiée.
• Certification de télésecrétaire : Accessible via la formation continue ou la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), cette certification se concentre sur le télésecrétariat médical, y compris les outils de communication à distance et les logiciels de gestion de cabinet.
• Formations continues : Pour les secrétaires médicales souhaitant se spécialiser dans le télétravail.

Ces formations couvrent généralement la terminologie médicale, l’organisation administrative des cabinets, la bureautique, la gestion des appels et la déontologie.

Pourquoi opter pour une télésecrétaire médicale ? Les avantages clés

L’externalisation de son secrétariat médical offre une panoplie d’avantages significatifs :

• Réduction des coûts : Fini les charges salariales, les cotisations sociales, les frais de formation ou les investissements en matériel de bureau. Vous ne payez que pour les services dont vous avez réellement besoin.
• Flexibilité et adaptabilité : Que vous ayez besoin d’un support quelques heures par semaine ou à temps plein, la télésecrétaire médicale s’adapte à vos besoins. C’est la solution idéale pour gérer les pics d’activité, les absences de personnel ou simplement pour alléger votre charge de travail.
• Gain de temps précieux : En déléguant les tâches administratives, vous libérez un temps considérable que vous pouvez consacrer pleinement à vos patients et à votre cœur de métier.
• Professionnalisme et continuité : Une télésecrétaire médicale assure une permanence téléphonique et administrative, garantissant un accueil constant et professionnel pour vos patients, même en dehors des heures d’ouverture de votre cabinet.
• Expertise spécifique : Ces professionnelles sont formées aux spécificités du milieu médical, maîtrisant le vocabulaire, les procédures et la confidentialité des données de santé.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles pour une télésecrétaire ?

La télésecrétaire médicale peut travailler dans la fonction publique hospitalière en passant le concours de secrétaire médicale ou d’adjoint des cadres hospitaliers. Elle a également la possibilité de rejoindre la fonction publique territoriale en réussissant le concours de Rédacteur spécialité Sanitaire et Social.

On peut également évoluer vers un statut différent : le statut de freelance.

Par où commencer sa voie vers l’indépendance ?

Afin de s’installer en tant qu’assistant indépendant ou assistant freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

• Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
• Une étude de marché pour votre projet et un plan financier ;
• Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
• Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.

Où exercer en tant que télésecrétaire médicale indépendante ?

Vous cherchez un emploi en tant que télésecrétaire médicale ? L’idée de devenir indépendant vous attire de plus en plus et vous vous demandez comment démarrer ? L’indépendance offre une ultra flexibilité, permettant de choisir ses missions et de gérer son emploi du temps selon ses préférences. Elle permet également de diversifier ses expériences en travaillant avec différents clients et secteurs, enrichissant ainsi vos compétences et votre réseau professionnel.

Devenez votre propre patron sans devoir prospecter ou faire face à la solitude que l’on peut ressentir lorsque l’on est indépendant. Rejoignez notre réseau Officéo comprenant plus de 6 000 assistants freelances. De nouvelles missions vous sont proposées toutes les semaines, en lien avec votre secteur d’activité.

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